試論電子公文檔案安全管理

李開(kāi)燕 申坤

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子公文在黨政機(jī)關(guān)和社會(huì)組織中得到廣泛運(yùn)用，電子公文的歸檔管理越來(lái)越重要，其安全管理也需要不斷加強(qiáng)。本文比較了電子公文檔案同紙質(zhì)公文檔案管理的區(qū)別，剖析了電子公文檔案管理存在的問(wèn)題，并針對(duì)性提出了實(shí)現(xiàn)電子公文檔案安全管理的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：電子公文;檔案;安全管理

一、電子公文檔案概述

電子公文就是電子化的正式公務(wù)文書(shū)，而電子公文檔案就是根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，對(duì)電子公文進(jìn)行收集整理、立卷歸檔而形成的電子數(shù)據(jù)檔案。

電子公文檔案管理與紙質(zhì)公文檔案管理有四點(diǎn)不同：一是歸檔時(shí)間不同。電子公文通過(guò)電子公文信息系統(tǒng)在線上流轉(zhuǎn)，歸檔時(shí)間具有即時(shí)性，紙質(zhì)公文歸檔時(shí)間半年或者一年才歸檔;二是歸檔方式不同。電子公文歸檔流程更加復(fù)雜，歸檔過(guò)程中隨時(shí)需要對(duì)電子公文的相關(guān)信息進(jìn)行核對(duì)，紙質(zhì)公文歸檔只需按規(guī)定流程操作即可;三是管理方式不同。電子公文到電子公文檔案的管理還需要建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)各種環(huán)節(jié)，紙質(zhì)公文檔案的歸檔主要依靠手工作業(yè);四是查詢利用方式不同。電子公文檔案查詢利用比較便捷，紙質(zhì)公文檔案查詢需要到檔案室（館）現(xiàn)場(chǎng)查閱紙質(zhì)件。[1]

二、電子公文檔案管理存在的問(wèn)題分析

（一）黑客病毒問(wèn)題

21世紀(jì)是信息化時(shí)代，“互聯(lián)網(wǎng)+”已然快速發(fā)展成為一種新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，極大地提高了工作效率。[2]同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)也為黑客攻擊、病毒傳播提供了平臺(tái)和媒介，用戶的文件數(shù)據(jù)、個(gè)人信息、內(nèi)部資料等重要信息被木馬病毒悄無(wú)聲息地竊取。更為嚴(yán)重的是，信息系統(tǒng)完全可能被劫持，不受用戶的控制，給用戶造成重大損失。頻頻發(fā)生的病毒感染、黑客入侵，給電子公文檔案管理敲響了警鐘。如果重要電子公文檔案遭到黑客攻擊或者病毒感染，造成文件被截留、刪除、篡改、偽造，可能給黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)組織帶來(lái)很大的負(fù)面影響，甚至造成運(yùn)轉(zhuǎn)不暢或混亂。

（二）設(shè)備落后問(wèn)題

電子公文檔案同各種計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)有著密不可分的聯(lián)系，各種信息設(shè)備是電子公文檔案安全管理的基礎(chǔ)性載體。目前，部分黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)組織因經(jīng)費(fèi)不足等因素的限制，儲(chǔ)存和管理電子公文檔案的設(shè)備比較落后，采取的技術(shù)手段也滿足不了安全管理的要求，有的甚至沒(méi)有存放電子公文檔案的專用計(jì)算機(jī)，未經(jīng)任何處理就將電子公文檔案直接儲(chǔ)存在普通的接入互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)里，這給檔案管理帶來(lái)了極大的安全風(fēng)險(xiǎn)和隱患。

（三）檔案管理人員能力素質(zhì)問(wèn)題

檔案管理工作兼具專業(yè)性和技術(shù)性，此項(xiàng)工作不是每個(gè)人都能干好的，需要具有一定知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)的專門(mén)技術(shù)人才來(lái)從事此項(xiàng)工作，特別是從事電子公文檔案管理的工作人員，更應(yīng)具備這些素質(zhì)和能力。但是，在實(shí)際工作中，檔案管理崗位常常被邊緣化，工作能力較差的人員往往被安排從事檔案管理工作，他們?nèi)狈n案管理的相關(guān)知識(shí)和技能，難以按標(biāo)準(zhǔn)完成檔案管理工作任務(wù);他們?nèi)狈ψ龊秒娮庸臋n案管理的使命感、責(zé)任心，思想上不重視，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)可有可無(wú)的工作，干得再多也出不了彩，得過(guò)且過(guò)，檔案管理效果自然不佳。[3]

三、實(shí)現(xiàn)電子公文檔案安全管理的對(duì)策建議

（一）增強(qiáng)做好電子公文檔案管理的責(zé)任感

檔案管理工作是黨和國(guó)家事業(yè)不可或缺的重要組成部分，做好電子公文檔案管理更是責(zé)任重大、使命光榮。[4]因此，各級(jí)檔案管理部門(mén)和檔案管理人員必須高度重視，自覺(jué)增強(qiáng)做好電子公文檔案管理的責(zé)任感和使命感。

（二）在電子公文檔案管理中運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)和管理方法

與紙質(zhì)公文不同，電子公文歸檔管理對(duì)存儲(chǔ)條件要求較高，并且隨著科技的發(fā)展進(jìn)步，電子公文檔案管理對(duì)技術(shù)設(shè)備的要求也在不斷發(fā)生著變化，這就需要根據(jù)電子公文歸檔的實(shí)際工作需要，主動(dòng)研究新情況、力爭(zhēng)取得新的突破。在檔案管理工作中，認(rèn)真研究新問(wèn)題，積極引進(jìn)和運(yùn)用科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的技術(shù)，解決電子公文檔案安全、保真、保密和長(zhǎng)期保存等突出問(wèn)題，確保電子公文檔案能夠安全、便捷和有效利用。

（三）配齊配強(qiáng)電子公文檔案管理人員

檔案管理的效果最終取決于檔案管理人員，做好電子公文檔案管理工作關(guān)鍵在人。一方面，加強(qiáng)引進(jìn)和選配力度。從高等院校引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，專門(mén)從事電子公文檔案管理工作;也可以把知識(shí)結(jié)構(gòu)完整、能力素質(zhì)突出、職業(yè)素養(yǎng)較高的同志調(diào)配到電子公文檔案管理崗位上來(lái)，做到人盡其用。另一方面，加大教育培訓(xùn)力度。通過(guò)選派檔案管理人員定期參加專業(yè)培訓(xùn)，更新專業(yè)知識(shí)，提升專業(yè)技能;鼓勵(lì)檔案管理人員加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，不斷豐富知識(shí)結(jié)構(gòu)、提升職業(yè)素養(yǎng)，以滿足互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)條件下電子公文檔案管理工作的需要。

四、總結(jié)

電子公文廣泛運(yùn)用，極大提高了工作的效率和便捷性，電子公文檔案的安全管理卻面臨諸多問(wèn)題，檔案管理者需要不斷強(qiáng)化安全意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感，引進(jìn)運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)和管理方法，配齊培強(qiáng)檔案管理人員，做好歸檔和管理工作，確保電子公文檔案信息資源真實(shí)、規(guī)范、完整，并且得到科學(xué)和有效利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]牛龍嬌.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，10：78.

[2]解麗平.以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo) 全面推進(jìn)保山檔案事業(yè)又好又快發(fā)展[J].云南檔案，2009，04：006.

[3]樸男淑，供電企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設(shè)[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016，4：66-67.

[4]鄒彬，李軍.圖書(shū)館檔案管理的意義和有效途徑探索[J].科學(xué)之友，2013，2：52-53.