關(guān)于城建檔案收集管理的思考

李蕓鵬

每個(gè)城市在發(fā)展的過程中都會有其與眾不同的地方，而城建檔案會將城市的發(fā)展歷程記錄下來并保存，為后續(xù)的發(fā)展提供參考。很多重要的工程項(xiàng)目就因?yàn)檫^去沒有收集相關(guān)的檔案資料，沒有記錄相關(guān)的重要音頻、視頻、紙質(zhì)資料而造成很大的缺憾。在一個(gè)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收建設(shè)全周期過程中產(chǎn)生的資料記載了重要的信息，這些信息在項(xiàng)目后期的使用、維護(hù)、改造、拆除等城建相關(guān)工作中將發(fā)揮重要作用。

一、城建檔案收集管理工作存在的問題

（一）檔案工作意識欠缺

因工程建設(shè)的相關(guān)參與單位對檔案收集工作的重要性認(rèn)識不足，產(chǎn)生的資料沒有及時(shí)整理，造成重要的檔案資料丟失，甚至有的施工單位沒有配備相關(guān)資料員，很多資料的收集嚴(yán)重滯后。以甲方企業(yè)為例相關(guān)責(zé)任人把工作重心放在項(xiàng)目的資金、進(jìn)度、質(zhì)量等環(huán)節(jié)，而忽視這些環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的資料，檔案信息作為工程項(xiàng)目進(jìn)展中用來反映相關(guān)事實(shí)的資料，對工程本身來講尤為重要，特別是一些工程事故發(fā)生后，需要調(diào)查相關(guān)工程資料，用于鑒定責(zé)任主體以及工程質(zhì)量是否合格 。

（二）檔案專業(yè)人才缺乏

人才結(jié)構(gòu)失衡，城建檔案館作為全市工程檔案收集的專業(yè)部門，普遍存在年輕干部缺乏、專業(yè)人才缺乏的現(xiàn)象。在工程檔案收集管理的過程中，要求具有高素質(zhì)的復(fù)合型人才，既要有檔案專業(yè)的知識結(jié)構(gòu)，同時(shí)也要有工程專業(yè)的知識結(jié)構(gòu)。檔案收集管理的工作量相對大，室外作業(yè)要去工地一線指導(dǎo)業(yè)務(wù)，室內(nèi)要對接收的檔案進(jìn)行驗(yàn)收整理歸檔。目前，很多城建檔案館都缺乏這種復(fù)合型人才。

（三）規(guī)范化的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)亟待完善

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施近些年已經(jīng)取得很大進(jìn)步，相關(guān)的法律法規(guī)相繼頒布。但是目前存在著規(guī)范制度過于籠統(tǒng)，沒有實(shí)際操作的標(biāo)準(zhǔn)，這就造成在地方的實(shí)際操作過程中仍然存在著檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的現(xiàn)象。缺乏配套的制度，沒有統(tǒng)一制定檔案整理內(nèi)容、格式、范圍，哪些檔案要收集，哪些檔案不用收集，沒有給出明確的行業(yè)規(guī)范，在收集過程中容易造成人員、物力的浪費(fèi)。即使收集上來的資料因?yàn)樯婕安煌牟块T、行業(yè)、單位而導(dǎo)致資料也不盡相同。

（四）檔案收集管理的信息化程度低

傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法很好地適應(yīng)當(dāng)下檔案事業(yè)的發(fā)展。過去單一的紙質(zhì)檔案收集轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)、照片、視頻、音頻等多種形式并存的局面?；ヂ?lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云服務(wù)等新興媒介已經(jīng)在各行各業(yè)發(fā)揮重大作用，而在檔案的收集中如何利用這些資源還有很大的空間去拓展。在城建檔案收集、整理、接收、保管、開發(fā)利用階段的信息化建設(shè)不完善，檔案數(shù)字化的建設(shè)嚴(yán)重滯后，各部門之間的資源不能很好地實(shí)現(xiàn)共享，拉低了檔案工作的效率。例如基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理、查詢、自動檢索不能實(shí)現(xiàn)智能化，更多的是依靠人工查找再復(fù)印給查檔人員。

二、城建檔案收集管理存在的問題解決方案

（一）宣傳指導(dǎo)

提高檔案收集管理的城建檔案館作為專業(yè)的檔案部門，檔案執(zhí)法人員應(yīng)主動發(fā)力。一是利用多種形式進(jìn)行宣傳，引起群眾對檔案的重視。例如每年的國際檔案日可以組織活動宣傳檔案的重要性，通過精心設(shè)計(jì)的城市歷史圖冊展覽、播放城市歷史建筑的視頻等形式吸引大批市民駐足欣賞，通過與市民零距離接觸，更好地達(dá)到宣傳的目的。二是現(xiàn)場指導(dǎo)檔案整理。在工程開工前期到一線對施工、監(jiān)理等相關(guān)單位的負(fù)責(zé)人開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)會，做好宣傳工作，發(fā)放相關(guān)檔案收集指南。工程建設(shè)期間會不定期開展現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對工程的資料員保持溝通，及時(shí)解決各種疑問，跟蹤工程進(jìn)度，提醒關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的資料整理。工程竣工前實(shí)行預(yù)驗(yàn)收，檔案資料整理符合標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)放預(yù)驗(yàn)收通知書。

