基于全程管控的醫(yī)院基建檔案歸檔模式研究

郭嘯笑

摘 要：本文以當前醫(yī)院基建檔案管理實踐為基礎(chǔ)，分析了醫(yī)院傳統(tǒng)基建檔案歸檔模式存在的不足，提出全程管控的歸檔模式，強化前端控制，推進全程管理，將醫(yī)院基建檔案從后保管模式轉(zhuǎn)向全程管控模式，全面提升醫(yī)院基建檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;基建檔案;全程管控;前端控制

隨著國家越來越重視人民群眾醫(yī)療條件的改善，對醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的投入逐步加大，醫(yī)院新建、改擴建和修繕的工程項目日益增多，隨之而來的是基建檔案數(shù)量不斷增加，如何管理好這些檔案日益成為各醫(yī)院面臨的重要課題。醫(yī)院基建檔案是指在院內(nèi)進行勘察、規(guī)劃、建設(shè)（新建、擴建、改建）和修繕的基本建設(shè)項目的管理過程中，直接形成的有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的文件材料，是醫(yī)院基建工作的真實記錄和歷史憑證，是基建工程擴建、改建、維修、抗震加固的重要依據(jù)，對醫(yī)院工程建設(shè)和管理有著極其重要的意義。本文旨在探究醫(yī)院基建檔案歸檔模式的創(chuàng)新，為醫(yī)院開展重大基建工程檔案管理提供一些借鑒。

1 醫(yī)院當前基建檔案歸檔模式存在的不足

目前，醫(yī)院基建檔案歸檔普遍采取事后歸檔模式，即在基建項目完工后的一段時間里，集中對檔案資料進行收集、整理與歸檔，這種歸檔模式在歸檔效率和質(zhì)量方面存在諸多弊端。

1.1 影響醫(yī)院基建檔案的歸檔效率

在醫(yī)院基建項目建設(shè)過程中，“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象普遍存在，工程管理人員的關(guān)注點往往在項目建設(shè)的速度和質(zhì)量，而對檔案工作缺乏重視，對這些工作的督促不及時，難以保證基建項目檔案收集管理與項目建設(shè)同步，造成項目結(jié)束后歸檔不及時。此外，由于醫(yī)院基建項目建設(shè)周期長、環(huán)節(jié)多，從提議、立項、招投標到開工，再到竣工驗收投入使用，一般最短周期為1-2年，期間難免會受到意外因素的干擾和影響，導致基建檔案資料的流失，比如工作人員借閱資料忘記歸還。在最后歸檔過程中，如發(fā)現(xiàn)重要文件遺漏，由于基建項目已經(jīng)完工，再去補辦非常耗時耗力。另外，由于基建項目涉及多方共同參建，各單位基建檔案管理標準不一，因歸檔保管不規(guī)范、不熟悉歸檔要求和檔案管理制度而導致的返工時有發(fā)生。

1.2 影響醫(yī)院基建檔案的歸檔質(zhì)量

醫(yī)院基建檔案形成于基建項目建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，涵蓋內(nèi)容廣，涉及專業(yè)范圍大，具有內(nèi)容繁多、來源廣泛、專業(yè)性很強的特點，包括了工程準備階段、施工過程、監(jiān)理過程、竣工驗收過程形成的報建審批表、勘察報告、招投標書、合同協(xié)議書、施工執(zhí)照、驗收記錄單、施工竣工圖、預決算書等形式多樣的材料，內(nèi)容涉及地質(zhì)、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、消防等專業(yè)領(lǐng)域。但在基建項目結(jié)束從事檔案整理工作的人員往往不是具體的業(yè)務人員，各參建單位配置的檔案員普遍存在業(yè)務素質(zhì)參差不齊、流動性大等問題，如果檔案員不熟悉基建工程專業(yè)知識和項目建設(shè)情況，就不知道哪些材料應該收集，在哪個階段要收集，就極有可能造成項目文件的漏歸、錯歸，使得立卷歸檔質(zhì)量無法得到切實保證。此外，歸檔工作在基建項目完工后開始，不能有效控制各個階段檔案的遺漏和不完整現(xiàn)象，對歸檔質(zhì)量會造成難以彌補的損失。

