高校檔案信息數(shù)字化與管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)探究

張運(yùn)磊

摘要：在信息化時(shí)代背景下，檔案信息價(jià)值的重要性越來(lái)越凸顯，在實(shí)際應(yīng)用中因?yàn)槭艿礁鱾€(gè)方面因素的限制，使得其作用不能充分地體現(xiàn)出來(lái)。而加強(qiáng)高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，則能夠很好地提升檔案管理的工作效率以，加速電子檔案的建設(shè)。針對(duì)高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)的分析，進(jìn)而提出相應(yīng)的對(duì)策，希望能夠有效地提升高校檔案的利用效率。

關(guān)鍵詞：高校檔案 信息數(shù)字化 檔案管理 網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G270? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1009—5349（2019）17—0137—02

對(duì)于高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)，檔案管理工作是其中非常重要的一部分，并且是衡量高校管理水平的標(biāo)志。隨著信息化時(shí)代不斷的推進(jìn)，檔案已然成為一種信息資源、文化資源以及知識(shí)資源，也為高校檔案管理打開(kāi)全新的局面。信息化技術(shù)以其開(kāi)放、便捷和共享等優(yōu)點(diǎn)被社會(huì)所認(rèn)同。在這種背景下，積極進(jìn)行高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，無(wú)疑是發(fā)掘檔案價(jià)值和盤活檔案的必經(jīng)之路，同時(shí)還能夠?yàn)閺V大師生提供良好的服務(wù)，促使學(xué)校進(jìn)一步的發(fā)展。

一、高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

1.重視程度不高

由于長(zhǎng)期受傳統(tǒng)手工檔案管理方式的影響，高校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員對(duì)于檔案信息數(shù)字化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)并不重視，未能意識(shí)到其與本校各個(gè)部門工作之間的緊密關(guān)聯(lián)。沒(méi)有在最基礎(chǔ)的工作中將紙質(zhì)文件徹底轉(zhuǎn)變成為信息化的資料，存在實(shí)用性不強(qiáng)、信息化采集面狹窄和信息化不完整等問(wèn)題，而這些問(wèn)題直接影響高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理化建設(shè)的進(jìn)程。

2.信息化制度不夠完善

就目前情況來(lái)看，很多高校都沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的檔案信息化管理制度，各個(gè)部門基本都是各自為政，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)利用率低和信息共享程度不足等問(wèn)題的出現(xiàn)，嚴(yán)重影響到檔案網(wǎng)絡(luò)溝通各個(gè)部分作用的發(fā)揮?，F(xiàn)有檔案軟件缺乏通用性，并且信息管理功能又比較差，所以難以實(shí)現(xiàn)互調(diào)，不能夠快捷地應(yīng)用電腦開(kāi)展檔案信息管理工作，阻礙到檔案信息數(shù)字化的推進(jìn)。[1]檔案信息管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的前提就是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，館藏案卷質(zhì)量和檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)度很差，尤其是一些檔案的著錄細(xì)則相容性不是很強(qiáng)，這一問(wèn)題的存在影響檔案信息數(shù)字化的進(jìn)一步發(fā)展。

3.檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用越來(lái)越普及，信息化檔案資源呈幾何級(jí)數(shù)大幅增加，而這就對(duì)檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)提出更高的要求。要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和管理網(wǎng)絡(luò)化，要求管理人員必須具有較高的技術(shù)水平和知識(shí)層次，絕對(duì)不能只滿足于簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作。就當(dāng)前情況來(lái)看，很多高校檔案部門都缺乏高技術(shù)和高素質(zhì)的人才，具有信息化技術(shù)能力的復(fù)合型人才更少。雖然很多高校積極引進(jìn)現(xiàn)代化的先進(jìn)設(shè)備，不過(guò)現(xiàn)有檔案管理人員卻不能將其作用充分發(fā)揮出來(lái)，檔案信息數(shù)字化和管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)自然無(wú)從談起。

4.資金投入不足

就高校檔案信息化以及管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)來(lái)說(shuō)，還需要光盤庫(kù)、服務(wù)器、告訴掃描儀等設(shè)備的支持，并且這也是建設(shè)進(jìn)一步推進(jìn)的基本要求和前提。[2]高校對(duì)檔案信息化和管理網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)不夠重視，設(shè)備投入不足，最終導(dǎo)致建設(shè)滯后。

二、高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的有效措施

1.強(qiáng)化各個(gè)部分的認(rèn)識(shí)

