加強(qiáng)科室協(xié)同的建議探析

王海法 張秋倫

摘 要：在實(shí)際工作中，各公司會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際，定期或不定期進(jìn)行組織架構(gòu)調(diào)整，如果新成立的職能部門與業(yè)務(wù)部門崗位職責(zé)不明確，有互相交叉現(xiàn)象，工作分工不清晰，科室協(xié)同工作不流暢。某公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，重新組合成立一個(gè)新公司，部門設(shè)置有綜合管理部、財(cái)務(wù)部、技術(shù) 部、生產(chǎn)物資部、安全質(zhì)量部，各部門職責(zé)不清晰，業(yè)務(wù)開展不流暢，需要重新調(diào)整并建立系統(tǒng)性的方案，確保新公司高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

關(guān)鍵詞：科室協(xié)同;建議;管理提升

中圖分類號(hào)：F24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.30.032

1 職能部門

1.1 綜合管理部

新組建的綜合管理部，職責(zé)涵蓋行政管理、物資招標(biāo)、工時(shí)核算、薪酬核算、人力資源管理等。

業(yè)務(wù)交叉部門：生產(chǎn)物資部、質(zhì)保部。

業(yè)務(wù)交叉主要事項(xiàng)：物資采購計(jì)劃接收、招標(biāo)、供應(yīng)商評(píng)價(jià)。

1.2 財(cái)務(wù)部

新組建的財(cái)務(wù)部，業(yè)務(wù)涵蓋財(cái)務(wù)規(guī)章制度的執(zhí)行、日常財(cái)務(wù)工作、監(jiān)督廢舊物資處置等。

業(yè)務(wù)交叉部門：綜合管理部、生產(chǎn)物資部。

業(yè)務(wù)交叉主要事項(xiàng)：廢舊物資出售、產(chǎn)品分類。

2 業(yè)務(wù)部門

2.1 技術(shù)部

新組建的技術(shù)部，業(yè)務(wù)涵蓋技術(shù)管理體系建設(shè)、科技成果及專利的申報(bào)和管理、技術(shù)委外和技術(shù)檔案管理、技術(shù)改造和設(shè)備設(shè)施管理、工時(shí)定額核定、人力資源開發(fā)、供方管理等。

業(yè)務(wù)交叉部門：生產(chǎn)物資部、質(zhì)保部。

業(yè)務(wù)交叉主要事項(xiàng)：生產(chǎn)圖紙準(zhǔn)備、供方評(píng)價(jià)。

2.2 生產(chǎn)物資部

新組建的生產(chǎn)物資部，業(yè)務(wù)涵蓋生產(chǎn)計(jì)劃的編制、下達(dá)、推進(jìn)及按期達(dá)成、庫存物資的管控、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品的轉(zhuǎn)運(yùn)、相關(guān)票據(jù)的驗(yàn)收、基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備設(shè)施管理實(shí)施，環(huán)境/職業(yè)健康安全、能源管理實(shí)施、物資采購計(jì)劃的編制、實(shí)施、驗(yàn)收、入庫、供方管理等。

業(yè)務(wù)交叉部門：技術(shù)部、質(zhì)保部。

業(yè)務(wù)交叉主要事項(xiàng)：新產(chǎn)品成本核算、供方評(píng)價(jià)。

2.3 質(zhì)保部

新組建的質(zhì)保部，業(yè)務(wù)涵蓋質(zhì)量管理體系、計(jì)量管理體系的實(shí)施、采購品進(jìn)廠檢驗(yàn)、內(nèi)部質(zhì)量過程控制、出廠檢驗(yàn)、內(nèi)部質(zhì)量控制、工藝紀(jì)律監(jiān)督、供方管理等。

業(yè)務(wù)交叉部門：技術(shù)部、生產(chǎn)物資部、綜合部。

業(yè)務(wù)交叉主要事項(xiàng)：檢查技術(shù)、產(chǎn)品檢驗(yàn)、供方評(píng)價(jià)。

3 主要問題原因分析

（1）科室職責(zé)不明確。新成立的科室，崗位職責(zé)沒有及時(shí)修訂，形成新科室老業(yè)務(wù)觀念，即“新瓶裝陳酒”，業(yè)務(wù)分工跟不上科室變化。

（2）科室協(xié)同不流暢。原組織架構(gòu)業(yè)務(wù)分工相對(duì)明確，員工習(xí)慣原科室分工，跨科室工作協(xié)調(diào)機(jī)制沒有形成。

4 工作開展情況及建議

4.1 工作開展情況

4.1.1 明確科室職責(zé)

