政府單位檔案管理面臨的困局及破解對(duì)策

梁文佳

[摘 要]檔案管理可以說(shuō)是政府單位運(yùn)行的基礎(chǔ)，也是穩(wěn)步向前的保障，在某種程度上，政府單位的檔案管理可以影響政府單位的發(fā)展速度以及發(fā)展程度。所以文章將探討政府單位運(yùn)行中的檔案管理可能遇到的困境以及一些相對(duì)應(yīng)的解決辦法。

[關(guān)鍵詞]政府單位 檔案管理 困局 破解對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271；D630.1 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

一、政府單位檔案管理在當(dāng)前面臨的困境

（一）對(duì)檔案管理的重視程度不高

檔案管理是對(duì)政府單位內(nèi)一切文字類文件以及一些數(shù)據(jù)類信息進(jìn)行管理，但是政府單位對(duì)檔案管理的重視程度并不是很高，認(rèn)為“檔案管理而已，隨便搞一搞就好了”，殊不知這種想法是不正確的，忽視了檔案管理對(duì)于單位發(fā)展的作用。在這種想法的誤導(dǎo)下，一些政府單位也出現(xiàn)了一系列不重視檔案管理工作的表現(xiàn)，例如：工作思想守舊，跟不上時(shí)代的潮流也不進(jìn)行創(chuàng)新，運(yùn)用老一套的工作理論與工作制度進(jìn)行管理，工作效率低下；排斥科學(xué)技術(shù)的融入，在檔案管理工作部門仍舊使用人工管理檔案的方式，缺少計(jì)算機(jī)程序的輔助；資金投入比例的縮減，政府單位劃分給檔案管理工作部門的資金不足以支持各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施大多有缺陷，檔案檢索的工具也是非常落后的[1]；政府單位在聘請(qǐng)工作人員方面的重視程度也不高，例如：聘請(qǐng)非專業(yè)的檔案管理人員去完成專業(yè)度要求很高的工作，工作人員的薪資待遇也有待提高。這些只是政府單位不重視檔案管理工作的一部分體現(xiàn)，但從這些方面可以看出政府單位對(duì)于檔案管理工作部門的態(tài)度。

（二）檔案管理與科學(xué)技術(shù)的融合度不高

當(dāng)前我國(guó)處于科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)代，很多行業(yè)都在使用計(jì)算機(jī)程序以及一些計(jì)算機(jī)軟件來(lái)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的管理，但是我國(guó)政府單位的檔案管理與科學(xué)技術(shù)的融合度并不高。例如：科學(xué)技術(shù)處理信息的手段在基層地區(qū)并沒(méi)有得到充分運(yùn)用。檔案管理的很多方面，比如分類、錄入、管理等都還處于人工進(jìn)行的階段，科學(xué)技術(shù)在檔案管理方面沒(méi)有什么體現(xiàn)，面對(duì)龐大的檔案管理內(nèi)容，人工管理方式對(duì)政府單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有很大的阻礙。

（三）檔案管理部門沒(méi)有明確的制度約束

上文提到了政府單位在檔案管理方面給予的重視程度不夠的問(wèn)題，重視程度不夠也體現(xiàn)在一些制度的缺失方面。很多政府單位的檔案管理部門都沒(méi)有完善的監(jiān)督體制，例如：在檔案管理部門的工作人員并不明確遵守規(guī)章制度，工作也只是應(yīng)付差事，準(zhǔn)時(shí)上下班但是在有效的工作時(shí)間內(nèi)完成的工作量卻是少之又少。另外，檔案管理部門的一些工作人員知法犯法，鉆制度的空子，在違反規(guī)定的邊緣活動(dòng)，例如：對(duì)于制度內(nèi)規(guī)定的工作內(nèi)容：定期檢查檔案文件、確保質(zhì)量以及檔案資料的安全，有些工作人員并沒(méi)有重視，并不能保質(zhì)保量地完成工作內(nèi)容。所以說(shuō)，在政府單位檔案管理部門監(jiān)督體制的缺失也是工作過(guò)程中經(jīng)常遇到的困境之一[2]。

（四）檔案管理人員工作效率低下

政府單位的檔案管理工作具體包含以下幾個(gè)方面：?jiǎn)挝粌?nèi)各種制度、法律的整理，負(fù)責(zé)保管單位內(nèi)各種文檔類文件；按期完成業(yè)務(wù)、文書、設(shè)備、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物檔案材料的收集、整理和立卷歸檔工作，并對(duì)各室業(yè)務(wù)檔案材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)；定時(shí)檢驗(yàn)檔案資料，保證檔案的質(zhì)量；收集、整理、保管與本所檔案有關(guān)的資料，提供具有參考價(jià)值的文獻(xiàn)；做好檔案的管理保管工作，防止泄密和丟失損毀檔案事件的發(fā)生；對(duì)檔案進(jìn)行編制，方便檢索查找等；開展檔案編研，將檔案分級(jí)歸類；負(fù)責(zé)填報(bào)和編寫政府單位有關(guān)檔案工作的統(tǒng)計(jì)和調(diào)查資料；處理檔案的鑒定、銷毀和移交工作等。檔案管理人員的工作量大，且工作程序繁瑣，很多政府單位的檔案管理都是人工進(jìn)行，這在一定程度上就會(huì)導(dǎo)致檔案管理進(jìn)程緩慢，工作效率低下，雖然消耗了政府單位的人力、物力、財(cái)力，卻沒(méi)有很大的成效。另外，檔案管理人員在長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行檔案管理的工作后會(huì)產(chǎn)生懈怠心理，對(duì)工作產(chǎn)生抵觸情緒，認(rèn)為即使做了也沒(méi)有什么明顯的效果，就會(huì)出現(xiàn)應(yīng)付心態(tài)，不利于檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[3]。

