電子化在事業(yè)單位人事檔案管理中的發(fā)展趨勢

趙智慧

摘 要：電子化是管理工作的新趨勢，電子化已經(jīng)逐漸深入到社會生活、工作的方方面面，對社會發(fā)展產(chǎn)生著重要影響。人事檔案管理作為事業(yè)單位的重點管理內(nèi)容，構(gòu)建電子化檔案數(shù)據(jù)庫，開展新型的管理模式，不僅有利于事業(yè)單位穩(wěn)定健康發(fā)展，還有利于提升檔案工作水平。在此基礎(chǔ)上，本文將重點分析事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀，探索管理工作的新途徑，進一步提升其工作效率。

關(guān)鍵詞：電子化;事業(yè)單位;人事檔案管理

事業(yè)單位的人事檔案中不僅包含員工的個人信息，還詳細記載了員工的績效狀況，是員工工作情況基本依據(jù)。根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀來看，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足單位發(fā)展的時代需求，所以部分單位開始嘗試電子化建設(shè)。因此，在未來的發(fā)展中，如何完善電子化檔案模式，如何突破傳統(tǒng)管理模式的限制，成為事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵。

1 當(dāng)前人事檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r分析

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)環(huán)境下，電子化檔案管理工作是發(fā)展趨勢，因為相對于傳統(tǒng)管理模式而言，電子化檔案管理容量大，保存、查詢更加方便，管理工作效率也比較高。在電子化管理模式下，無論是檔案信息采集工作，還是檔案查詢工作，都可以利用計算機直接完成，這樣不僅節(jié)約了整理檔案的時間，簡化了檔案管理的流程，還提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，對事業(yè)單位工作開展非常有利。同時，傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理內(nèi)容比較復(fù)雜，而且紙質(zhì)檔案保存也會占據(jù)空間，可謂是既耗時又費力。但是，電子化管理模式就完全顛覆了傳統(tǒng)檔案方式，可以充分彌補紙質(zhì)保存不便、查詢效率低等等不足，都是利用電子化平臺完成。由此可見，電子化檔案管理不僅可以緩解檔案工作人員的壓力，還能順應(yīng)時代發(fā)展需求，對改善檔案管理工作問題具有積極意義。

2 當(dāng)前人事檔案管理的不足點分析

首先：電子化建設(shè)尚未完善。電子化檔案管理有利于提升工作的精準(zhǔn)性和效率，還可以優(yōu)化檔案保存工作。但是，當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理電子化建設(shè)尚未得到完善，如：軟件功能不完善、硬件設(shè)施不健全等等，不利于電子化檔案管理工作的順利發(fā)展。同時，由于事業(yè)單位對電子化檔案建設(shè)工作的關(guān)注程度有限，忽視了電子化基礎(chǔ)設(shè)施、資金支持以及人才投資等問題，從而制約了檔案管理的電子化發(fā)展。其次：檔案管理人員的能力有限。人才是檔案管理工作電子化建設(shè)的基礎(chǔ)支撐，可以保障電子化檔案管理正常開展。但是當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部缺乏優(yōu)秀的電子化管理人才，大部分檔案管理人員都是老員工，從而導(dǎo)致電子化檔案管理工作開展呈現(xiàn)有心無力的狀態(tài)。由此看來，人才是電子化檔案建設(shè)不可或缺的一部分，也是推動電子化建設(shè)的關(guān)鍵因素。

3 事業(yè)單位人事檔案管理電子化建設(shè)途徑

3.1 健全電子化檔案管理系統(tǒng)

事業(yè)單位在不斷的發(fā)展中，應(yīng)該充分認(rèn)識電子化對人事檔案管理的價值，積極推動電子化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，才能為人事檔案管理奠定基礎(chǔ)。首先：基于事業(yè)單位內(nèi)部狀況，構(gòu)建集共通與個性為一體的電子化管理系統(tǒng)，既要設(shè)施檔案管理的共通功能，又要設(shè)置滿足單位個性化需求的功能，這樣才能增加電子檔案系統(tǒng)與人事檔案管理工作的契合度，構(gòu)建出先進的檔案管理系統(tǒng)。同時，在電子檔案管理建設(shè)中，不僅應(yīng)該注重系統(tǒng)的實用性，確保檔案管理人員能夠快速運用系統(tǒng)，還應(yīng)該強調(diào)人事檔案信息的保密性，確保員工個人的信息安全，這樣才是符合事業(yè)單位發(fā)展需求的電子化系統(tǒng)。

3.2 加強電子化檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，人事檔案所運用的管理工具也應(yīng)該不斷優(yōu)化升級，將一些陳舊古老設(shè)備進行淘汰，配置性價比高、符合檔案管理需求的工具，既要充分考慮資金問題，又要極大限度地滿足人事檔案管理需求，保障檔案管理工作質(zhì)量。另一方面，軟硬件設(shè)施是電子化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)條件，通過提升基礎(chǔ)設(shè)施的配置能力，才能為檔案管理奠定環(huán)境基礎(chǔ)。例如，對于事業(yè)單位而言，可以推動電子化軟件更新，建立優(yōu)質(zhì)的電子化網(wǎng)絡(luò)信息，強化管理人員電子化技能。此外，為了保障電子化檔案管理的工作質(zhì)量，還可以將檔案管理工作明確化、分層化，通過這樣的方式，可以規(guī)范管理工作的行為，提升事業(yè)單位的檔案管理能力。

3.3 培養(yǎng)檔案管理者的電子化建設(shè)能力

專業(yè)的人力資源是電子化檔案管理建設(shè)的基礎(chǔ)力量，也是開展電子化檔案管理需要重點關(guān)注的問題。由于當(dāng)前電子化檔案管理人員緊缺，部分老員工電子化專業(yè)知識欠缺，所以影響了電子化建設(shè)工作的開展。因此，事業(yè)單位可以基于員工的基礎(chǔ)能力狀況，聘請專業(yè)講師進行電子化管理技能的培訓(xùn)工作，鼓勵內(nèi)部員工積極參與，這樣可以提升檔案管理人員電子化管理技能。除此之外，事業(yè)單位還可以積極開展電子化技術(shù)人才招聘工作，打造專業(yè)管理隊伍，激發(fā)檔案管理部門的新鮮動力，活躍管理部門的工作氛圍，從而提升電子化檔案管理水平。例如，事業(yè)單位可以與高校簽訂人才合同，與優(yōu)秀的電子化畢業(yè)生簽訂就業(yè)合同，積極開展人才儲備和培訓(xùn)工作。

4 結(jié)束語

總而言之，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的進程中，事業(yè)單位搶占先機做好電子化檔案管理建設(shè)工作非常重要。根據(jù)分析電子化檔案管理的重要性，基于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀制定了電子化建設(shè)途徑，如：完善電子化檔案管理系統(tǒng)、加強電子化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及提升檔案管理人員的電子化建設(shè)能力等等，可以從多方面推動電子化檔案管理建設(shè)工作，為事業(yè)單位發(fā)展提供保障。

參考文獻

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