文書檔案管理存在的問題及對策研究

摘 要：文書檔案工作是檔案工作的重要組成部分，是一項政治性、服務(wù)性、技術(shù)性較強的工作。本文闡述了文書檔案管理工作的重要性，通過分析文書檔案管理工作中存在的主要問題，并就如何創(chuàng)新文書檔案管理提出了現(xiàn)實可行的意見和建議。

關(guān)鍵詞：文書檔案;現(xiàn)代化管理;規(guī)范化;信息化

辦公室文書檔案管理工作是辦公室工作的一項重要內(nèi)容，對于其他各項工作開展具有重要意義。為適應(yīng)時代發(fā)展形勢，辦公室檔案管理部門應(yīng)主動提升對文書檔案管理工作的重視程度，對如何提升辦公室文書檔案管理工作進行細致思考，構(gòu)建完善的辦公室文書檔案管理制，加強在辦公室文書檔案管理人員教育的培訓(xùn)，打造一支符合時代發(fā)展趨勢，打造滿足辦公室各項工作需求的高素質(zhì)檔案管理隊伍。

1 文書檔案管理的必要性

第一，文書檔案管理能夠為組織內(nèi)部其他科室提供信息檢索服務(wù)[1]。辦公室文書檔案管理的對象主要是辦公室進行的各項活動宣傳的相關(guān)文件材料，通過文書檔案整理和資料挖掘能夠?qū)顒娱_展的內(nèi)容及意義進行梳理，同時也能夠有效記載單位和相關(guān)部門發(fā)生的業(yè)務(wù)，通過對這些業(yè)務(wù)資料進行科學(xué)合理的挖掘和利用，能夠為單位內(nèi)部的其他活動提供相應(yīng)支撐，為需要相關(guān)機構(gòu)提供各類檢索服務(wù)，有效提升文書檔案資料的利用效率。

第二，文書檔案管理工作能夠為組織其他工作開展提供法律憑證。很多文書檔案資料對于單位建立、變更、注銷等相關(guān)信息進行了詳細記載，真實反映了單位的運轉(zhuǎn)狀況和活動開展的各項內(nèi)容，而這些詳實具有事實根據(jù)的資料能夠成為各級管理部門和紀檢監(jiān)察部門對本單位發(fā)生的違法亂紀事情查處的重要依據(jù)，且這些文書檔案其自身也具有良好的法律憑證效力，能夠很好地指導(dǎo)組織其他工作開展。

2 文書檔案管理存在的問題

1）文書處理程序存在不規(guī)范現(xiàn)象。具體來說表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，在文書文件處理工作過程中，很多單位普遍存在“倒流”情況，違背了文書處理程序的流程，甚至文稿擬制不經(jīng)辦公室審核直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，然后再轉(zhuǎn)送辦公室進行核稿操作;第二，越級行文的情況時有發(fā)生，單位領(lǐng)導(dǎo)沒有掌控文件的審核和蓋章過程，打印文件材料較為隨意，最終導(dǎo)致越級行文現(xiàn)象的發(fā)生;第三，發(fā)文處理過程中如果涉及多個部門，未進行會簽，或者僅僅主發(fā)單位蓋章，文件的效力從而大打折扣[2]。

2）檔案管理制度不健全現(xiàn)象。第一，檔案管理缺乏標準化、規(guī)范化。當(dāng)前大多單位檔案管理模式老套，技術(shù)陳舊落后，案卷質(zhì)量不高，各類檔案整理不符合國家標準要求。例如，各單位制定的《文件材料歸檔范圍保管期限表》不夠明確，不清楚哪些檔案應(yīng)移交檔案室存檔，使得檔案未能集中統(tǒng)一管理。第二，檔案管理缺乏科學(xué)化。有些單位檔案管理不夠規(guī)范，建立了相關(guān)檔案管理制度如崗位責(zé)任制、歸檔、保管、借閱、保密、鑒定銷毀等，也有檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、管理體制、分類方案，但是在執(zhí)行過程中卻流于形式，制度不完善也未裝裱上墻。大多數(shù)單位檔案人員未經(jīng)過專業(yè)檔案知識培訓(xùn)而且身兼數(shù)職，對管檔要求、檔案材料收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)了解不深，對檔案工作精力投入不足，對本單位各部門的文件材料形成、歸檔工作及所屬單位的歸檔工作不能進行很好的監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

3）檔案信息化管理水平有待提高。檔案計算機管理軟件系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)一標準，在實際管理中缺乏通用性，檔案管理的標準化、規(guī)范化水平有待提高。如：有些檔案管理軟件，僅僅著眼于檔案專業(yè)流程研究，而忽視了檔案與文件的銜接，特別是實行辦公自動化后，檔案管理軟件無法實現(xiàn)與OA系統(tǒng)的無縫銜接，導(dǎo)致許多電子文件無法及時、準確地歸檔

