對(duì)新形勢(shì)背景下水利工程檔案管理工作的分析

李學(xué)艷

摘要：檔案信息在我國(guó)水利工程管理與建設(shè)工作中占據(jù)核心地位，科學(xué)地收集、利用與管理檔案資料，可推動(dòng)水利事業(yè)更快發(fā)展。新形勢(shì)背景下，水利工程檔案管理逐漸向信息化、智能化的方向發(fā)展，但是，其管理體系及管理模式仍需要進(jìn)一步調(diào)整，這是水利工程檔案管理迎合水利工程系統(tǒng)設(shè)計(jì)、方案規(guī)劃、施工管理的必然需求。因此，水利部門應(yīng)充分了解檔案管理工作的重要性，并主動(dòng)制定有效的管理措施，努力優(yōu)化管理成效。本文立足新時(shí)代背景，探討了轉(zhuǎn)變水利工程檔案管理方式的必要性，分析了有利條件及不利因素，提出了水利工程檔案管理方式轉(zhuǎn)變的路徑。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；水利工程；檔案管理；分析

引言：

隨著水利事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，水利工程檔案的管理工作也面臨新情況與新特點(diǎn)，這就需要檔案管理人員大膽創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理方式，以便更好地符合新時(shí)期的管理需求。

同時(shí)，在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)，如何實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理由傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，這是水利工程檔案管理面臨的一個(gè)重要問題。因此，本文就新形勢(shì)下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑，進(jìn)行了深入的探究。

一、新形勢(shì)背景下水利工程檔案管理的現(xiàn)狀分析

新形勢(shì)背景下的檔案管理工作調(diào)整與落實(shí)，其側(cè)重點(diǎn)是對(duì)現(xiàn)有文件進(jìn)行收集與整理，并沒有從信息化技術(shù)應(yīng)用、專業(yè)化管理、信息資源分類的角度進(jìn)行維度化管理，進(jìn)而出現(xiàn)水利工程檔案管理不全面、文件信息丟失的情況?，F(xiàn)有水利工程檔案管理仍然存在資料分類劃分不明確、檔案存儲(chǔ)安全系數(shù)不高的情況。雖然承包單位注意到新形勢(shì)背景下的信息資源利用，但是，水利工程檔案的信息收集、整理、采集及存儲(chǔ)等方面仍然缺少相應(yīng)的配套管理方案，直接影響水利工程的資料信息應(yīng)用。

二、影響檔案管理方式轉(zhuǎn)變的因素

1.有利因素

首先，信息技術(shù)的快速發(fā)展為水利工程檔案管理方式的轉(zhuǎn)變提供了技術(shù)支撐。水利工程檔案管理可以利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，建立適應(yīng)水利工程發(fā)展需要的檔案信息管理平臺(tái)，縮短從歸檔存儲(chǔ)部門至用戶終端的時(shí)間和人力成本，可以極大提高文件查詢使用效率。其次，當(dāng)前水利工作的快速發(fā)展也為水利工程檔案管理方式轉(zhuǎn)變提供了有利時(shí)機(jī)。近年來，國(guó)家做出一系列頂層設(shè)計(jì)全力推進(jìn)水利現(xiàn)代化建設(shè)，對(duì)水利工作的資金投入也呈現(xiàn)逐年增加的趨勢(shì)，應(yīng)搶抓機(jī)遇，積極爭(zhēng)取財(cái)政支持，引進(jìn)技術(shù)人才和現(xiàn)代化管理系統(tǒng)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)信息化管理。

2.不利因素

主要體現(xiàn)在分管領(lǐng)導(dǎo)抓檔案管理工作的力度不大，檔案室被當(dāng)成擺設(shè)、信息化制度不健全、經(jīng)費(fèi)保障不足；工作人員較少，經(jīng)常會(huì)臨時(shí)調(diào)整，而且欠缺計(jì)算機(jī)操作技能，對(duì)移交后的文件難以進(jìn)行信息化處理。還有會(huì)出現(xiàn)檔案資料信息利用率降低的情況，其關(guān)鍵性的問題是水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不完善，并沒有針對(duì)檔案信息的不同環(huán)節(jié)、信息不同存在方式、應(yīng)用方式等方面進(jìn)行專項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)制定，直接影響水利工程檔案信息的管理質(zhì)量。水利建設(shè)管理部門對(duì)檔案管理工作不夠重視。在水利工程施工管理過程中，長(zhǎng)期以來存在忽視檔案管理的問題，許多部門不能遵循把檔案管理工作貫穿始終的原則，無法及時(shí)收集到準(zhǔn)確的文件信息。經(jīng)常被當(dāng)作臨時(shí)工作來應(yīng)對(duì)檢查或者竣工驗(yàn)收需要，造成檔案資料收集不細(xì)致、不齊全、分類歸檔不規(guī)范，不利于用戶全面掌握項(xiàng)目情況。

三、創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

創(chuàng)新傳統(tǒng)的水利工程檔案管理機(jī)制，是提高新形勢(shì)下水利工程檔案管理成效的有效保障。在實(shí)際的創(chuàng)新檔案管理機(jī)制的過程中，需要做好以下幾點(diǎn)。

