構(gòu)建設(shè)備物資服務平臺，助推國際工程項目成本管控

王正

摘 要：設(shè)備物資服務平臺實現(xiàn)了設(shè)備物資采購計劃審批、采購執(zhí)行、報關(guān)運輸、清關(guān)驗收、出入庫管理以及對固定資產(chǎn)的“使用、管理、保養(yǎng)和維修”的全生命周期閉環(huán)管理，為企業(yè)設(shè)備物資采購人員、供應商、報關(guān)員、承運商、保險商、清關(guān)員、庫管員等相關(guān)方提供業(yè)務協(xié)同和全面的信息服務。

關(guān)鍵詞：國際工程項目;設(shè)備物資;成本管控

設(shè)備物資管理是工程項目管理中的重要組成部分，也是工程項目成本管控的一個重要環(huán)節(jié)，設(shè)備物資管理水平直接體現(xiàn)出一個企業(yè)綜合實力，并為市場競投標提供必要保障[1]。通過有效的管控手段降低設(shè)備物資的采購及使用成本，將有助于提高工程項目的經(jīng)濟效益。

國際工程項目的設(shè)備物資管理有別于國內(nèi)，最大的區(qū)別在于國外物資匱乏，設(shè)備物資供應以國內(nèi)采購為主，國際采購為輔，受地域差異和國別限制，采購周期長，與國際商務貿(mào)易息息相關(guān)[2]。通常情況下，需要施工單位根據(jù)項目施工進度，提前儲備設(shè)備物資，并做好庫存管理。國際工程項目的設(shè)備物資管理過程環(huán)節(jié)較多，涉及采購計劃、采購方案、供應商報價及中標、送貨及裝箱、集港、報關(guān)、運輸、清關(guān)、倉儲管理，管理過程涉及的參與方也包括項目部、總部采購部門、供應商、承運商、貨代、保險商等。基于國際工程項目的設(shè)備物資管理過程遇到的問題，施工企業(yè)可以通過信息化手段，搭建設(shè)備物資服務平臺，以“采購過程可控、經(jīng)濟效益最優(yōu)”為目標，解決設(shè)備物資采購、清關(guān)運輸和倉儲管理過程中低效、混亂的狀況，有效地提升海外物資采購和資產(chǎn)管理的協(xié)同能力和管理水平，實現(xiàn)流程優(yōu)化、提質(zhì)增效的目的。設(shè)備物資服務平臺主要功能應包括：采購計劃管理、采購執(zhí)行管理、合同管理、報關(guān)和運輸、清關(guān)驗收、出入庫管理、固定資產(chǎn)管理、供應商管理、綜合事務管理和統(tǒng)計分析等模塊，平臺還應支持用戶自定義報表及移動端辦公。

設(shè)備物資服務平臺的搭建，圍繞海外物資設(shè)備全生命周期業(yè)務展開，實現(xiàn)設(shè)備物資采購計劃審批、采購執(zhí)行、報關(guān)運輸、清關(guān)驗收、出入庫管理以及對固定資產(chǎn)的“使用、管理、保養(yǎng)和維修”的全生命周期閉環(huán)管理，為企業(yè)設(shè)備物資采購人員、供應商、報關(guān)員、承運商、保險商、清關(guān)員、庫管員等相關(guān)方提供業(yè)務協(xié)同和全面的信息服務，能有效地幫助到國際施工企業(yè)在工程項目管理過程中對設(shè)備物資的管控，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

一、強化海外設(shè)備物資現(xiàn)場管理

施工現(xiàn)場的設(shè)備物資種類繁多、數(shù)量大、金額大，以往庫管員基于文本、表格或紙質(zhì)介質(zhì)進行處理，相關(guān)業(yè)務的統(tǒng)計工作都是由人工進行，精力主要集中在實物管控，確保收發(fā)資源的準確性，隨著數(shù)據(jù)信息處理工作量大、復雜度的增加，容易出錯，且因紙質(zhì)介質(zhì)繁多，存在容易丟失、不易查找等問題，導致對物資庫存動態(tài)、積壓、周轉(zhuǎn)天數(shù)等實時統(tǒng)計數(shù)據(jù)基本上無法掌控[3]。

設(shè)備物資服務平臺可借助RFID、二維碼和條形碼等技術(shù)的應用，利用移動終端、二維碼打印機、掃描槍等設(shè)備，實現(xiàn)設(shè)備物資智能化識別、數(shù)據(jù)采集及快速出入庫，并可以按管理要求自動生成相應的表格，將原來繁復的數(shù)據(jù)自動化、條理化，極大地降低了設(shè)備物資人員的工作強度，且數(shù)據(jù)相較于人工處理會更為精確。在全企業(yè)建立統(tǒng)一設(shè)備物資編碼庫，統(tǒng)一規(guī)范設(shè)備物資名稱，既方便施工現(xiàn)場管理，又方便跨項目資源調(diào)配。通過關(guān)鍵信息，用戶可以快速定位庫存信息及存放位置。

