試論行政執(zhí)法檔案管理工作中存在的問題及對策

王琳

摘要：行政執(zhí)法檔案中記錄著行政執(zhí)法的重要信息內(nèi)容，在進行檔案管理工作時，要發(fā)揮出檔案工作的優(yōu)越性，更好的利于執(zhí)法行動的開展，本文將主要探討行政執(zhí)法檔案管理工作中存在的問題，并針對問題提出相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：行政執(zhí)法;檔案管理;問題研究

前言

行政執(zhí)法檔案記錄著行政執(zhí)法的過程以及還有相關(guān)的文字以及影像資料，這也是行政執(zhí)法機關(guān)在行使公共職能過程中的重要記錄以及證據(jù)，行政執(zhí)法檔案體現(xiàn)的也是行政執(zhí)法的主體以及責(zé)任所在，對于檔案工作的管理需要能夠既有文書檔案的基本功能，也要成為參與行政復(fù)議、訴訟以及賠償?shù)闹匾罁?jù)[1]。然而，在當(dāng)下的行政執(zhí)法檔案管理工作中，卻存在一定問題，影響了行政執(zhí)法工作的效率以及質(zhì)量，針對問題提出一定的解決策略，切實提升我國行政執(zhí)法檔案管理工作水平。

一、當(dāng)下行政執(zhí)法檔案管理工作中存在的問題

（一）行政執(zhí)法檔案安全管理不夠規(guī)范

當(dāng)下一些行政執(zhí)法檔案的管理并沒有做到嚴格保密，甚至一些違規(guī)行為經(jīng)常出現(xiàn)，造成行政執(zhí)法檔案管理工作隱患，從整個行業(yè)的檔案管理工作開展現(xiàn)狀上可以了解到，我國行政執(zhí)法檔案管理的工作實際上才剛剛起步，在管理模式上采用的仍然是傳統(tǒng)的管理方法，沒有根據(jù)當(dāng)下時代的要求做出適應(yīng)性的調(diào)整，工作中也存在一定的不規(guī)范及不合標問題，一些行政執(zhí)法檔案的管理也過于隨意，在修改時缺乏相關(guān)的監(jiān)督[2]。一些部門對于檔案管理工作的配合度并不強，檔案管理工作自身部門在職責(zé)分工上也存在用人問題，導(dǎo)致檔案管理工作效率較低，甚至出現(xiàn)了檔案遺失的問題。

（二）行政執(zhí)法檔案移交以及歸檔過程混亂

行政執(zhí)法檔案數(shù)目中涉及到的環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，從這個層面上看，行政執(zhí)法檔案管理工作作為一種系統(tǒng)化的工作流程，需要有專門人員進行監(jiān)督和管理，并遵循一定的規(guī)范，然而，當(dāng)下的行政執(zhí)法檔案管理工作則在移交以及歸檔處理上缺乏明確的制度要求，對于檔案應(yīng)該放置在哪里，沒有進行行政審批，在一些檔案盒的標注名稱上也普遍存在各類錯誤，導(dǎo)致執(zhí)法工作在進行檔案查詢時較難開展。

（三）行政執(zhí)法檔案管理的整理方法不統(tǒng)一

對于行政執(zhí)法檔案的整理工作來說，需要有一定的統(tǒng)一規(guī)范，一些行政執(zhí)法單位會將檔案進行類別劃分，一些行政管理機構(gòu)則會采用裝盒的方式或者組卷的方法，這種區(qū)別性的檔案整理方式都和我國缺乏行政執(zhí)法檔案管理規(guī)章制度有著直接關(guān)系，只有統(tǒng)一了檔案的管理方式，才能夠作出明確的制度性要求，提高行政執(zhí)法檔案管理的效率，這種參差不一的實際情況是不利于行政執(zhí)法檔案的高效管理的。

（四）行政執(zhí)法檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)不高

從事檔案管理工作的相關(guān)人員需要具備扎實的基礎(chǔ)知識以及檔案管理工作經(jīng)驗，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的由一人身兼數(shù)職的檔案管理方式已經(jīng)不能符合當(dāng)下的行政執(zhí)法檔案管理要求，從人員配備上看，一些行政執(zhí)法檔案從業(yè)人員并不是專業(yè)人員出身，在開展工作時缺少系統(tǒng)性的方法指導(dǎo)，尤其缺少高層次的檔案專業(yè)人才，從這個情況上看，行政執(zhí)法檔案管理工作很難實現(xiàn)跨越式的發(fā)展，只有在人員儲備上跟上要求，才能夠切實提升檔案管理的水平。二、做好行政執(zhí)法檔案管理工作的相關(guān)建議

