事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)

符彩云

事業(yè)單位人事檔案管理，包括人事檔案的收集、整理、保存、利用整個過程。作為事業(yè)單位工作的重要構(gòu)成，人事檔案管理扮演著重要角色，主要表現(xiàn)在社會地位與社會職能兩方面，人事檔案體現(xiàn)了干部的個人經(jīng)歷和專業(yè)素質(zhì)方面成長歷程。是事業(yè)單位干部評價、考核以及任用的重要參考依據(jù)。通過長期的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理工作已經(jīng)逐步制度化、規(guī)范化。隨著現(xiàn)代化管理理念的不斷深入，以及人事檔案管理制度的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作也需通過創(chuàng)新取得發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的必要性

與其他單位不同，事業(yè)單位具有一定的特殊性，主要表現(xiàn)在它的社會地位和社會功能兩個方面，因此事業(yè)單位的人事檔案管理將更加重要，并對人事檔案管理結(jié)構(gòu)提出了更高的要求。在當(dāng)前形勢下，我國事業(yè)單位改革不斷深化，在此背景下，檔案工作必須更加系統(tǒng)化、專業(yè)化。然而，事業(yè)單位的人事檔案管理還存在檔案信息開發(fā)利用率低、提供利用方式缺乏創(chuàng)新等問題，這些問題阻礙了檔案管理的制度化，進而影響了事業(yè)單位的創(chuàng)新和改革。基于此，事業(yè)單位應(yīng)緊跟改革潮流，對人事檔案管理進行合理有效的改革，積極創(chuàng)新管理體制和管理模式。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的主要問題

1.對檔案管理工作不夠重視

一些事業(yè)單位存在對檔案工作的認識誤區(qū)，沒有給予檔案工作應(yīng)有的重視，尤其是一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，認為檔案保管好有人負責(zé)管著就行了。導(dǎo)致單位的人事檔案管理不能同單位事業(yè)發(fā)展同步，隨著國家經(jīng)濟體制不斷改革和人事制度的發(fā)展變化，人事檔案的管理卻沒有跟上人事制度改革前進的步伐，使事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展滯后。

2.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)亟待提速

部分事業(yè)單位雖然配備了計算機進行人事檔案的管理，但是由于缺乏現(xiàn)代信息科技知識，對計算機人事檔案管理系統(tǒng)并沒有完全掌握，致使系統(tǒng)管理只是停留在簡單地對事業(yè)單位職工信息進行記錄、統(tǒng)計，并沒有對職工的生活、工作、學(xué)習(xí)、績效等大量的相關(guān)信息進行整合，使人事檔案的信息化程度大打折扣。還有一部分事業(yè)單位由于投入人事檔案信息化的經(jīng)費不足、領(lǐng)導(dǎo)不重視等，嚴重影響了事業(yè)單位人事檔案的信息化建設(shè)。

3.事業(yè)單位人事檔案管理缺乏標準化、規(guī)范化、制度化

事業(yè)單位人事檔案在收集整理保管利用方面缺乏標準化規(guī)范化制度化的管理，致使人事檔案資料缺乏完整性、準確性和真實性。事業(yè)單位人事檔案需要真實反映職工的基本信息，但是在實際工作中卻存在著一定的信息不準確和虛假現(xiàn)象。近年來，國家已要求人事檔案紙質(zhì)材料必須選擇A4規(guī)格的辦公用紙，而且檔案裝訂也要按照組織部門的統(tǒng)一標準使用新型A4的檔案盒。

4.人事檔案管理人員綜合素質(zhì)亟待提高

人事檔案管理是一項專業(yè)、系統(tǒng)、復(fù)雜而又嚴謹?shù)墓ぷ鳎枰獧n案管理人員精準掌握每一份人事檔案材料，還要根據(jù)實際工作需要及時補充完善相關(guān)檔案資料，必須要按照事業(yè)單位人事檔案管理有關(guān)規(guī)范、標準、制度進行檔案管理，部分事業(yè)單位人事檔案管理人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)不夠，對于人事檔案管理的重要性不了解，對人事檔案材料的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)不熟悉，另外一些事業(yè)單位機構(gòu)改革后人員數(shù)量減少，人事檔案管理人員也隨之壓縮或臨時替代，這些都嚴重影響了人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。

