淺談科研單位文書檔案信息資源的收集與開發(fā)

文/核工業(yè)西南物理研究院 程婷

文書檔案是行政管理事務活動中產(chǎn)生的，由文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案。對于科研院所而言，在科研工作當中會產(chǎn)生大量有關(guān)科研生產(chǎn)經(jīng)營內(nèi)容的文件，本文且將這一部分文件歸檔后形成的檔案定義為科研文書檔案。文書檔案主要起到信息上傳下達、歷史憑證、“資政”管理等作用，在檔案管理中，科研文書檔案往往被認為信息含量少、信息碎片化，其內(nèi)部隱性價值往往被檔案人員忽略，具利用性的信息被淹沒掉，若對這一部分科研檔案加以收集整理，對潛在內(nèi)容深入挖掘，將會大大豐富單位的科研檔案資源，為科研生產(chǎn)經(jīng)營實踐提供參考和服務。

一、文書檔案科研類信息資源收集與開發(fā)的重要意義

科研檔案信息資源收集與開發(fā)就是對科研實驗及工程等方面的信息集中進行整理、加工，將其中有價值、適應本單位發(fā)展需要的信息最大限度地挖掘出來，為科研生產(chǎn)服務。隨著科研院所承擔項目的增多，生產(chǎn)經(jīng)營的多元化，科研文書檔案的種類和數(shù)量也日益龐雜起來，如何有效開發(fā)利用這些文檔信息，直接服務于實踐，是值得探討的一個重要研究方向。

（一）收集開發(fā)科研類文書檔案資源，有利于轉(zhuǎn)化為新的生產(chǎn)力。由于文書檔案具有即時性、事務性等特點，梳理及開發(fā)科研文書檔案能夠客觀反映一段時期內(nèi)該單位重點項目的啟動、進程和完結(jié)完整的生命周期，生產(chǎn)經(jīng)營情況，科研成果形成，新技術(shù)、新的研究經(jīng)驗和方法記錄。作為科學技術(shù)信息的一種存在形式，科研檔案信息能為科研工作者提供參考，直接轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。同時科研項目大事記、科研類會議紀要等也作為一種歷史憑證，豐富了單位的信息資源。

（二）收集開發(fā)科研類文書檔案資源，有利于實現(xiàn)科技信息的傳播，實現(xiàn)科研資源共享。由于科研院所的科技文書檔案源頭多、數(shù)量大、比較分散，檔案人員如根據(jù)用戶需要，對此類文件分門別類進行收集整理，把文書檔案形式轉(zhuǎn)化為另一種新的載體形式加以存儲，使檔案內(nèi)容信息更為濃縮優(yōu)質(zhì)，具有體系（如編研成科研項目大事記、科研信息摘要、科研成果匯編等），這樣既方便了用戶查閱，同時又有利于科研知識及經(jīng)驗成果的傳播，展示了單位整體科研實力。

（三）收集開發(fā)科研類文書檔案資源，有利于增強科技競爭力?？蒲性核\求發(fā)展和科技進步，在競爭激烈的今天，擁有信息資源的多少一定程度上決定了該單位的競爭力。充分利用科技信息資源，并使其盡快轉(zhuǎn)化為科研生產(chǎn)力應用于研究及生產(chǎn)中，科研檔案的開發(fā)實際上就是對已有的生產(chǎn)技術(shù)和生產(chǎn)知識的轉(zhuǎn)化與應用，更有力地促進科技創(chuàng)新、科研交流。

二、實際工作中存在的共性問題

（一）實際工作中的文書檔案來源大致以上級部門下發(fā)、單位內(nèi)部制發(fā)的文件為主。對科研單位而言，科研文書檔案呈數(shù)量大、源頭多，保管較分散等特點。在信息化辦公環(huán)境下，電子檔案和紙質(zhì)檔案的“雙套制”管理，又不免出現(xiàn)遺漏、雜亂問題。普遍意義上來講，大多數(shù)單位的檔案工作還處于管理較粗放的狀態(tài)，在文件形成至移交檔案的進程中收集范圍被泛化，歸檔時間長，致使收集往往處于無序狀態(tài)，沒有經(jīng)過初次的提煉篩選。文檔的重復性、無序性，無法保證科研信息的系統(tǒng)和準確。未充分考慮到使用者對檔案的實際需求，直接造成檔案收集與利用的脫節(jié)。科研檔案收集歸類缺少針對性，一定程度上影響了對檔案的利用價值。