（一）提升對行政執(zhí)法檔案管理工作的重視

只有加強了對行政執(zhí)法檔案管理工作的重視程度，才能夠在實際管理工作中將高標準、高要求落實下去，對于行政執(zhí)法檔案的管理來說，首先要做到安全和高效，在這方面，行政執(zhí)法單位需要定期組織檔案管理，從業(yè)人員認真學(xué)習(xí)《檔案法》，提高其專業(yè)素養(yǎng)，站在安全的角度對檔案進行妥善管理，這也是檔案管理工作的基本職責(zé)。維護行政執(zhí)法檔案的安全，也在于在制度上要設(shè)立相應(yīng)的行政審批流程，對于檔案的使用以及修改要遵循嚴格的手續(xù)，避免檔案在使用的過程中受到損壞、丟失以及泄密等等，當(dāng)出現(xiàn)安全性的問題時，檔案管理人員要進行追究以及相應(yīng)處罰，杜絕二次發(fā)生。

（二）完善行政執(zhí)法檔案移交以及歸檔

對于行政執(zhí)法檔案的管理也要遵循一定的科學(xué)管理方法，在制度上制定出完善健全的相關(guān)工作要求，并且嚴格的按照材料的管理方法進行信息的收集以及管理，定期要對各類行政執(zhí)法檔案進行盤點以及重新歸納，確保每一個行政執(zhí)法檔案都被放置在正確的門類中[3]。案卷的裝訂要結(jié)實且美觀，方便檔案管理工作人員進行統(tǒng)一管理，以及后續(xù)的利用。

（三）做好行政執(zhí)法檔案信息化管理工作

在信息化技術(shù)發(fā)展的帶動下，我國行政執(zhí)法檔案管理工作也要主動朝向信息化層面邁進，運用現(xiàn)代化的管理工具，提高行政執(zhí)法檔案管理的實際效率，用計算機輔助進行檔案的收集、整理、規(guī)整、分類等等，在使用信息化管理手段時，也要考慮到網(wǎng)絡(luò)安全對于檔案的威脅所在，通過運用高效、安全性強的管理系統(tǒng)，規(guī)避網(wǎng)絡(luò)可能帶來的信息泄露。

（四）加強檔案管理人員的專業(yè)能力

由于行政執(zhí)法檔案管理工作涉及到的環(huán)節(jié)以及檔案數(shù)量眾多，從業(yè)人員只有具備較強的專業(yè)素養(yǎng)才能夠適應(yīng)當(dāng)下的行政執(zhí)法檔案管理工作[4]。行政執(zhí)法機構(gòu)要注重對人才的培養(yǎng)以及教育，定期開展相關(guān)的學(xué)習(xí)活動，強化從業(yè)人員對于執(zhí)法資料的重視程度，提高工作能力，尤其是要對從業(yè)人員進行信息化管理工作的教育，這樣才能夠培養(yǎng)出更多符合時代發(fā)展要求的專業(yè)執(zhí)法檔案管理人員。

三、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)下行政執(zhí)法檔案管理工作中從業(yè)人員要能夠以高標準、高要求對待工作，做針對現(xiàn)存的一些問題，可以從制度以及人員素質(zhì)水平、思想認識等層面進行同步的提升，主動適應(yīng)當(dāng)下的執(zhí)法檔案管理工作，從檔案的管理保護以及利用層面上進行不斷的優(yōu)化以及提升，從而為我國行政執(zhí)法工作的順利開展提供源自檔案管理工作的有力支持。

參考文獻

[1]苗倩倩. 論檔案行政執(zhí)法問題的成因與對策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（23）：65-66.

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[3]秦祥然. 基層行政執(zhí)法中存在的問題及對策分析[J]. 職工法律天地， 2017（22）：66-66.

[4]鄭偉. 論進一步加強文化市場行政執(zhí)法檔案管理[J]. 現(xiàn)代國企研究， 2017（24）：276-276.