3 文書檔案管理存在的對策

1）對文書處理程序予以嚴格規(guī)范。文書的處理工作應(yīng)始終保持合理、連貫、遞進的程序，為此制定嚴格、詳細的文書處理流程規(guī)范十分必要[3]。在實際工作過程中，公文處理流程十分復(fù)雜，且環(huán)環(huán)相扣，無論哪個環(huán)節(jié)、哪個科室出現(xiàn)問題都會對整個文書處理流程產(chǎn)生嚴重影響。這就要求單位內(nèi)部不同科室之間應(yīng)該相互配合、協(xié)調(diào)運行，有效提升文書處理的合理性和科學(xué)性。此外，辦公室主要負責(zé)文書的收發(fā)、傳遞、催辦、批辦等工作，且需要將這些工作落到實處，對文書的處理情況予以及時掌握，而不是表面的收發(fā)工作，為確保單位健康、可持續(xù)發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

2）構(gòu)建和健全文書檔案收集與歸檔工作的管理制度。首先，檔案管理人員必須明確文書檔案收集的時間、歸檔范圍、保管期限及注意事項，保證檔案收集與整理工作的正常有效地開展。根據(jù)單位自身的實際情況，依照相關(guān)法規(guī)與職責(zé)分工的制度，合理確定切合實際的檔案文件材料歸檔范圍，同時給予相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促進檔案收集的工作順利進行。另外，還應(yīng)明確規(guī)定檔案的歸檔期限，通常要求辦公室的文書檔案必須在檔案形成后的次年首季度完成收集與歸檔，集中統(tǒng)一進行保管，不得私自留作它用。明確規(guī)范文書檔案的歸檔期限，能顯著提升其的收集效率，激發(fā)檔案收集人員的工作積極性。各單位各公司應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展情況適時更新文書檔案的管理制度，以滿足不同階段的檔案管理需求。

3）利用現(xiàn)代化設(shè)備，改善檔案保管條件，不斷提升檔案室規(guī)范化、信息化管理水平。隨著電子文件檔案管理工作的逐步開展，計算機已運用于檔案整理工作中，將電子信息化運用于檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，做到及時分類歸檔、及時更新數(shù)據(jù)信息，處理好檔案管和用的關(guān)系，既保證檔案不損壞、不丟失、不泄密，又便于檔案的日常查詢利用。同時，加強軟硬件環(huán)境建設(shè)力度，配齊空調(diào)、去濕機、溫濕度計、鐵質(zhì)檔案柜等硬件設(shè)備，配備標準合的檔案室，及時配備檔案現(xiàn)代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，使檔案達到“九防”安全保護措施，確保檔案收集、保管、查詢等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范和安全。此外，嚴格實行檔案專人保管，集中歸檔，檢索工具、全宗指南等軟環(huán)境更新及時落實到位。

4）加強檔案管理人員業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，有效提升檔案管理隊伍的綜合素養(yǎng)。新時期，為有效提升單位文書處理效率和處理水平，單位應(yīng)加大對文書檔案管理工作人員的管控力度，切實提升他們的信息化操作水平和檔案管理專業(yè)技能。具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，單位相關(guān)管理部門應(yīng)加強對檔案管理人員的督促和管理，切實提升他們的理論知識，有效提升單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和政策水平;第二，在實際工作過程中，培養(yǎng)檔案管理人員形成精益求精、一絲不茍的工作態(tài)度，切實提升他們的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，讓檔案管理人員能夠?qū)ξ臅幚砉ぷ鞯闹匾杂枰猿浞终J識，有效調(diào)動工作的積極性和主動性;第三，加強培訓(xùn)，積極開展一系列豐富多彩的業(yè)務(wù)交流活動，并采取以會代訓(xùn)、業(yè)務(wù)技能大賽等方式，為單位打造一支業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬、思想政治素質(zhì)好的檔案管理隊伍提供強有力的技術(shù)支撐。

4 結(jié)束語

文書檔案清楚記載社會發(fā)展歷程，所以其能夠客觀反映出某個社會、組織及團體在一定時期內(nèi)出現(xiàn)的問題、問題的改進方案以及改進成果等。辦公室檔案管理中文書檔案占據(jù)重要地位，文書檔案的收集和歸檔屬于一種服務(wù)型與高技術(shù)性的工作，其作用在各個單位都得到充分肯定。為使文書檔案發(fā)揮出最佳的服務(wù)社會的作用，我們應(yīng)努力保障各單位文書檔案的真實性以及完整性，提高文書檔案的質(zhì)量，使檔案的信息資源能夠得到合理的開發(fā)和利用。

參考文獻

[1]鄧小慧.關(guān)于提升辦公室文書檔案管理工作的幾點思考[J].傳播力研究，2019（24）：298.

[2]甘霖芳.淺析文書檔案管理工作暴露的問題及新路徑[J].才智，2019（22）：221.

[3]張海艷.機關(guān)文書檔案管理工作開展現(xiàn)狀、存在問題及對策[J].檔案天地，2018（11）：50-53.

作者簡介

孫樹萍，女，山東招遠，本科，助理館員。