2 全程管控歸檔模式的理論探討

針對醫(yī)院基建檔案事后歸檔模式存在的弊端，本文提出基于全程管控的醫(yī)院基建檔案歸檔模式，該模式將前端控制思想引入基建檔案管理工作，對項目各階段形成文件實行全程管控。前端控制是全程管控的關(guān)鍵，全程管控需要以前端控制為突破口，為后期的控制管理奠定基礎(chǔ)。該歸檔模式主要涉及前端控制、全程管理等檔案學理論。

2.1 前端控制理論

前端控制思想源于法國檔案學者C·諾加雷，他指出“檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進行干預的時機，甚至重新思考這種生命周期本身?！彼^“前端控制”，是指針對電子文件的管理，要從文件形成之時甚至形成之前就對文件形成一直到歸檔的整個過程通盤規(guī)劃，把可能預先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護階段進行監(jiān)督。前端控制思想起源于電子文件的產(chǎn)生，被稱為“電子文件時代的新思維”。對于基建項目檔案的管理，這一思想同樣非常適用，并且非常重要。一個基建項目實際上是一個系統(tǒng)的工程，圍繞著一個項目的基本活動產(chǎn)生的文件就自然形成了一個相互之間密切聯(lián)系的基建項目檔案整體，共同反映了一個項目活動的全貌。開展基建檔案的前端控制，就是將檔案管理工作介入節(jié)點前置到項目立項階段，從項目文件形成之時甚至形成之前，就對整個項目文件從形成到歸檔的全過程進行全面規(guī)劃與預先規(guī)范，對文件形成、積累、預立卷等過程進行實時跟蹤監(jiān)督和節(jié)點把控，使項目各階段形成的文件材料在形成和積累時就受到同步的控制和干預，可以確保基建檔案收齊全完整、案卷質(zhì)量優(yōu)化。同時，把分散在各個環(huán)節(jié)具有重復性的工作提前實施，可以有效地減少重復和滯后現(xiàn)象，能夠最大限度地提高工作效率。

2.2 全程管理理論

全程管理是指根據(jù)文件生命周期理論，對現(xiàn)行文件、館藏檔案整個過程的全面控制和科學管理。全程管理理論可以有效解決文檔管理條塊分割及服務效率低下等問題?，F(xiàn)代檔案管理理念強調(diào)過程而不僅是結(jié)果，強調(diào)動態(tài)而非靜態(tài)，強調(diào)將要形成而不是已經(jīng)形成。全程管理正是基于通過過程控制實現(xiàn)結(jié)果控制的理念建立起來的。一個基建項目從立項到終結(jié)是個過程，檔案工作者應主動參與到文件及檔案的生成、管理與利用過程之中，把基建檔案的運行過程全控制起來，最大限度地保證檔案信息的完整和準確。基建項目具有環(huán)節(jié)多、工期長等特點，僅通過項目結(jié)束被動接收檔案很難確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。因此，要對基建項目檔案實行全程管控，使檔案工作與基建項目實施同步，跟蹤項目前期、中期、后期各環(huán)節(jié)的檔案，以此確保檔案的齊全、準確。

3 全程管控歸檔模式的實現(xiàn)路徑

3.1 建立醫(yī)院基建檔案管理網(wǎng)絡

建立醫(yī)院基建檔案管理網(wǎng)絡，是實施全程管控歸檔模式的前提。從組織和人員上落實基建檔案管理工作，做到統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理。在醫(yī)院基建項目籌備組建設(shè)時，檔案管理部門就應加強與基建部門的溝通和協(xié)調(diào)，成立基建項目檔案工作領(lǐng)導小組，將檔案工作納入領(lǐng)導崗位職責，配備工作人員從基建項目前期介入，全程參與建設(shè)并貫徹前端控制、全程管理理念。各參建單位負責人負責本單位形成文件的管理工作，并配備具有資質(zhì)的兼職檔案員。檔案部門及基建部門負責對各單位的文件管理工作進行監(jiān)督、檢查、指導與考核。基建檔案管理網(wǎng)絡的建立，實現(xiàn)上下互通有無，檔案人員和業(yè)務人員互相配合、互相支持，保證了基建檔案全程管控融入到基建項目管理之中。