（二）缺乏成熟規(guī)范的檔案收集開發(fā)流程。大多數(shù)科研單位在檔案管理業(yè)務上，對文件歸檔、整理、查閱利用環(huán)節(jié)有較完善的管理制度，但專門針對科研檔案文件的制度還比較欠缺，特別是大量電子文件的出現(xiàn)，檔案內(nèi)容形式增多，載體變化，對它的來源、分類、歸檔方式缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理，只有疏通了科研類文件的收集渠道，才能從源頭上確保歸檔科研文件的質(zhì)量。

（三）對科研檔案信息開發(fā)量小，形式較單一，缺乏系統(tǒng)性和針對性。在文書檔案工作中，對其中科研項目類的檔案開發(fā)還處于初級階段，基本上以紙質(zhì)檔案為載體，以主要承擔科研項目的部門文件為對象，對科研材料進行歸納整理，往往都是內(nèi)容簡單，事件或數(shù)據(jù)的簡單羅列，大多停留在集中材料層面上。編研后的成品缺乏實用性和針對性，對科研文書檔案深層次信息挖掘不足。隨著信息化的快速發(fā)展，檔案信息系統(tǒng)開發(fā)跟不上實際需要，現(xiàn)代化信息資源庫的建設不夠，管理分散，信息時代信息資源共享開發(fā)不足?，F(xiàn)在檔案信息管理系統(tǒng)大多以檔案統(tǒng)計，查詢?yōu)槌霭l(fā)點，提供給科研工作者服務，而很少考慮到這些信息的真正價值，缺乏對企業(yè)內(nèi)部需求的調(diào)研。信息量的增大導致信息混雜，影響到信息質(zhì)量，科研人員面對這龐大的信息，無所適從，效率降低，難以快速獲取想要的有用信息。

（四）對文書檔案的編研意識不夠，編研工作滯后，編研產(chǎn)品較少，內(nèi)容形式單一。檔案人員對文書類檔案編研重視不夠，認為把檔案保管好、收集好，用的時候能查閱到就是完成了任務，不愿再去多花精力進行再創(chuàng)造、再加工。檔案業(yè)務受管理、人員配備等因素局限，能直接參與的科研生產(chǎn)活動較少，未能在實踐中對科研檔案的收集進行及時的干預和熟知，絕大部分收集開發(fā)工作都是在項目研制、生產(chǎn)結(jié)束，所有文件歸檔后進行的，加之與科研人員交流較少，深入挖掘檔案信息的內(nèi)在價值和潛在作用能力不夠。檔案服務意識較薄弱，大多數(shù)時候處于被動服務，且服務的手段單一。科研部門和科研人員的配合不夠，缺乏檔案意識，在形成科研文書檔案的時候移交材料信息存在不完整、不準確現(xiàn)象，直接影響科研檔案的最終質(zhì)量。

三、實現(xiàn)科研類文書檔案信息收集開發(fā)的有效途徑

對于文書檔案管理人員來說，針對科研主題的文書，既要在大量的檔案資料中過濾出有價值的信息，同時又要降低獲取相應信息的成本，才能使文書檔案的信息資源真正為我院科研管理經(jīng)營所用，也為檔案服務帶來新的角度和技術(shù)。筆者認為可以從檔案前端控制、檔案編研體系建設、檔案服務形式轉(zhuǎn)變、技術(shù)手段創(chuàng)新四個方面去完善科研類文書檔案的收集與綜合開發(fā)利用。

（一）抓好檔案前端控制，豐富內(nèi)容提供源頭。在傳統(tǒng)的檔案工作中，檔案部門對科研檔案收集歸檔大多停留在“后科研”“后生產(chǎn)”階段，未能在第一時間即時參與檔案材料的收集，致使后續(xù)檔案編研缺乏針對性與實踐性。在檔案形成階段，檔案人員根據(jù)科研生產(chǎn)的進度和具體情況，與科研人員和文書人員積極配合交流，保證歸檔材料內(nèi)容準確，格式統(tǒng)一，附件完整；除了科研文書檔案最終定本，形成過程中的相關(guān)審核、領(lǐng)導批示、數(shù)次稿件修改都應一并歸檔，這是對文檔信息的重要補充和完善，也是信息開發(fā)提煉的重要來源之一。對文件的管理轉(zhuǎn)向?qū)ξ募纬蛇^程的環(huán)節(jié)嚴格把控，形成一個有機的整體系統(tǒng)。

