對檔案管理工作的幾點(diǎn)思考及對策

任建鵬

摘 要：檔案是指人們在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，新時(shí)代背景下的檔案管理工作重要性不言而喻，檔案管理工作過程中，重視優(yōu)化檔案管理工作理念，提升檔案管理工作人員素養(yǎng)，從意識上和實(shí)踐上為檔案管理工作注入活力，提升檔案管理工作的基礎(chǔ)質(zhì)量，發(fā)揮檔案這一原始記錄的真正價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理理念;思考

檔案是每個(gè)組織對過往活動(dòng)和歷史的精準(zhǔn)、完整記錄，是一種重要的信息載體，檔案能夠通過文字、圖片和視頻等再現(xiàn)某些歷史場景，讓信息需求者了解過去，展望未來。新時(shí)代的檔案管理工作要狠抓，重視這一有價(jià)值的資源。本文的研究從個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)著手，提出幾點(diǎn)與檔案管理工作相關(guān)的思考和對策，供同行人士們參考。

1 檔案管理工作的重要性

1.1 作為考察依據(jù)的作用

企業(yè)單位也好，事業(yè)單位也罷，檔案管理都是過往大大小小事項(xiàng)的真實(shí)記錄，檔案管理工作的有效性對于本單位發(fā)展有關(guān)鍵作用，影響著各個(gè)部門的工作效率。正如前文中所言，檔案本質(zhì)上是歷史的鑒證，這是它區(qū)別于其他文件的本質(zhì)特征，因檔案的特殊性和檔案形成方式的特殊性，檔案中包含的信息更加客觀，更有信服力。

1.2 作為參考的作用

檔案本質(zhì)上是屬于機(jī)密性質(zhì)的紙質(zhì)文件或電子文件，新時(shí)代背景下，與時(shí)俱進(jìn)，重視檔案管理，能夠?yàn)楣ぷ鏖_展提供信息儲備，為本單位長遠(yuǎn)的發(fā)展發(fā)揮關(guān)鍵作用。檔案是可靠度極強(qiáng)的參考資料，對于現(xiàn)階段或未來工作的開展能夠起到參考作用，是工作有序開展的基礎(chǔ)。

2 檔案管理工作的幾點(diǎn)對策分析

2.1 更新檔案管理理念

檔案是一個(gè)部門重要且珍貴的財(cái)富，及時(shí)更新檔案管理理念能夠適應(yīng)飛速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，提升檔案管理質(zhì)量。鑒于檔案管理中存在的種種不足，要先從理念方面著手，汲取傳統(tǒng)檔案管理工作之優(yōu)點(diǎn)，融入新的檔案管理理念，在新老結(jié)合中創(chuàng)建與本單位相適應(yīng)的檔案管理模式，檔案管理本身就是冗雜又繁瑣的工作，單位的領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理工作人員要保持積極向上的理念，為檔案管理工作貢獻(xiàn)個(gè)人的力量。

2.2 加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)

社會(huì)發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步也為檔案管理工作提供了新的可能，但由于很多檔案管理人員思維上的限制，過往工作經(jīng)驗(yàn)的影響，他們并沒有提升檔案管理現(xiàn)代化水平。縱然企業(yè)給檔案管理部門提供了現(xiàn)代化的設(shè)備，管理人員也沒有真正將其應(yīng)用到新式的檔案管理工作體系里?；诖?，做好檔案現(xiàn)代化建設(shè)要從設(shè)備上，從體系上著手，在檔案管理工作中貫徹落實(shí)，實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式。工作實(shí)踐中，借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)能夠優(yōu)化檔案開發(fā)和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)影響著實(shí)際工作效率，在環(huán)境不斷優(yōu)化，檔案的價(jià)值越來越高的大背景下，檔案管理人員素質(zhì)的提升也是必然。面對自動(dòng)化、高技術(shù)含量的檔案管理工作，相關(guān)負(fù)責(zé)人也要熟練操作，掌握必要技能。提升這類員工的綜合素養(yǎng)主要有兩種途徑，第一，直接從員工招募環(huán)節(jié)加以把控，從源頭上控制質(zhì)量，選擇大學(xué)階段學(xué)過相關(guān)課程的學(xué)生，在崗前加強(qiáng)培訓(xùn)力度，強(qiáng)化員工們對檔案的正確認(rèn)知，為檔案管理部門注入新鮮有活力的血液，第二，針對老員工進(jìn)行的人員能力培訓(xùn)工作，通過定期、按批開展工作，能夠改善員工們的思想觀念，提升其在新形勢下利用信息設(shè)備進(jìn)行檔案管理工作的能力，保證其工作效率。最重要和不容忽視的一點(diǎn)是，檔案關(guān)乎一個(gè)單位的高級機(jī)密，員工們要有責(zé)任感、歸屬感和職業(yè)操守，堅(jiān)決杜絕泄密現(xiàn)象出現(xiàn)，才能發(fā)揮檔案的正面價(jià)值。

