淺談醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策

丁嘉穎

摘 要：醫(yī)院的工作比較復(fù)雜，為處理好各項工作，就需要加強(qiáng)醫(yī)院辦公室文書和文書檔案管理工作。醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理事項較多，與醫(yī)院的發(fā)展密切相關(guān)，因此，需結(jié)合醫(yī)院的實際情況開展辦公室文書與文書檔案管理，積極解決現(xiàn)階段存在的問題，制定有效的改進(jìn)對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;辦公室文書;文書檔案管理;缺陷;對策

醫(yī)院在不斷發(fā)展的過程中，其工作日益復(fù)雜，人們對于醫(yī)院的服務(wù)要求越來越高，這就需要加強(qiáng)辦公室文書和文書檔案管理。辦公室文書工作隸屬于醫(yī)院內(nèi)部管理工作范疇，文書檔案包含醫(yī)院的各項信息，加強(qiáng)辦公室文書與文書檔案管理可以保證檔案信息完整、真實，具有可參考價值。為促進(jìn)醫(yī)院實現(xiàn)更好的發(fā)展，就要改進(jìn)辦公室文書和文書檔案中存在的問題，為醫(yī)院的發(fā)展提供全套資料，提高醫(yī)院的運(yùn)營水平。

1 醫(yī)院辦公室文書和文書檔案管理工作的特點(diǎn)

文書檔案主要是記錄醫(yī)院運(yùn)營過程中發(fā)生的一系列過程和事情，包括物品的保存和重要的檔案。要加強(qiáng)對各項信息、資料的存儲，根據(jù)資料的類型實現(xiàn)分類歸檔和存儲。對信息進(jìn)行有效的采集和管理，形成目錄，方可實現(xiàn)科學(xué)有效的儲存。文書檔案包含的信息眾多，這是由于醫(yī)院自身的性質(zhì)決定的。醫(yī)院的部門眾多，工作復(fù)雜，由此就會產(chǎn)生大量的信息，需要將這些信息進(jìn)行采集，歸納，形成類型多樣的檔案。在文書檔案中，常見的類型有科技檔案、行政檔案、財務(wù)檔案等。檔案載體也不限于紙質(zhì)文件，還有圖片、視頻、音頻等多種形式。

2 醫(yī)院辦公室文書和文書檔案管理工作存在的不足

1）管理體制不夠完善。許多醫(yī)院缺乏完善的文書檔案工作體制，這就使得許多工作不能規(guī)范進(jìn)行操作，缺乏完善的依據(jù)。各類文書資料的管理本身就需要耗費(fèi)許多時間，其內(nèi)容大多比較專業(yè)，這就需要加強(qiáng)對文書資料的采集、歸納和分類。因此，實現(xiàn)上述環(huán)節(jié)的關(guān)鍵之處就在于建立完善的體制，設(shè)置相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，使文書資料得到順利采納和正確分類。

2）不重視檔案管理。許多醫(yī)院人員將注意力放在提高自身業(yè)務(wù)能力上，對檔案管理工作比較忽視。目前，各大醫(yī)院面臨的競爭日益激烈，文書檔案管理工作就會被擱置在相對不重要的位置上。這樣就會導(dǎo)致文書檔案的內(nèi)容缺乏一定的技術(shù)性，雖然內(nèi)容眾多，但實用性不強(qiáng)，可利用價值較低，不能協(xié)助醫(yī)院做出正確的決策。在長期得不到重視的情況下，檔案資料會有丟失、保管混亂的問題。醫(yī)院文書資料管理的職責(zé)不夠明確，管理不到位，許多文書資料和病歷資料混合，影響醫(yī)院檔案管理整體水平。

3）管理人員素質(zhì)有待提升。從事辦公室文書和文書檔案管理的人員大部分并不是科班出身，而且多數(shù)是以兼職開展管理。這些人員缺乏專業(yè)的文書管理知識和經(jīng)驗，在進(jìn)行文書資料管理時不一定能保證檔案嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)得到管理與使用。

3 辦公室文書與文書檔案管理的改進(jìn)對策

1）完善辦公室文書檔案管理制度。為提高醫(yī)院辦公室文書檔案管理水平，就要保證管理工作規(guī)范操作，制定嚴(yán)格的管理制度，優(yōu)化檔案管理流程。進(jìn)行檔案錄入時，要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行操作;保證醫(yī)療檔案的專業(yè)性和實效性，避免出現(xiàn)問題。進(jìn)行檔案收集和整理時，需制定與檔案資料相關(guān)的審核制度，保證檔案資料內(nèi)容的專業(yè)性和真實性，提高檔案內(nèi)容的參考價值。進(jìn)行答案借閱時，必須要辦理手續(xù)，遵循檔案借閱的各項要求，借閱完畢后要及時歸還，使檔案更加安全可靠。