三、事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的建議

1.轉(zhuǎn)變理念，真正重視檔案工作

重視檔案工作，要從領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理專干兩個方面開展。一是單位主要領(lǐng)導(dǎo)，要認識到檔案管理工作的重要性，充分了解檔案其對單位未來發(fā)展的作用;二是事業(yè)單位的檔案管理人員。檔案管理人員要立足單位長遠發(fā)展，不斷汲取最新的相關(guān)知識，參加相關(guān)的培訓(xùn)，堅持與時俱進，不斷更新自我的知識結(jié)構(gòu)和觀念。

2.及時更新保存檔案，對人事檔案進行動態(tài)管理

人事檔案管理人員作為專職的干部，除了具備基本的專業(yè)知識之外，還必須由責(zé)任心強的干部擔(dān)任。人事檔案資料的完善補充更新是檔案管理的基本功，特殊的捷徑?jīng)]有，主要是檔案管理人員的責(zé)任心和相關(guān)部門及員工的檔案意識。一是定期填寫職工情況履歷表或者變動情況表;二是建立健全檔案歸檔制度，凡與員工密切相關(guān)的材料，如職稱材料、工資材料、黨團材料、獎勵處分材料等，形成后一定有一份交由人事部門歸檔;三是推行人事檔案電子化管理。

3.改善檔案管理環(huán)境，實現(xiàn)規(guī)范化

首先，提高人事檔案人員的技術(shù)水平。要保證檔案工作人員的配備，組織檔案管理人員參加專業(yè)化培訓(xùn)。其次，硬件環(huán)境和軟件設(shè)施的改善。例如，各單位需要設(shè)置專門的人事檔案辦公室、保管室等，同時要統(tǒng)一配置人事檔案管理專用電腦、保密設(shè)備等軟件設(shè)施，便于工作的開展。最后，加強檔案管理智能化和信息化。在檔案管理工作中，要將傳統(tǒng)管理與互聯(lián)網(wǎng)信息化管理相結(jié)合，打造智能管理模式。例如，借助計算機做好電子檔案的登記、保存、查詢等工作。需要注意的是，在利用計算機等電子設(shè)備的同時，也要及時學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全知識，加強檔案管理的安全性和保密性，通過智能管理模式，既可以提高檔案管理工作的安全性和完整性，又能夠有效提高檔案管理工作效率。

4.完善人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)

推進人事檔案管理工作信息化進程，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，利用微機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將不易保存的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)镻DF文件、電子照片等形式，再用微機進行全面整理，按照相關(guān)分類進行保存，完善相關(guān)信息，利用微機中的“關(guān)鍵字、年份或分類”檢索、查詢等功能，實現(xiàn)查詢檔案的智能化。通過人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)化和數(shù)據(jù)化同儲存、同管理、同利用。

5.配備專業(yè)檔案管理人員

一是配備專業(yè)的檔案管理人員。人事檔案的分門別類、信息化錄入、更新等工作，需要耗費大量的時間和精力，才能做到細致、規(guī)范化和專業(yè)化，同時也是一項延續(xù)性工作，因此必須配備專業(yè)的檔案管理人員。二是提升檔案人員的素質(zhì)。人事檔案管理人員的素質(zhì)將直接影響到人事檔案的開發(fā)利用，因此提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)非常必要。通過“請進來，走出去”的方式，加強交流培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提升其業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，為工作順利推進提供有力保障。

總而言之，在全新的社會形勢下，信息技術(shù)獲得快速的發(fā)展和更新，事業(yè)單位要正確看待人事檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)和機遇，迎合時代、抓住機遇、更新觀念，切實做好人事檔案管理工作，發(fā)揮其應(yīng)用價值，為推動我國社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

（作者單位：海南省公路管理局）