二、針對(duì)政府單位檔案管理過(guò)程中遇到的困境的解決措施

上文簡(jiǎn)單列舉了一些政府單位檔案管理工作中會(huì)遇到的一些問(wèn)題，接下來(lái)就給出一些解決措施。

（一）重視檔案管理工作

第一，政府單位要做的就是思想上的轉(zhuǎn)變，糾正對(duì)于檔案管理的觀念，認(rèn)清檔案管理工作對(duì)于單位發(fā)展的重要性以及促進(jìn)作用，明確檔案管理在政府單位發(fā)展過(guò)程中的地位。第二，要根據(jù)實(shí)際情況做出相應(yīng)的改革，引入一些新穎的管理方式，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念；第三，加大對(duì)檔案管理工作部門的資金投入力度，并且建立資金使用監(jiān)督制度，管理好每一筆資金流向，讓資金真正用于檔案管理工作部門的實(shí)際需要；第四，完備基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理部門配備先進(jìn)的管理器材等；第五，定期對(duì)檔案管理工作部門人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)可以包括培訓(xùn)員工對(duì)于管理制度的認(rèn)知、明確規(guī)定的工作內(nèi)容等。

（二）采用科學(xué)技術(shù)與人工整理相結(jié)合的檔案管理方式

當(dāng)前社會(huì)中科學(xué)技術(shù)處于飛速發(fā)展的階段，很多行業(yè)都將信息數(shù)據(jù)處理方式納入管理體系中，檔案管理也應(yīng)該跟上時(shí)代的潮流，使用便捷的信息管理方式，利用計(jì)算機(jī)程序去進(jìn)行檔案管理。利用科學(xué)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理還具有很多的益處，例如：可以方便快捷的錄入信息，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，也設(shè)置有簡(jiǎn)單操作的檢索工具，在很大程度上節(jié)省人力、物力、財(cái)力，鼓舞員工的工作熱情，提高工作效率，也可以對(duì)檔案資料進(jìn)行雙重安全保證?？偠灾?，利用計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行檔案管理工作是一舉多得的，但是這并不是要求完全拋棄人工檔案管理的方式，而是將檔案管理的主要媒介轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)程序管理為主，人工管理為輔，兩者相結(jié)合去進(jìn)行工作。例如：在檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)程序能夠很好地把信息進(jìn)行分類管理，也能夠快速查找到相應(yīng)的內(nèi)容，但是不能替代人工進(jìn)行實(shí)體類資料的整理。線上信息快速檢索，查找便利，但實(shí)體信息卻是一團(tuán)糟的現(xiàn)象不值得提倡，所以說(shuō)，計(jì)算機(jī)程序要與人工管理相結(jié)合，兩者相輔相成，共同進(jìn)行管理。

（三）建立健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加大管理力度

既要讓檔案管理工作公開透明，也要加大對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督力度。政府單位要為檔案管理工作部門制定一套與實(shí)際相符合的管理制度，將每個(gè)工作人員都納入管理體制內(nèi)，例如：可以實(shí)行舉報(bào)監(jiān)督制度，讓員工之間互相監(jiān)督，鼓勵(lì)員工舉報(bào)檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題的人員或者出現(xiàn)的具體問(wèn)題，監(jiān)督人員在核實(shí)舉報(bào)事件真?zhèn)魏蠼o予相應(yīng)的獎(jiǎng)懲。政府單位要定期為檔案管理人員開展一些以“單位事業(yè)為主，單位利益為先，盡全力做好本職工作”為宗旨的思想教育講座，潛移默化地對(duì)員工的思想進(jìn)行熏陶，讓員工樹立起符合政府單位價(jià)值觀的工作理念，從思想上糾正員工的工作觀念。

三、結(jié)語(yǔ)

政府單位在檔案管理方面難免會(huì)遇到一些困境，這就需要其不斷地去創(chuàng)新探索，解決問(wèn)題，而不是逃避問(wèn)題。文章簡(jiǎn)要分析了一些政府單位在檔案管理方面可能會(huì)存在的問(wèn)題，也給出了一些相應(yīng)的解決措施，但是這只是政府單位檔案管理工作中遇到的一部分，檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展仍需要管理人員不斷去探索。

參考文獻(xiàn)：

[1]高金文，政府單位檔案管理面臨的困局及破解對(duì)策研究[J].圖書情報(bào)與檔案管理，2016（7）：64.

[2]張海燕.機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中外企業(yè)家，2017 （6）：238.

[3]馬金鵬.檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析——昆明市市級(jí)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作實(shí)踐[J].云南檔案，2018（12）：53- 55.