公路施工企業(yè)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化策略

馬秀娟

【摘要】為提高公路施工企業(yè)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理水平，推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展的進(jìn)程，本文簡(jiǎn)要闡述了目前公路施工企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀，分析了管理工作存在的幾點(diǎn)問(wèn)題，并提出新時(shí)期人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的策略，以期為相關(guān)專(zhuān)業(yè)人士提供參考、借鑒。

【關(guān)鍵詞】公路施工企業(yè);人事檔案管理;標(biāo)準(zhǔn)化

通常而言，人事檔案主要由我們每個(gè)人的思想品德、成長(zhǎng)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)狀況、政治面貌等部分組成?？梢哉f(shuō)，人事檔案是個(gè)人工作歷程的見(jiàn)證，在企業(yè)單位中對(duì)個(gè)人發(fā)展發(fā)揮著非常重要的作用。首先，人事檔案可以為人才選拔提供真實(shí)、具體的個(gè)人信息及其工作經(jīng)歷憑證，此外，人力資源部門(mén)可以為企業(yè)制定人才發(fā)展規(guī)劃提供參考。其次，人事檔案可以反映個(gè)人能力和綜合素質(zhì)，有利于人力資源的調(diào)整及優(yōu)化配置工作順利開(kāi)展，解決人員流動(dòng)、崗位變更等因時(shí)間和環(huán)境變化而引起的人事變化狀況。最后，人事檔案為人事管理工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)，通過(guò)人事檔案了解分析職工的工作能力、職業(yè)素養(yǎng)及個(gè)人經(jīng)驗(yàn)等信息，企業(yè)能夠更好地做到知人善任、量才錄用和任人唯賢。可見(jiàn)，人事檔案對(duì)企業(yè)日常人事管理具有重要的意義。

一、公路施工企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

（一）人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。一方面，部分企業(yè)不重視人事檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)只關(guān)注各部門(mén)產(chǎn)生的直接效益，認(rèn)為檔案管理只是企業(yè)的其他輔助業(yè)務(wù)工作，與此同時(shí)，在一些員工看來(lái)，人事檔案管理員的日常工作主要圍繞人事資料的整理與歸集等按部就班的流程，不需要花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間和精力去保證相關(guān)信息的真實(shí)性和完整性;另一方面，部分企業(yè)的人事檔案管理工作者缺乏正確的工作理念，在實(shí)際工作中，有些員工態(tài)度消極、缺乏工作熱情，沒(méi)有樹(shù)立正確的檔案管理安全意識(shí)，導(dǎo)致管理工作中存在許多疏漏，未能充分發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理工作的職能作用。

（二）人事檔案管理水平不佳。部分企業(yè)為了節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本，通常選擇聘請(qǐng)一些非專(zhuān)業(yè)人員，在沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)培訓(xùn)的歷史背景下直接安排檔案管理工作，一些員工未形成正確的檔案文件整理規(guī)范，缺乏檔案資料收集整理、歸檔裝袋等工作經(jīng)驗(yàn)，造成一檔兩袋等資料錯(cuò)裝的問(wèn)題，進(jìn)一步導(dǎo)致公路施工企業(yè)人事檔案的混亂甚至缺失，不利于人資信息資料的完整與真實(shí)，影響員工的晉升與發(fā)展。

（三）人事檔案管理機(jī)制不全。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，人們有更廣泛的就業(yè)選擇因而大范圍流動(dòng)，部分公路施工企業(yè)人事檔案管理機(jī)制缺乏靈活性，導(dǎo)致一些人員離職后，其人事檔案的信息未能及時(shí)更新，造成記錄與實(shí)際情況不符的局面，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理的發(fā)展。此外，在培訓(xùn)和選拔優(yōu)秀人才時(shí)，也會(huì)受到錯(cuò)誤人資信息的影響，流失大量高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化的人才。

二、實(shí)現(xiàn)公路施工企業(yè)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的策略

