淺談事業(yè)單位檔案管理開展創(chuàng)新服務的措施

王忠

摘 要：檔案管理現(xiàn)如今作為事業(yè)單位的核心，對檔案的科學化管理，直接影響到事業(yè)單位運轉(zhuǎn)的高效性。隨著地勘行業(yè)市場不斷加深，涉及的范圍越來越廣，對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，開展創(chuàng)新服務是檔案工作急亟解決的問題。

關鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新服務;素質(zhì)

創(chuàng)新是一個國家與民族進步的靈魂，也是一個單位興旺發(fā)達的不竭動力。事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新服務，主要是為領導和檔案利用者服務過程中應用新思想和新技術改善和變革現(xiàn)有服務模式和服務項目，提高優(yōu)質(zhì)服務，擴大服務范圍，為領導和檔案利用者提供準確、及時、完整的信息。將個性化服務，作為事業(yè)單位檔案管理服務的切入點，利用館（室）之間的交流與合作，在新形勢下，提高檔案管理人員的素質(zhì)，探索各種創(chuàng)新服務。

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

事業(yè)單位檔案管理人員，大多數(shù)是沒有經(jīng)過檔案管理方面的培訓，缺乏檔案管理專業(yè)知識，學歷偏低，半路出家的占相當大的比例，而且年齡偏大，知識老化，技術單一，有的是顧關系的外行人被安排在檔案館（室），這對檔案管理創(chuàng)新服務存在著嚴重的影響。單位領導不重視，使高素質(zhì)復合型人才的業(yè)務人員難以留任，相當部分檔案管理人員只熟悉傳統(tǒng)檔案資料的處理和加工，面對現(xiàn)代化信息技術，卻束手無策，精通一門外語和計算機專業(yè)技術的管理人員更是鳳毛麟角，這種管理制度不能適應現(xiàn)在檔案管理發(fā)展的需要，只有增加以人為本，繼續(xù)創(chuàng)新的科學理念，才能開展檔案管理創(chuàng)新服務。

1.1 創(chuàng)新意識和檔案意識淡薄

創(chuàng)新意識就是推崇創(chuàng)新，追求新知，以新為榮的觀念和意識。創(chuàng)新個體只要有創(chuàng)新意識，才能敢于探索解決問題的新方法、新思路，才能敢于思考問題，進而提出創(chuàng)新見解。現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，使檔案的內(nèi)容、形態(tài)、利用方式和服務技術等方面都發(fā)生了深刻的變化，以電子計算機為核心的各種現(xiàn)代化為技術設備，通過準確的處理各種信息，提高辦公效率，為檔案的收集、存貯、使用，提供了有效的手段。如今事業(yè)單位檔案管理人員仍然是沿用老舊辦法，在收集信息和鑒別等，對檔案工作機制、管理、服務等方面缺乏創(chuàng)新服務;計算機的運用，使檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性，規(guī)格各異，不能互用，制約了檔案信息電子化的發(fā)展;單位領導由于檔案意識淡薄，對檔案的長遠 展缺乏資金投入;對檔案管理人員重視不夠，致使檔案管理人員知識老化，對紛繁復雜的檔案信息處理，不能做出迅速的鑒定，對有價值的檔案無法加工、開發(fā)，快傳輸，影響了檔案信息的充分利用。

1.2 缺乏創(chuàng)新技能

創(chuàng)新技能是反映創(chuàng)新主體行為技巧的能力，是在思維的指導下和約束下形成的，屬于創(chuàng)新活動的工作機制。由于歷史原因，檔案管理人員業(yè)務技能和基礎知識，參差不齊，案卷質(zhì)量不高，特別各類檔案的著錄細則相容性不強，檔案設備自動化工作沒有統(tǒng)一標準。由于機制、經(jīng)費、人員、設備的限制，服務工作存在著局限性，束縛了檔案管理人員的創(chuàng)新能力。

1.3 檔案專業(yè)人才匱乏年齡偏大

合格的檔案管理人員應具備一定的基礎知識和基本素質(zhì)，更要具備一定的業(yè)務能力，以保證檔案管理水平的提高。大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員都“轉(zhuǎn)業(yè)”過來的，在某些方面有專長，但是，在另一方面卻是外行。而且，年齡不是偏大就是偏小，很難適用新的技術變革。年青的檔案管理人員總是認為檔案工作沒有什么出息，職業(yè)道德淡薄，奉獻精神欠缺，使檔案管理隊伍極不穩(wěn)定，阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2 開展個性化的檔案服務

個性化服務就是按照檔案利用者的需求，提供特定服務。事業(yè)單位檔案管理人員的個性化服務對象，是單位的決策者和檔案的利用者。檔案管理人員通過科學的、快速的、準確的提供檔案信息，才能為檔案利用者提供高質(zhì)量的個性化服務。

2.1 通過現(xiàn)代化技術提供個性化服務

檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是社會的寶貴財富。隨著現(xiàn)代化社會的發(fā)展，檔案的信息數(shù)量，逐漸龐大，類型多，不規(guī)范，就需要檔案管理人員通過現(xiàn)代化技術與設備，迅速的、準確的處理各種信息，滿足檔案利用的需求。