（二）優(yōu)化編研體系，重視科研類文書檔案的再加工?？蒲袡n案中所包含的信息可分為“現(xiàn)實信息”和“潛在信息”，已形成的正式文件及所含主題內(nèi)容為現(xiàn)實信息，而對科研信息的開發(fā)是對其潛在信息加以挖掘、加工，形成新的信息產(chǎn)品。將科研文書檔案作為項目開發(fā)中重要的信息資源，才引起對這一部分檔案編研的重視。因此，檔案人員應有意識地引導科研人員對檔案信息的興趣和關(guān)注，針對性地發(fā)布檔案信息。通過深入對這一部分科研檔案的分類整理，按時間節(jié)點、項目發(fā)展、部門類別分類，可以清楚反映某一段時期，某一科研項目的側(cè)重點。

（三）在服務形式上從被動管理向主動開發(fā)轉(zhuǎn)變。檔案部門不僅是檔案材料保管中心，更應該成為信息服務中心、成果交流中心。開展有針對性的檔案咨詢服務。在調(diào)研分析本單位科研主流趨勢和利用者需求的基礎上，主動提供檔案信息，通過推廣、咨詢等活動幫助科研工作者解決實際問題，引導、激發(fā)利用者對檔案信息的需求。如在項目立項時，及時提供與項目研制相關(guān)的資料（對該項目的要求、相關(guān)政策等）；項目研制過程中，開發(fā)相關(guān)的科研檔案信息；投產(chǎn)后，對相關(guān)質(zhì)量控制，產(chǎn)品經(jīng)營類的管理性文件進行梳理；遇到技術(shù)問題時候，可以在已形成的科研檔案中理清思路，找到合適的解決辦法和方案。開發(fā)信息再生產(chǎn)品，需要發(fā)揮檔案編研人員敏銳的眼光，創(chuàng)新性思維。根據(jù)社會發(fā)展趨勢和本單位科技工作現(xiàn)狀，有效預測用戶的需求。

（四）加大設備投入是科研類檔案信息收集開發(fā)的技術(shù)基礎。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件逐漸成為檔案管理的主要載體，實現(xiàn)檔案管理的提前介入成為現(xiàn)實，對檔案信息的收集開發(fā)也從實體文件逐漸前移到文件準備、形成、流轉(zhuǎn)過程中去，將電子文件整個生命周期合成一個系統(tǒng)的有機整體。加強信息交流的平臺建設，在網(wǎng)絡環(huán)境下，科研企業(yè)信息化平臺呈現(xiàn)多樣化態(tài)勢，檔案部門可以建立以項目或課題為中心的技術(shù)、政策、經(jīng)驗實時交流平臺，檔案管理者向科研工作者提供更新所需科研檔案信息；反之，一線科研生產(chǎn)者及時將科研工作中的補充信息、技術(shù)解決方案，政策解讀分享交流，這樣兩方的互動有利于促進科研檔案的開發(fā)力度。

（五）在收集開發(fā)科研檔案信息的同時妥善處理好知識產(chǎn)權(quán)和信息保密工作。收集開發(fā)科研檔案的目的就是為了信息共享，實現(xiàn)檔案信息資源的廣泛利用，而知識產(chǎn)權(quán)保護和信息保密與資源共享又存在一定的矛盾。由于科研文書檔案專業(yè)性強、涉及范圍廣，特別是軍工企業(yè)，多數(shù)文書檔案具有內(nèi)部性，某些特殊的文件更需要嚴格保密。在編研工作中，如何合理界定和使用科研文書檔案是檔案編研人員需要思考的問題。這要求在保證收集的文檔材料可公開的條件下，一方面要采取對內(nèi)對外有所區(qū)別的編研方式，正確劃分檔案開放與利用的范圍，積極主動地開發(fā)科研信息資源。另一方面必須妥善處理好知識產(chǎn)權(quán)歸屬，尊重信息成果持有者的使用權(quán)、處理權(quán)和所有權(quán)；準確鑒定檔案的保密程度和保密期限，做好文件解密脫密等工作，最大限度地進行信息的開發(fā)，充分發(fā)揮科技檔案的作用。