（一）樹(shù)立正確的人事檔案管理意識(shí)。打造標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的人事檔案管理模式，首先需要樹(shù)立正確的管理理念與意識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以身作則、發(fā)揮示范效應(yīng)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，重視人事檔案管理工作，在管理業(yè)務(wù)過(guò)程中充分認(rèn)識(shí)到人事檔案資料占據(jù)重要地位，并投入資金、精力加大對(duì)檔案部門(mén)工作的支持力度，例如，聘用專(zhuān)業(yè)人才負(fù)責(zé)企業(yè)人事檔案管理，制定合理的獎(jiǎng)懲制度，做到責(zé)任到人、賞罰分明。為了減少人為因素對(duì)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的干擾，還需要增強(qiáng)相關(guān)人員的管理意識(shí)，確保其樹(shù)立正確的人事檔案管理理念，并注重公路施工企業(yè)人事檔案管理員的素質(zhì)培養(yǎng)，在開(kāi)展具體的學(xué)習(xí)培訓(xùn)中，要包含檔案管理職業(yè)道德培訓(xùn)、檔案管理信息風(fēng)險(xiǎn)防控等內(nèi)容。同時(shí)，要堅(jiān)持人才培訓(xùn)合格后方可上崗，杜絕不合格的非專(zhuān)業(yè)工作人員直接管理人事檔案資料，做到任人唯賢、量才錄用、知人善用、知人善任。此外，由于公路人事檔案管理工作具有一定的特殊性，在崗的人事檔案管理員必須嚴(yán)格要求自己樹(shù)立安全意識(shí)、大局意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，確保相關(guān)資料在人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)上不會(huì)被泄露。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。企業(yè)應(yīng)該加大宣傳推廣力度，保證全體員工可以深刻認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，不僅與企業(yè)的健康發(fā)展有關(guān)，更關(guān)乎每一位員工自身的利益，促使他們積極參與人事檔案管理工作，讓原有的被動(dòng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)化、靈活化，為提高檔案管理工作水平與質(zhì)量提供基礎(chǔ)條件。重要的環(huán)節(jié)是制定完善的培訓(xùn)與管理機(jī)制，以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化操作為切入點(diǎn)，狠抓員工的科學(xué)理論學(xué)習(xí)工作，定期組織開(kāi)展高質(zhì)量、高水平的講座、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等活動(dòng)，提高其綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，借助互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享資源組織員工學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗(yàn)與新知識(shí)，并汲取優(yōu)點(diǎn)、取其精華，將所學(xué)知識(shí)靈活運(yùn)用到實(shí)踐工作，有效解決管理工作中的實(shí)際問(wèn)題。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案管理工作者加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，比如人事檔案管理規(guī)范的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作方法與應(yīng)用技能等，拓寬知識(shí)覆蓋面，了解當(dāng)前管理工作的最新信息，做到系統(tǒng)學(xué)、及時(shí)學(xué)、深入學(xué)、規(guī)范學(xué)，為相關(guān)管理業(yè)務(wù)奠定扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，比如，針對(duì)企業(yè)的正式員工和流動(dòng)工作人員，可以制定差異化的管理目標(biāo)：對(duì)正式工作人員的檔案資料，采取高效化、數(shù)字化的管理方式，比如借用成熟的人事檔案管理軟件，提供更精確的信息數(shù)據(jù);對(duì)于流動(dòng)性較強(qiáng)的崗位的人員檔案管理，在保證可靠、完整的同時(shí)，保證檔案資料轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出工作的快速性與有效性。最后，相關(guān)管理員還要堅(jiān)定工作信念與管理意識(shí)，提高奉獻(xiàn)精神，要有強(qiáng)烈的責(zé)任心與使命感，互幫互助、不推諉不拆臺(tái)，保障人事檔案管理隊(duì)伍的“戰(zhàn)斗力”。

（三）完善內(nèi)容，健全檔案管理制度?！皼](méi)有規(guī)矩，不成方圓”。無(wú)論什么樣的工作都必須有健全的管理制度，為員工順利開(kāi)展工作提供支撐依據(jù)。公路施工企業(yè)人事檔案管理更離不開(kāi)高效的管理制度作行動(dòng)指南：首先必須從當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的客觀需求出發(fā)，根據(jù)相關(guān)管理制度標(biāo)準(zhǔn)，基于既有的人事管理制度進(jìn)行科學(xué)的健全與完善，完善各項(xiàng)規(guī)章制度的管理流程，推陳出新，刪除不合理的內(nèi)容，添加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的符合當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)的內(nèi)容，以便滿(mǎn)足管理工作的需要，比如，具體化人事檔案的收集和歸檔、識(shí)別和整理、查找和轉(zhuǎn)移等內(nèi)容和流程。其次，加強(qiáng)檔案資料的全面收集，結(jié)合公路施工工作中檔案管理的實(shí)際需要，豐富人事檔案的資料收集內(nèi)容，要求公路工程中的員工提供更詳細(xì)的個(gè)人資料，如勞動(dòng)合同，解雇和辭職過(guò)程中涉及的材料，工作業(yè)績(jī)與考核報(bào)告，人員晉升或者調(diào)動(dòng)的材料等等。最后，還應(yīng)遵循相關(guān)的法律法規(guī)、管理政策，制定合理化的人事檔案歸檔機(jī)制，健全檔案管理安全保密制度，持續(xù)改進(jìn)和完善，促進(jìn)公路施工企業(yè)形成一個(gè)具有特色的完整的人事檔案管理系統(tǒng)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，相關(guān)工作者需要采取有效措施加強(qiáng)公路施工企業(yè)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，上層領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)其重要性，與基層員工共同探討并完善管理體制，提高管理質(zhì)量與水平，優(yōu)化人事檔案管理流程，完善檔案管理各項(xiàng)工作，檔案管理工作者需要加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，提升職業(yè)素養(yǎng)與專(zhuān)業(yè)水平，遵循相關(guān)管理制度的要求，開(kāi)展有效的人事檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)有效利用人力資源，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造條件，不斷提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

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