3.2 統(tǒng)一基建檔案管理標準

統(tǒng)一基建檔案管理標準，是實施全程管控歸檔模式的基礎(chǔ)。醫(yī)院基建項目參建單位數(shù)量眾多，必須運用規(guī)范的基建檔案管理標準來指導工作。參建單位一旦確定，就將醫(yī)院基建檔案管理制度和歸檔范圍以正式文件的形式下發(fā)，并召開由各參建單位專兼職檔案人員參加的基建項目檔案會議，說明各自在檔案管理中的職責以及具體要求，包括歸檔范圍、立卷歸檔要求、保管期限、電子文件的命名規(guī)范、存儲格式、驗收技術(shù)規(guī)程等，要求各參建單位按照基建檔案集中統(tǒng)一、單體項目分類、編制案卷目錄的原則，實行專人保管，建設(shè)過程中不定期進行督查，實行全程標準化、規(guī)范化管理。

3.3 提升檔案工作者的綜合能力

提升檔案工作者的綜合能力，是實施全程管控歸檔模式的關(guān)鍵。轉(zhuǎn)變檔案工作者“重后端輕前端”的傳統(tǒng)管理理念，將檔案工作介入節(jié)點前移，突破檔案工作置于后端被動接收的傳統(tǒng)模式，深入基建項目建設(shè)一線，主動掌握項目建設(shè)過程中文件的形成與運轉(zhuǎn)，將工作重點由相關(guān)文件材料歸檔后的整理、保管等，向前期主動參與重要會議和關(guān)鍵節(jié)點工作，指導、監(jiān)督和檢查文件的形成、積累等方面轉(zhuǎn)移。其次，要加強對檔案工作者相關(guān)業(yè)務知識的培訓，不僅要熟悉檔案管理業(yè)務，還要熟悉工程項目管理知識，掌握基建檔案全程管理方法，才能科學準確指導相關(guān)文件的形成、積累、整理、接收驗收、移交歸檔等工作。再次，要提升檔案工作者組織、溝通與協(xié)調(diào)能力。實施前端控制，檔案工作者從后端走到前期參與其中，組織制定歸檔工作計劃，參加重要會議與節(jié)點工作，對參建單位文件形成、積累和預立卷工作進行現(xiàn)場監(jiān)督、指導和檢查等工作，都需要檔案工作者具備出色的組織、溝通與協(xié)調(diào)能力。

3.4 落實對參建單位的約束機制

落實對參建單位的約束機制，是實施全程管控歸檔模式的保障。為保證醫(yī)院基建檔案的歸檔效率和質(zhì)量，可以運用法律手段保障醫(yī)院基建檔案實施前端控制和全程管理?；ú块T可以將檔案部門參與前端控制工作的內(nèi)容以合同條款的方式，在法律的保證下進行，使之合法化。在制定招投標合同時，就可以對應歸檔的文件內(nèi)容、質(zhì)量、整理移交時間提出明確要求，明確各參建單位對工程項目文件的責任以及完成標準，并且可以在總投資中扣留一部分資金作為基建檔案保證金，在結(jié)算工程款時，參建單位各方負責的檔案必須驗收合格后，保證金方可支付。在法律上給予制約，對基建檔案實行合同制管理，可以保證基建檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。

3.5 加強對電子文件的全程管理

為適應現(xiàn)代化醫(yī)院基建檔案管理發(fā)展趨勢，在基建項目中建立適合專業(yè)文件控制的運行系統(tǒng)，為電子文件的同步管理提供有利條件。此系統(tǒng)可用來存儲、控制項目建設(shè)過程中生成的所有電子文件，包括外來紙質(zhì)文件掃描后的電子文件。為使電子文件與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)一體化，需要利用網(wǎng)絡和計算機技術(shù)將文件控制系統(tǒng)和醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接，從而保證對電子文件的產(chǎn)生到歸檔進行全程管控。

4 結(jié)語

基于全程管控的醫(yī)院基建檔案歸檔模式，將前端控制思想引入基建檔案管理工作，從基建工程項目開工前就對相關(guān)文件實施節(jié)點進行把控與全程管控，能更好地保證醫(yī)院基建檔案的完整、準確和系統(tǒng)，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院基建檔案的作用。本文的歸檔模式對醫(yī)院基建檔案歸檔工作提供一定的參考，也期待該歸檔模式在實際工作中不斷得到完善。

參考文獻

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