1.堅(jiān)持分級(jí)管理與統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則

水利工程各個(gè)參建企業(yè)應(yīng)安排分管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)檔案管理工作，構(gòu)建完善的責(zé)任制度。逐漸健全水利工程檔案行政主管機(jī)構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)為主體、其他各方積極參與的水利工程檔案管理工作機(jī)制，以保證密切配合、各盡其職、明確分工，從而全面激發(fā)與彰顯檔案管理人員的才能，為水利工程檔案管理工作負(fù)起責(zé)任、承擔(dān)義務(wù)。

2.水利工程建設(shè)企業(yè)應(yīng)全面落實(shí)法規(guī)制度

水利工程建設(shè)企業(yè)應(yīng)全面落實(shí)《水利檔案工作規(guī)定》《檔案法》等法規(guī)制度，結(jié)合工程具體特點(diǎn)，依據(jù)自身?xiàng)l件，構(gòu)建出一套完善的檔案保密、查詢借閱、歸檔保管的崗位責(zé)任制，使檔案管理工作者都能明確自身的義務(wù)與職責(zé)，把檔案管理效果當(dāng)成考核個(gè)人工作情況的主要依據(jù)，并依據(jù)考核結(jié)果實(shí)施恰當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)與懲罰，從而提高檔案管理人員的責(zé)任感，激發(fā)他們的工作熱情。

四、優(yōu)化水利工程檔案管理工作的措施

1.優(yōu)化檔案利用體系

水利工程開展檔案管理工作的主要目的是有效利用檔案資料，以促進(jìn)水利事業(yè)的快速、健康發(fā)展。在實(shí)際優(yōu)化水利檔案利用體系的過程中，應(yīng)做好以下幾點(diǎn)。

1.1提高檔案資料的數(shù)字化程度各級(jí)水利機(jī)構(gòu)應(yīng)將建設(shè)數(shù)字檔案室納入信息化建設(shè)規(guī)劃中，努力從財(cái)力、物力與人力方面統(tǒng)籌安排，以逐漸提高水利工程檔案信息存數(shù)的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，各個(gè)部門的檔案管理人員應(yīng)努力提高工程資料的數(shù)字化程度，為檔案資料使用人員提供方便。

1.2推動(dòng)檔子信息的網(wǎng)絡(luò)共享程度縣以上級(jí)別的水利機(jī)構(gòu)應(yīng)借助現(xiàn)有的信息傳輸平臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)，努力提高檔案信息的共享程度，構(gòu)建地區(qū)或地方水利工程檔案系統(tǒng)，激勵(lì)檔案室將可公開的信息、檔案上傳到網(wǎng)絡(luò)上，使檔案使用者可遠(yuǎn)程使用。

3.提高收集與整理檔案資料的力度

各級(jí)水利機(jī)構(gòu)應(yīng)將水利工程檔案管理及其他工作提高到同等地位進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)、規(guī)劃與落實(shí)，成立分級(jí)的專項(xiàng)管理小組，以保證檔案工作與工程建設(shè)活動(dòng)同步開展，盡可能將搜集資料的范圍等同于工程施工范圍。

4.健全歸檔制度

只要是歸檔的材料文件，不管是錄像、錄音、視頻還是電子文件，在竣工驗(yàn)收過程中都應(yīng)及時(shí)移交給水利部門或項(xiàng)目辦，所有人和部門不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。針對(duì)丟失或損毀檔案的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)救并嚴(yán)肅處理相關(guān)責(zé)任人。

5.培訓(xùn)管理及工作人員

利用培訓(xùn)體系的構(gòu)建，對(duì)檔案管理人員的工作態(tài)度、工作方式、信息化技術(shù)應(yīng)用等方面進(jìn)行培訓(xùn)，以提高檔案管理人員本身工作能力的方式，推動(dòng)信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。另外，需要利用獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制與約束制度，對(duì)檔案管理人員的信息收集方式、信息整理速度、信息化技術(shù)應(yīng)用質(zhì)量等方面進(jìn)行專項(xiàng)管理，再者就是人性化與約束化的管理落實(shí)，需要對(duì)不同的檔案信息進(jìn)行針對(duì)性分析，充分考慮檔案信息整理、存儲(chǔ)的工作量，以此實(shí)現(xiàn)人性化管理的落實(shí)。最后，水利工程檔案信息的管理工作，需要根據(jù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建、工作特性進(jìn)行制度落實(shí)，以此確保檔案信息資源全面、準(zhǔn)確及有效。

6.檔案信息管理體系

檔案信息管理制度注重紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)存檔、信息篩查等方面進(jìn)行綜合籌劃，這對(duì)水利工程的檔案信息整理、應(yīng)用等方面的優(yōu)化有積極作用。需要針對(duì)不同的施工環(huán)節(jié)進(jìn)行信息資源分類與整理，并明確信息化檔案庫(kù)的管理方向，對(duì)推動(dòng)檔案信息管理及資料信息應(yīng)用有積極作用。

結(jié)語：

總之，在新形勢(shì)下，水利工程管理部門應(yīng)依據(jù)新時(shí)期的新特點(diǎn)與新情況有針對(duì)性地創(chuàng)新水利工程檔案管理方法與措施，逐漸提高檔案工作的先進(jìn)性、完整性與高效性，最終為水利工程檔案信息使用價(jià)值的提升奠定基礎(chǔ)。希望通過對(duì)檔案管理體系的設(shè)計(jì)與分析，能夠?yàn)橥袠I(yè)人員的管理創(chuàng)新、管理效果優(yōu)化提供略微幫助。