設(shè)備物資服務平臺建立設(shè)備物資信息檔案，將設(shè)備物資管理責任落實到工區(qū)、班組、單機及個人。其中，物資管理采用基于配額管理，把物料消耗與計劃和過程控制相結(jié)合?？梢杂嗅槍π缘販p少不合理的材料費用;設(shè)備管理實時登記設(shè)備的使用、維修和保養(yǎng)等信息，通過數(shù)據(jù)不斷優(yōu)化設(shè)備維修保養(yǎng)方案，確保設(shè)備以性能最優(yōu)方式工作，同時通過強化過程控制，對設(shè)備進行經(jīng)常性的監(jiān)督和檢查，提高設(shè)備物資的綜合效益。另外，通過將設(shè)備維修與配件進行關(guān)聯(lián)，既為單機核算提供依據(jù)，又有利于分析設(shè)備對應配件的使用壽命、使用頻率，從而制訂出合理的設(shè)備物資供應計劃，以便根據(jù)設(shè)備物資的現(xiàn)場使用情況做靈活的調(diào)節(jié)與補充。

二、提升設(shè)備物資供應的合理配置

一般來說，我國開發(fā)的國際工程項目的所在國資源相對匱乏，加上供給側(cè)改革等政策的影響及從成本管控的角度出發(fā)，設(shè)備物資供應大多以國內(nèi)集采為主，受時間和空間的影響比較大，為保證項目正常的施工計劃和工期，科學合理的設(shè)備物資供應尤為重要[4]。

設(shè)備物資服務平臺運行信息化技術(shù)，實時反映出設(shè)備物資庫存動態(tài)信息、周轉(zhuǎn)天數(shù)，為管理人員制訂合理的采購計劃提供依據(jù)。同時平臺提供預警功能，通過配置庫存閾值，關(guān)聯(lián)施工進度計劃及備貨周期，可以實時對庫存變化進行預警，及時通知倉庫管理員，以應對過度存儲，積壓和不合理的庫存，這有利于優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，降低設(shè)備和材料的成本。減少管理過程中人為因素導致的隨意性及盲目性，提升設(shè)備物資管理的規(guī)范性和標準化水平。在平臺積累大量的數(shù)據(jù)后，還可以通過對設(shè)備使用頻率，單價、性能、品牌、型號、供應商等數(shù)據(jù)進行分析，為后續(xù)設(shè)備物資采購提供參考，避免項目施工過程中因物資數(shù)量不充足，設(shè)備選擇不合理，結(jié)構(gòu)配置不科學等問題造成施工障礙。

三、實現(xiàn)設(shè)備物資供應鏈條協(xié)同工作

國際工程項目設(shè)備物資供應鏈條涉及到項目部、總部采購部門、供應商、承運商、貨代、保險商等多個參與方。設(shè)備物資服務平臺開通統(tǒng)一的訪問入庫，為設(shè)備物資供應鏈條上的各相關(guān)方提供一個高效的協(xié)同商務平臺，實時網(wǎng)絡在線信息互動，減少雙方電話、傳真、差旅等溝通成本，極大地加快采購訂單處理效率，縮短采購周期，同時也增強了企業(yè)與供應鏈條伙伴間的凝聚力。

設(shè)備物資服務平臺將項目的采購方案以公告的形式發(fā)布給供應商，既保證采購的公開、公平、公正，又為企業(yè)節(jié)省了采購成本。供應商根據(jù)產(chǎn)品在線報價，及時獲取采購結(jié)果，簽訂采購合同后安排送貨并在線反饋送貨信息。承運商、貨代、保險商根據(jù)貨物完成裝箱、集港、報關(guān)、發(fā)運、保函等工作。最終項目部根據(jù)清關(guān)單及提單，對設(shè)備物資進行清點及驗收，并登記入庫進行實物現(xiàn)場管理。整個采購過程全部在線完成，采購人員可以及時了解設(shè)備物資供應情況并動態(tài)跟蹤。設(shè)備物資服務平臺還提供了完善的供應商入圍、評價體系，按照供應商的資質(zhì)、產(chǎn)品價格、交貨速度、交貨質(zhì)量、付款條件、售后服務和其他指標進行評級，從而實現(xiàn)合作互贏。

綜上所述，設(shè)備物資成本在占整個項目成本的60%以上，同時也影響到工程項目的質(zhì)量、進度[5]。在“一帶一路”政策的推動下，企業(yè)通過構(gòu)建設(shè)備物資服務平臺，結(jié)合國際工程項目管理的需求，利用信息化的手段，規(guī)范了設(shè)備物資采購流程，實現(xiàn)設(shè)備物資采購過程公開透明，降低采購成本，實現(xiàn)供應鏈條各參與方協(xié)同工作，提升采購效率及采購風險，有效加強設(shè)備物資采購、運輸、使用、庫存等各環(huán)節(jié)的管理，既有效的保障工程施工設(shè)備物資的供應，又有助于提高工程項目的成本管控。

參考文獻：

[1]李珣.項目工程的物資管理和材料成本控制分析[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品， 2012（24）：143-144.

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[3]葉曦.工程施工項目現(xiàn)場物資管理[J].鐵路采購與物流， 2013（8）：40-41.

[4]張霞.淺析路橋施工物資設(shè)備管理的要點[J].四川水泥， 2017（2）：44-44.

[5]奎明喜.工程項目中物資設(shè)備成本管理的分析[J].環(huán)球市場， 2016（23）：281-281.