探析信息化條件下的檔案管理與服務創(chuàng)新

郭歡

[摘 要]在信息化條件下，檔案管理工作可以適當借鑒國外較先進的檔案信息化管理工作體系，同時結合自身需求，建設出符合我國國情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學，從而實現檔案資源的優(yōu)質共享，為人們提供更好的服務。基于此，以下對信息化條件下的檔案管理與服務創(chuàng)新進行了探討，以供參考。

[關鍵詞]信息化;檔案管理;檔案服務;創(chuàng)新

引 言

檔案管理工作的開展只有建立在做好信息化應用的基礎上，才能夠更好地實現服務質量的提升。我國檔案管理工作開展的過程中存在著很多問題，為了更好地落實這一發(fā)展要求，需要全面提高相關管理人員的創(chuàng)新意識，促進我國檔案事業(yè)的快速發(fā)展，實現檔案管理水平的提升。

一、信息化條件下的檔案工作

在信息化條件下，檔案管理工作從整體到局部、從內容到形式、從軟件到硬件等，各個方面都需要做出相應的變化。例如，信息化改變了信息收集、整理、存儲的方式，以前的檔案都是紙質形式，檔案的收集工作主要是將這些紙質的文件進行梳理、歸納、保存，以供有關部門或人員查閱，在信息化條件下，不僅包括紙質形式的檔案，還包括大量數字化形式的檔案，并且，為了實現檔案工作的信息化，還需要將紙質形式的檔案，轉變?yōu)閿底中问?，這使得檔案從收集到存儲的整個過程都發(fā)生了變化。不難發(fā)現，以往檔案工作的思維和方式，已經難以完全適應信息化形式下的檔案工作?？梢哉f，信息化時代的到來，對檔案工作來說，既是機遇，也是挑戰(zhàn)。一方面，信息化手段的應用，給檔案工作帶來了很多便捷，在很大程度上簡化了檔案工作的流程;另一方面，信息化的應用，也給檔案工作提出了新要求，需要檔案工作人員革新觀念、創(chuàng)新技術，以更好地做好檔案管理與服務工作。

二、信息化條件下檔案管理工作中存在的問題

（一）管理方法過時

目前，檔案管理工作依舊采用半傳統方法進行管理，檔案信息主要依靠紙質文件記錄，但在這個數據快速增長的時代，需要處理的數據信息越來越多，主要依靠紙質文件記錄檔案，很容易丟失或缺頁，檔案數據不完整，單位的長久發(fā)展會受到影響。同時，信息化手段管理也僅僅處于錄入信息，只進行了簡單的分類整理，不方便今后資料的查閱與調用，導致出現形式化、單一化的錄入數據方式。

（二）檔案管理不受重視

大多數人認為檔案管理只需將信息錄入，不需要整合，甚至某些企業(yè)的檔案管理員還擔任了公司里其他職位，不能一心做檔案管理工作。同時，多數企業(yè)領導也認為檔案工作不重要，不能給公司帶來實際經濟效益，沒有發(fā)展的必要。但檔案管理往往是公司進行工作中最重要的一環(huán)，缺了檔案管理工作就難以進行。例如，若數據管理人員長期忽視他自己的工作，企業(yè)員工的資料可能會丟失，長期合作伙伴的資料也可能被泄露，企業(yè)今后發(fā)展需要某些數據進行工作時卻發(fā)現數據遺落，無法正常工作。

三、信息化條件下檔案管理與服務創(chuàng)新的策略

（一）合理利用及更新信息化設備

當前多數企業(yè)的信息化設備基本齊全，但現代化管理技術數據龐大，由于數據信息處于爆炸式增長的狀態(tài)中，企業(yè)要想進一步提高自身的檔案管理水準，就必須及時對設備進行合理利用及更新，根據企業(yè)情況選擇最適合的管理設備，并對系統進行合理利用和及時更新，資料的存儲與管理得到保證，確保工作不會因設備問題而受到影響。例如，當需要某些設備錄入、整理、檢索內容時，企業(yè)應購買其設備來支持工作。

（二）培養(yǎng)檔案信息化管理人才

一方面，要重視檔案信息化管理工作人員專業(yè)化問題。在人員招聘和人員安排時加大對檔案管理、計算機、信息技術等相關專業(yè)人員的傾斜力度，確保建立一支懂檔案管理、懂信息化技術的專業(yè)人才隊伍從事綜合檔案管理人才管理。另一方面，從事檔案管理的工作人員要加強自身學習?，F有及未來從事檔案管理的工作人員要主動適應信息化時代的挑戰(zhàn)，加強理論學習和技術實踐，不斷提升自身業(yè)務水平和專業(yè)能力。

（三）加大投入力度，鞏固基礎

第一，要針對檔案信息化建設基礎設施加大投入力度。將檔案信息化資金列入各級企業(yè)預算之中，采用逐年投入的方法有效解決基礎設施運維和建設問題。要采用自主解決、外包服務、合作開放等形式，確保檔案信息化的創(chuàng)新性，通過各種渠道對信息化科研經費進行籌措。第二，要把檔案信息化建設必需的軟硬件基礎設施配備齊全。以管理信息化的技術要求和實踐要求為基礎，立足于既和工作需要相符又節(jié)約成本的原則，為檔案管理部門把專門的計算機和輔助設施配備好，如微縮設備、數碼相機、移動硬盤、UPS電源、服務器、復印機、掃描儀、打印機、刻錄機等，構建高效安全的檔案局域網絡，為確保檔案信息化工作順利開展和相關設施平穩(wěn)安全運行創(chuàng)設有利條件。要第一時間對檔案信息化管理軟件進行開發(fā)和升級，確保其更加高效、順暢和便捷。

結 語

信息化系統的建立，逐漸成了組織業(yè)務運行過程中的基礎要求，需要通過信息化管理平臺來為我國政府、企業(yè)的信息管理工作提供基礎支撐，從檔案管理的現實需求來看，組織平臺正在發(fā)生變化，因此，我們需要結合數字化概念的具體應用對工作內容提出新的發(fā)展問題，相關管理人員同樣需要進行深入思考。

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