2）充分重視辦公室文書檔案管理。要充分重視辦公室文書檔案管理工作，這樣才能將各種重要的資料進(jìn)行有效的保管和利用，有利于實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視文書檔案管理工作，加大投入力度，完善相關(guān)配套設(shè)施。將陳舊的設(shè)備替換掉，購置新的設(shè)備，使檔案管理工作與時俱進(jìn)，保障檔案資料的安全。領(lǐng)導(dǎo)要組織相關(guān)人員參與到各種學(xué)習(xí)之中，學(xué)習(xí)檔案管理的知識，提高辦公室文書檔案管理的意識，提高員工工作的積極性。引進(jìn)優(yōu)秀的資源，除了要保證有專職人員負(fù)責(zé)這項工作之外，還要采用現(xiàn)代化管理措施和先進(jìn)的技術(shù)開展檔案管理，使檔案的利用率得到有效提升。采用電子設(shè)備對文書檔案進(jìn)行處理，使其形式更加豐富。為避免檔案遭到泄露和丟失，需提高安全管理意識，優(yōu)化檔案管理的環(huán)境。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管時，需要保證儲存環(huán)境的濕度和溫度符合要求，減少外界因素對資料造成的損壞，使珍貴的資料得到妥善保管。加強(qiáng)對文書檔案設(shè)施的維護(hù)與保養(yǎng)，檔案庫房要有良好的防潮效果，避免檔案發(fā)霉變質(zhì)。

3）提高文書檔案管理技術(shù)水平。為促進(jìn)醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作得到進(jìn)一步發(fā)展，先進(jìn)的技術(shù)不可或缺。新的時代，信息技術(shù)得到飛速發(fā)展，辦公室文書檔案工作也要實現(xiàn)信息化建設(shè)，采取信息化管理手段。對于不同載體的檔案資料要采取不同的方法，實現(xiàn)檔案高效、規(guī)范管理。隨著信息技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，醫(yī)院檔案開始逐步邁向無紙化方向。信息技術(shù)能夠解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的問題，不僅可以減少檔案被損毀的可能性，還可以提高檔案管理效率，實現(xiàn)對檔案的高效分類管理。在信息技術(shù)的支持下，各項數(shù)據(jù)可以在第一時間內(nèi)得到采集，實現(xiàn)準(zhǔn)確的分類和存儲，這樣可以保證信息的時效性。相關(guān)人員可根據(jù)需求進(jìn)行查閱，非常方便。

要構(gòu)建先進(jìn)的檔案管理信息化系統(tǒng)，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)以保證所有檔案在這一平臺上得到存儲，實現(xiàn)資源共享。相關(guān)人員在查閱資料時，可突破時間和空間得出閑置，只需借助網(wǎng)絡(luò)即可實現(xiàn)對資料的查找。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查找不僅麻煩，而且不容易查找，降低工作效率，顯而易見，在信息技術(shù)的支持下，檔案的查找將會變得更加方便快捷。檔案可以以電子存儲在系統(tǒng)之中，一改傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易損毀的問題，有效保證檔案資料的安全。

在進(jìn)行文書檔案管理信息化建設(shè)的過程中，檔案的形式主要是以紙質(zhì)檔案和電子檔案為主，這是由于醫(yī)院比較特殊，許多資料依然需要以紙質(zhì)為載體，因此，在開展檔案管理時，除了要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)之外，相關(guān)人員的素質(zhì)也要不斷提升，為珍貴的醫(yī)療檔案提供良好的環(huán)境。

4）提高管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院文書檔案管理工作具有一定的特殊性，需要專業(yè)的人才負(fù)責(zé)這一工作，提高醫(yī)院文書檔案管理水平，保證各項檔案的安全。在完善相應(yīng)的設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)后，還要轉(zhuǎn)變思想觀念，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠具備專業(yè)的檔案管理知識和豐富的經(jīng)驗，使文書檔案管理工作與時俱進(jìn)。要提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，實際能夠?qū)ξ臅鴻n案管理工作充滿責(zé)任感，能夠嚴(yán)格按照相應(yīng)的要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，使各項檔案工作高效完成。醫(yī)院要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，除了要使其掌握專業(yè)的知識之外，還要了解相應(yīng)的注意事項，掌握多種多樣的管理方法。要提高檔案管理人員的入選門檻，保證相關(guān)人員的學(xué)歷和專業(yè)符合要求，從源頭上把控檔案管理人員的素質(zhì)。文書檔案管理人員要掌握先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，能夠熟練使用多種現(xiàn)代信息工具，為文書檔案管理奠定堅實的基礎(chǔ)。管理人員要有良好的信息獲取能力，可以熟練將檔案提供給相關(guān)人員，提高工作效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院辦公室文書和文書檔案管理工作十分復(fù)雜，需要領(lǐng)導(dǎo)予以高度重視，加強(qiáng)對先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能保證文書檔案資料為醫(yī)院的相關(guān)決策提供有效的參考，保證醫(yī)院各項工作順利進(jìn)行，推動醫(yī)院全面發(fā)展。

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