各科室根據(jù)現(xiàn)有業(yè)務(wù)，修訂科室崗位職責(zé)，總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過后，將本科室崗位職責(zé)分解落實(shí)到全科室員工，不留死角?？剖覇T工崗位職責(zé)內(nèi)部討論后報(bào)綜合部備案，由綜合部在員工績效考核表中進(jìn)行分解，達(dá)到“自上而下，再自下而上”，通過考核督促員工落實(shí)到位，取得了工作良性開展。

4.1.2 構(gòu)建科室協(xié)同機(jī)制

綜合管理部牽頭，向各科室征集科室溝通協(xié)作事項(xiàng)，明確發(fā)起科室、發(fā)起人、發(fā)起事項(xiàng)、希望達(dá)到的目標(biāo)、接收科室和接收人員，共征集需要協(xié)調(diào)事項(xiàng)18項(xiàng)。綜合管理部組織涉及科室組織召開溝通會(huì)，對(duì)征集事項(xiàng)進(jìn)行逐項(xiàng)討論，當(dāng)場解決12項(xiàng)，并討論業(yè)務(wù)流程，固化業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)順序，對(duì)不能解決的事項(xiàng)6項(xiàng)明確負(fù)責(zé)人和進(jìn)度。

4.2 建議

科室崗位職責(zé)的制訂，允許各部門根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行修改。

5 管理提升工作亮點(diǎn)

通過以上實(shí)際操作，我們重點(diǎn)以建章立制為出發(fā)點(diǎn)，以制度約束業(yè)務(wù)流程為原則。實(shí)行“一征兩討論一公開”決策方式，將科室崗位職責(zé)的制定、修改、執(zhí)行固定化，輔助推行“兩單一圖”工作方法，細(xì)化工作任務(wù)，明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)，初步達(dá)到科室協(xié)同工作，提高工作效率。

5.1 實(shí)行“一征兩討論一公開”決策方式

科室崗位職責(zé)的修訂，實(shí)行“一征兩討論一公開”決策方式?！耙徽鳌奔凑髑罂剖邑?fù)責(zé)人對(duì)本科室崗位職責(zé)的意見;“兩討論”即總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過，科室負(fù)責(zé)人召集科室員工進(jìn)行討論，通過討論制訂員工個(gè)人崗位職責(zé);“一公開”即科室將員工崗位職責(zé)進(jìn)行公開，接受全體員工的監(jiān)督。

5.2 推行“一單一公開一圖”工作方法

制訂科室崗位職責(zé)，基本理順了科室間業(yè)務(wù)分工，對(duì)跨科室的業(yè)務(wù)，推行“一單一公開一圖”工作方法?！耙粏巍奔础肮ぷ髀?lián)絡(luò)單”，由業(yè)務(wù)發(fā)起科室發(fā)起人填寫，“工作聯(lián)絡(luò)單”上明確發(fā)起事項(xiàng)、發(fā)起人、接收科室（接收人）、要求完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)，“工作聯(lián)絡(luò)單”由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后即生效，工作聯(lián)絡(luò)單同時(shí)發(fā)接收科室負(fù)責(zé)人和綜合管理部;“一公開”即綜合管理部按完成日期進(jìn)行核實(shí)，核實(shí)后將工作聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容完成情況進(jìn)行公開;“一圖”即總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過的決議，綜合管理部制訂會(huì)議紀(jì)要表格，將不同事項(xiàng)的進(jìn)度用不同顏色表示，直觀地表示工作進(jìn)度（已經(jīng)完成、正在進(jìn)行、完成進(jìn)度落后），提示科室負(fù)責(zé)人及時(shí)完成。

5.3 監(jiān)督機(jī)制的建立

科室崗位職責(zé)的制訂、修訂，通過績效考核來貫徹落實(shí)，用監(jiān)督來保證職責(zé)的實(shí)現(xiàn)，確保制度閉環(huán)運(yùn)行。

5.4 部門負(fù)責(zé)人考核機(jī)制

通過制訂部門負(fù)責(zé)人考核方案，主要通過五個(gè)方面數(shù)據(jù)的建立，確?？己藘?nèi)容全覆蓋。

（1）集團(tuán)公司下達(dá)指標(biāo)分解到對(duì)應(yīng)的部門;

（2）部門崗位職責(zé)內(nèi)容;

（3）會(huì)議紀(jì)要涉及事項(xiàng)的執(zhí)行;

（4）臨時(shí)性任務(wù)的完成;

（5）單位領(lǐng)導(dǎo)考核。

以上考核方案年初制訂，每月考核，下月兌現(xiàn)的方式，調(diào)動(dòng)科室負(fù)責(zé)人的工作積極性。

參考文獻(xiàn)

[1]王雯馨.差錯(cuò)管理氛圍對(duì)知識(shí)型員工主動(dòng)行為的影響研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2019，（01）.