2.2 為管理層提供及時、準確的檔案信息服務

事業(yè)單位管理層，對政策、法律、法規(guī)等非常的關注。因為，本單位的日常工作的記錄和內(nèi)容的工作文件，是法律部門調(diào)查取證的重要的法律文書，所以，檔案管理人員收集的各種信息，結(jié)合本單位的具體情況，為領導決策提供準確的、科學的信息服務。

2.3 為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務氛圍

事業(yè)單位的檔案館（室）環(huán)境參差不齊，環(huán)境的好壞，就能反映出單位領導重視的程度。一個舒適安靜的查閱環(huán)境，包括燈光、色彩、光色、冷暖等都要滿足檔案利用者的心理和生理的需要。從審美感出發(fā)營造一個安靜、典雅、寬松、舒適的整體環(huán)境，使檔案利用者能全方位的感受到環(huán)境與人的親和力，使檔案利用者有種賓至如歸的輕松感覺。同時，也提高了單位的整體形象。

3 為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務的措施

檔案管理工作要遵循集中統(tǒng)一管理檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。它是事業(yè)單位管理的重要組成部分，是單位管理儲備的一種形式和重要信息資源。優(yōu)質(zhì)的服務就是尋找創(chuàng)新服務的增長點，對具有保存價值的文字、圖表、軟盤、聲像等各種形式的文獻資料進行收集、開發(fā)、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等。為檔案利用者提供高水平、深層次的服務。

3.1 樹立服務意識

檔案管理工作是一項管理性、服務性、政治性很強的工作。它的價值就在于為領導決策提供依據(jù)，為單位工作執(zhí)行提供及時準確的服務，檔案管理人員要在思想上強化，“以人為本”的管理思想和服務理念，完善服務方法，提高服務質(zhì)量，既要堅持原則，又要主動、熱情、及時、準確、全面、周到地為檔案利用者提供服務。為此，才能提高檔案利用的滿意度和工作效率。

3.2 樹立愛崗敬業(yè)的事業(yè)心

合格的檔案管理人員，要樹立強烈的事業(yè)心和責任感，具備愛崗敬業(yè)，忠于職守，愿為檔案事業(yè)貢獻一切力量的無名英雄。對自己從事的工作有執(zhí)著追求，在遇到各種困難的時候，始終以旺盛的精力投入到工作之中。

3.3 遵守職業(yè)道德和法律意識

檔案工作面廣、量大、繁雜辛苦、專業(yè)性很強，如果粗心大意，出現(xiàn)差錯就給檔案工作帶來許多困難，所以，要精益求精，嚴謹無誤。更要依法管檔，依法用檔，維護檔案的完整與安全，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》，建立檔案管理各項規(guī)章制度并認真執(zhí)行。做好保密工作，確保不丟失，不泄密，不任意篡改和歪曲檔案的原貌，把維護檔案的真實性落到實處，做到有章可循，有法可依。

3.4 要具備各方面的協(xié)調(diào)能力和寫作能力

檔案工作是一項綜合性工作，沒有領導的重視和各部門的支持很難取得成績。檔案管理人員協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起。因此，協(xié)調(diào)能力尤為重要。同時要具備扎實的語言基礎和文字表達能力，只有具備較高的文字編寫和較強的文字概括能力，才能做好檔案工作。

3.5 加強培訓力度，掌握新技術

檔案管理人員要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，打破傳統(tǒng)條條框框的管理模式，掌握計算機現(xiàn)代化技術和新技能，從而更加迅速準確的完成檔案信息的收集、加工、傳遞處理、檢查貯存等過程，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，自動化，培訓和學習是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑。促進培訓的經(jīng)?；?、制度化，采取走出去，請進來，短期與長期培訓相結(jié)合的館際之間的交流活動方式，促進檔案管理水平的整體提高。

3.6 引入內(nèi)部競爭機制，提高檔案管理人員的待遇

事業(yè)單位要建立良好的績效考核制度，并與職位晉升，待遇提高等方面相結(jié)合。將考核的結(jié)果及時的反饋，進行充分的溝通，使檔案管理人員認識到自己的不足。同時，要獎罰分明，對于玩忽職守，造成重大損失的應給予黨紀、政紀、法紀的處分。對于優(yōu)秀的管理人員給予優(yōu)先晉職、晉級、進修學習的機會，做好“事業(yè)留人，感情留人，待遇留人”，確保檔案隊伍的穩(wěn)定，促進檔案隊伍年輕化，知識化，專業(yè)化。

綜上所述，檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，也是社會高速發(fā)展的必然結(jié)果。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是創(chuàng)新服務的必要條件，只有全面的提高業(yè)務能力，更新知識面，掌握現(xiàn)代化技術，才能促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻

[1]姜麗蓉，寧慶降.關于提高高校檔案管理人員素質(zhì)的幾點思考[J]。重慶電力高等專科學校學報，2009.（14）。

[2]高興.信息網(wǎng)絡化區(qū)域協(xié)同機關平臺建設中的探索[J]?，F(xiàn)代化的檔案管理，2013.（02）。

[3]關磊，劉海燕.談新時期檔案管理人員素質(zhì)的提高[J].理論觀察，2016.3

[4]惠升.著力培養(yǎng)大學生創(chuàng)新能力[J].榆林學院學報，2008.18（1）：90-93.

[5]徐靜澤，趙偉英.小議加強檔案工作規(guī)范化管理的幾點措施[J].民營科技，2010.（04）：81.

[6]陳麗鸚.檔案管理現(xiàn)代化建設問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2014.（1）：74.