（二）加強(qiáng)審核工作

審核工作是加強(qiáng)城建檔案準(zhǔn)確性的重要手段，特別是在城市工程建設(shè)竣工階段，城建部門應(yīng)當(dāng)對收集到的資料完整性及其真實(shí)性進(jìn)行審核。在資料移交的過程中，需要對準(zhǔn)備文件、施工文件以及竣工文件等內(nèi)容進(jìn)行審核，在保證準(zhǔn)確性的同時(shí)，使其能夠符合城建檔案管理的基本要求。此外，在審核的過程中，應(yīng)當(dāng)要保證文件的“單一性”，避免在信息化平臺中出現(xiàn)檔案重復(fù)的現(xiàn)象，同時(shí)也避免用戶在檢索的過程中出現(xiàn)重復(fù)檢索的現(xiàn)象。

（三）建立健全城建檔案管理服務(wù)平臺

服務(wù)意識是非常重要的，城建檔案相關(guān)管理工作人員需要在提高自身服務(wù)意識的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新管理服務(wù)方式。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，城建檔案管理部門可以通過建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作，將檔案資源與單位的局域網(wǎng)結(jié)合起來，并在管理部門內(nèi)部宣傳檔案資源的重要性，引導(dǎo)其對檔案資源進(jìn)行管理和查閱，使檔案的服務(wù)功能發(fā)揮出更加重要的作用。在此過程中，檔案管理人員需要站在網(wǎng)站服務(wù)的角度，對城建檔案進(jìn)行全面管理與運(yùn)行，促進(jìn)城建檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新。

（四）對檔案管理人的素質(zhì)進(jìn)行提升

1.倡導(dǎo)城建檔案管理人員提升自我能力。在城建檔案管理工作中，所涉及到的專業(yè)知識和能力較為廣泛，這就需要檔案管理人員具備較高的綜合能力和水平。因此，單位可以倡導(dǎo)檔案管理人員利用閑暇時(shí)間不斷充實(shí)自己。檔案管理人員可以自行在各類學(xué)習(xí)資料中、網(wǎng)絡(luò)上搜索并學(xué)習(xí)較為先進(jìn)且成功的管理案例，學(xué)習(xí)其先進(jìn)的管理思想，并將其應(yīng)用，逐漸形成具有本地特色的城建檔案管理觀念和模式;也可以通過社交群、社交論壇等，與有相同職業(yè)的人員進(jìn)行交流，相互促進(jìn)，通過交流的方式來提高自身管理能力。此外，除了要積極展開自學(xué)外，管理人員還要與其他部門做好協(xié)調(diào)和溝通，以便能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。城建管理部門應(yīng)當(dāng)大力倡導(dǎo)部門管理人員進(jìn)行自學(xué)。

2.借助“外力”來促進(jìn)管理人員綜合管理能力的提升。“外力”是指通過培訓(xùn)的方式將先進(jìn)的管理觀念、管理手段及模式等灌輸?shù)焦芾砣藛T的知識體系中，使其能夠掌握更具現(xiàn)代化特色的管理模式和觀念，以便為城建檔案管理做出更多貢獻(xiàn)。部門應(yīng)當(dāng)定期組織全體員工展開培訓(xùn)，并結(jié)合當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄔO(shè)和發(fā)展的實(shí)際情況，不斷提升管理人員的綜合能力和素質(zhì)。此外，也可以聘請綜合能力較強(qiáng)的管理人員到本單位進(jìn)行演講，加強(qiáng)深入的交流，將先進(jìn)的管理觀念和方式與本單位的管理人員進(jìn)行溝通，以便能夠面對面進(jìn)行“解惑”，有效解決工作過程中遇到的問題，促進(jìn)管理效率的提升。

城建檔案作為我國特有的中國特色檔案，在過去，在助推城市建設(shè)發(fā)展上書寫了濃墨重彩的一筆，在城市建設(shè)科研資源中占據(jù)了重要的一席之地。希望在未來的工作中，城建檔案人聚力創(chuàng)新推動城建檔案事業(yè)向更高質(zhì)量發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)地利用好這些寶貴資源，讓城建檔案的價(jià)值惠及城市建設(shè)發(fā)展的每一個(gè)角落，造福建設(shè)事業(yè)百年大計(jì)，服務(wù)百姓幸福美好生活，知往鑒來，續(xù)寫輝煌。

（作者單位：石家莊市城市建設(shè)檔案館）