隨著高校檔案信息管理越來(lái)越規(guī)范化，教職工和領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)得到了很大程度上的增強(qiáng)，不過(guò)對(duì)于檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識(shí)依舊不足。因此，要想促使高校檔案信息數(shù)字化和管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)更好地發(fā)展，具體可以從檔案管理的具體環(huán)節(jié)和各個(gè)發(fā)展階段著手，針對(duì)建設(shè)過(guò)程中存在的各種問(wèn)題進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)研究，同時(shí)還得嚴(yán)格遵循相應(yīng)的規(guī)律，不斷研究新情況，然后積極解決各種新問(wèn)題，以便形成更新的認(rèn)識(shí)。應(yīng)加大宣傳力度，使高校各個(gè)層面明確檔案管理數(shù)字化工作的重要性，使得他們以主人翁的姿態(tài)和高度責(zé)任感積極地投入到學(xué)校檔案信息數(shù)字化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作中。

2.不斷完善建設(shè)管理制度

檔案真正的價(jià)值就在于應(yīng)用，而檔案信息數(shù)字化和管理網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)則是能夠?yàn)槠涑浞值膽?yīng)用提供很多便利的條件。就當(dāng)前情況來(lái)看，很多高校都設(shè)置了校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其性能非常良好，而檔案管理工作則是應(yīng)該合理應(yīng)用這一網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以此來(lái)促使檔案管理水平進(jìn)一步提升，使得檔案更好地服務(wù)于師生和科研工作等。[3]這樣不僅僅能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)確、快速地整理和收集各個(gè)部門的檔案信息，同時(shí)還能夠促進(jìn)檔案資料檢索和查詢的自動(dòng)化。注重管理制度的完善，這也是高校檔案信息數(shù)字化和管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要前提。具體需要充分考慮到國(guó)家的檔案管理規(guī)定，然后在此基礎(chǔ)上制定出符合本校具體情況的信息化管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)教育

高校檔案信息化和管理網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)情況和檔案人員的專業(yè)素質(zhì)以及能力有著非常緊密的關(guān)系，只有具備一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)技能和計(jì)算機(jī)技術(shù)的綜合性人才，才能夠更好地滿足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開(kāi)發(fā)的工作要求。因此，高校應(yīng)該加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，注重他們信息化素養(yǎng)的提升。首先，強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)信息化網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的了解和應(yīng)用，提升他們的綜合素質(zhì)好和業(yè)務(wù)技能。其次，需要以自學(xué)為主、培訓(xùn)為輔的模式開(kāi)展培訓(xùn)，幫助檔案管理人員樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)。最后，通過(guò)培訓(xùn)教育來(lái)不斷擴(kuò)大檔案管理人員的知識(shí)面，檔案管理人員不僅需要掌握檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需要加強(qiáng)公文寫作、教育管理和信息化等方面的知識(shí)學(xué)習(xí)。通過(guò)這些方式來(lái)培養(yǎng)信息素高以及專業(yè)能力強(qiáng)的復(fù)合型人才，為高校檔案信息數(shù)字化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)提供有力的支持。

4.加大資金的投入

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，高校檔案管理工作也發(fā)生非常大的轉(zhuǎn)變，例如其工作的重心就從之前的檔案保管轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)在的檔案利用。一方面，建設(shè)信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)必須有各種先進(jìn)硬件設(shè)施的支持，根據(jù)規(guī)范化的計(jì)算機(jī)程序來(lái)有效管理，只有這樣才能夠保證電子檔案的質(zhì)量。另一方面，降低工作強(qiáng)度和提升工作效率需要基于建立完善且高效的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)便利地進(jìn)行檢索、存儲(chǔ)以及管理應(yīng)用等。這是當(dāng)前高校檔案管理工作的發(fā)展方向。高校檔案信息數(shù)字化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是大勢(shì)所趨。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著各個(gè)高校數(shù)字校園和辦公自動(dòng)化統(tǒng)一平臺(tái)系統(tǒng)陸續(xù)投入運(yùn)行，信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展也很好地打破了地理界限。其不僅改變了信息傳遞的方式，還加快了信息傳遞的速度，進(jìn)而為社會(huì)各界以及廣大師生提供一個(gè)更好更新的信息利用模式，促使科研事業(yè)和教育事業(yè)更好地發(fā)展。而對(duì)于高校檔案管理工作者來(lái)說(shuō)，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，采用有效的措施和對(duì)策推動(dòng)檔案信息數(shù)字化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，最終達(dá)成信息資源的共享。

參考文獻(xiàn)：

[1]佚名.高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018，143（21）：181.

[2]李鴻.高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意義與實(shí)現(xiàn)路徑[J].蘭臺(tái)世界，2017，1（28）：275—276.

[3]田東江.高校檔案管理信息化建設(shè)的困境與出路探究[J].蘭臺(tái)世界，2015，9（S5）：276—277.

責(zé)任編輯：劉健