關(guān)于水利工程檔案信息化管理中存在的問題和思考

錢俊惠

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中引入信息化技術(shù)使得檔案管理越來越科學(xué)高效，可以說檔案信息化建設(shè)是未來檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，也是檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。

關(guān)鍵詞：水利剛才；檔案；信息化；

目前我國的水利工程檔案管理信息化建設(shè)也在逐步完善， 但為此所做出的投入也很有限，尤其是一些基層檔案管理工作人員所做出的信息化管理僅僅是將計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)結(jié)合， 保存水利工程數(shù)據(jù)等相關(guān)信息資料，水利工程檔案的信息化管理效果還不能滿足需求。

一、目前水利工程檔案信息化管理的現(xiàn)狀和問題

一般來說，在水利工程建設(shè)中，隨著工程的可行性研究、設(shè)計(jì)修改、建設(shè)施工、竣工驗(yàn)收、投入使用等階段工作的進(jìn)行，參與其中的單位較多、層級(jí)復(fù)雜，在管理層面上形成了許多具有保存價(jià)值的記錄文件，其表現(xiàn)形式多樣，是水利工程建設(shè)和管理的一項(xiàng)重要工作。而隨著科技的不斷發(fā)展和工程建設(shè)中的不斷創(chuàng)新要求，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已在工程建設(shè)的各項(xiàng)管理工作中大量使用，很多單位的檔案資料都是在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行傳輸和保存、利用，不再簡(jiǎn)單地依賴書面?zhèn)魉头绞健?/p>

然而在目前來看，還有許多水利工程的檔案信息化管理工作因各種原因無法順應(yīng)這一改變。比如有些工程的建設(shè)單位能夠利用較為先進(jìn)的檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行高效的檔案信息管理，而其他參建單位因環(huán)境條件或管理人員短缺等各種原因不便或不能及時(shí)使用網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，那么勢(shì)必影響到整個(gè)檔案信息化管理系統(tǒng)的完整性和及時(shí)性。

二、做好工程檔案信息化管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）工程檔案信息化管理要投入完備的軟硬件設(shè)施。

一套檔案信息化系統(tǒng)需要由路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器、交換機(jī)、計(jì)算機(jī)，以及信息安全系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施組成，只有構(gòu)建現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能使得檔案信息化管理的整體效率發(fā)揮出來，同時(shí)需要選擇安全、適用、先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，這是檔案信息資源充分應(yīng)用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)形成的技術(shù)基礎(chǔ)。

（二）要及時(shí)做好工程檔案信息資源的收集及錄入工作。

為了確保工程檔案資料收集的完整性，工程管理人員必須掌握水利工程建設(shè)整個(gè)環(huán)節(jié)和具體情況，將建立的具體檔案資料和資料的數(shù)量、內(nèi)容進(jìn)行真實(shí)、全面記載，認(rèn)真核對(duì)收集的檔案資料，進(jìn)一步完善檔案資料。對(duì)工期較短的水利工程，采取追蹤收集的方法，對(duì)建設(shè)期較長的工程采用分階段收集的方法，對(duì)施工單位采取強(qiáng)制性收集方法，對(duì)已收集整理好的紙質(zhì)檔案及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化加工，及時(shí)錄入檔案管理系統(tǒng)，并做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份工作。

（三）要確保工程檔案資料信息的完整性。

水利工程檔案管理要與工程建設(shè)同步進(jìn)行。工程檔案需要系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完善，并確保書面整潔、裝訂有序、移交審核手續(xù)齊全，照片、圖片、視頻等需要按人物、地點(diǎn)、事由等六要素進(jìn)行附加說明；竣工圖需要真實(shí)反映實(shí)際情況，圖物相符，做好交接驗(yàn)收記錄、檢測(cè)記錄、施工記錄和簽證，并加蓋竣工圖章；施工過程中的照片、圖片、錄像、錄音等材料，以及施工過程中的重大事故、事件等，必須附加相關(guān)文字進(jìn)行闡述，并完善檔案資料情況登記表。

（四）要確保工程檔案信息化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化。

構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，首先要確保管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。加強(qiáng)工程檔案工作的集中統(tǒng)一管理是水利工程檔案規(guī)范、完整、齊全的基礎(chǔ)。檔案管理工作必須由主要領(lǐng)導(dǎo)組織，專職檔案管理人員具體負(fù)責(zé)，構(gòu)建上有源頭可抓、下游實(shí)處可落實(shí)的管理模式。在制度建設(shè)方面，嚴(yán)格執(zhí)行崗位管理責(zé)任制和檔案管理專項(xiàng)制度，相關(guān)部門相互協(xié)作，各盡其職，確保文件資料在建設(shè)過程中不流失、不遺漏，促使檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化。

（五）要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

對(duì)于檔案信息化管理，管理員的能力和素質(zhì)在一定程度上會(huì)影響到檔案管理的質(zhì)量，因此需要對(duì)各級(jí)檔案資料人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高其管理水平。檔案的信息化管理不僅僅是在網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)上的操作，同時(shí)也考驗(yàn)操作者細(xì)心和耐心，對(duì)于工程建設(shè)檔案來說，更需要管理員更多地學(xué)習(xí)和了解工程建設(shè)基礎(chǔ)知識(shí)，以便于更好地進(jìn)行檔案信息化管理工作。

隨著科技信息技術(shù)的不斷提高，水利工程檔案的信息化建設(shè)將成為工程建設(shè)的一項(xiàng)重要工作，也是推動(dòng)水利工程健康發(fā)展的必然方向。目前我國水利工程檔案信息化管理雖然取得了一定的成效，但仍然存在一定的問題，需要我們深入分析，找出針對(duì)性、有效的解決措施，以確保工程檔案資料的完整性和連續(xù)性，更好地為水利工程建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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