2.4 創(chuàng)新的檔案管理思路和模式

檔案管理主要工作就是整理檔案，這是一項(xiàng)比較枯燥乏味的工作，員工們在漫長又單一的工作中很容易喪失工作的積極性。誠然，檔案管理工作是直接為整個(gè)單位服務(wù)的，檔案管理思路和模式的創(chuàng)新和優(yōu)化能夠調(diào)整檔案工作原先的不足，積極借鑒其他企業(yè)優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，融入到本單位的實(shí)際情況中，將檔案管理的作用最大化。伴隨著市場化進(jìn)程的發(fā)展，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主要載體的檔案管理模式既耗時(shí)又耗力，是對人力、物力和財(cái)力資源的浪費(fèi)，優(yōu)化檔案管理模式，能夠推動(dòng)檔案管理和信息時(shí)代相適應(yīng)。新時(shí)代背景下的檔案管理，要有針對性的創(chuàng)新檔案管理模式：第一，從檔案管理程序的優(yōu)化著手，盡可能用電子檔案完善原先的檔案材料，將紙質(zhì)檔案通過掃描、傳真或照片的方式將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，防止紙質(zhì)檔案的損壞或丟失。優(yōu)化檔案管理模式，不是單純僅依靠紙質(zhì)檔案或只依靠電子檔案，而是借助混合檔案管理模式，提升檔案管理的效率和安全性，簡化檔案管理模式的難度。

2.5 實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

信息化的檔案管理模式在現(xiàn)階段的檔案管理工作中扮演著重要角色，科技的發(fā)展進(jìn)步使得檔案管理工作也要走向信息化的趨勢。為順利實(shí)現(xiàn)檔案管理傳統(tǒng)到現(xiàn)代的跨步，第一，要引進(jìn)并不斷強(qiáng)化檔案管理的硬件設(shè)施，在管理實(shí)踐中引入一些信息設(shè)備，通過資金投入，精力投入，使得管理工作能夠在完全電子化的情況下順利完成。第二，電子設(shè)備并非萬能的，檔案管理部門要通過備份或永久存儲設(shè)備將關(guān)鍵信息、易損信息保存其中，例如，電子化檔案貯藏柜，增設(shè)不聯(lián)網(wǎng)的半永久檔案管理存儲硬件柜等等。第三，重視檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)共享，為內(nèi)部的信息需求者提供便利和支撐，不斷提高單位的檔案管理的工作效率。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)又關(guān)鍵的工作，對于各部門經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、未來發(fā)展都有關(guān)鍵意義。新形勢下，檔案管理工作的開展意義非凡，管理者們要明確個(gè)人肩負(fù)的重任，提升個(gè)人綜合素養(yǎng)，及時(shí)更新檔案管理的理念，優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量，同時(shí)促進(jìn)檔案管理質(zhì)量提升。新時(shí)期的檔案管理工作中還要結(jié)合各種新型的檔案管理技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，以保證檔案管理工作的先進(jìn)性，為檔案信息需求者更好的服務(wù)。

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