關(guān)于醫(yī)院檔案改革管理方法的思考

徐夢(mèng)楠

摘 ?要：醫(yī)院檔案種類繁雜，多種檔案均具有同樣的重要程度，無論是醫(yī)療檔案還是職工的人事檔案都存在管理不善的問題，檔案管理者應(yīng)當(dāng)總結(jié)現(xiàn)有的檔案管理工作中的不足之處，組織檔案管理改革活動(dòng)，從管理方法、管理工作制度以及檔案管理工作理念等多個(gè)工作角度來完成管控醫(yī)院檔案的改革工作。本文探討適合被應(yīng)用到醫(yī)院之中的檔案管理手段，幫助改進(jìn)醫(yī)院檔案管控活動(dòng)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;改革工作;管理方法來管理手段

管理醫(yī)院檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體的檔案材料的內(nèi)容，探尋標(biāo)準(zhǔn)化的管理手段，科學(xué)的檔案管理工作理念對(duì)于醫(yī)院檔案管理活動(dòng)也是極為關(guān)鍵的，需要管理的醫(yī)院檔案的內(nèi)容廣泛，包括財(cái)務(wù)信息、醫(yī)療研究成果、職工檔案等。鑒于檔案材料內(nèi)容的特征，原來的單一型的醫(yī)院檔案管理模式不能繼續(xù)支持管理工作，需要經(jīng)過建設(shè)工作，來形成新型醫(yī)院檔案管理體系，更加科學(xué)高效地使用與管理重要的醫(yī)院檔案，現(xiàn)分析改革醫(yī)院檔案管理機(jī)制的相關(guān)工作方法。

1 醫(yī)院檔案管理工作中的不足之處

1.1 管理工作人員的問題

醫(yī)院選用的管理檔案的工作人員都是具有一定管理檔案經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人才，盡管其能夠熟練管理檔案材料，但是醫(yī)院之中的一些檔案具有比較特殊的性質(zhì)，如醫(yī)療檔案，其內(nèi)容涉及到一些醫(yī)學(xué)相關(guān)的知識(shí)，同時(shí)在展開信息化的檔案建設(shè)工作時(shí)，原來的檔案管理平臺(tái)被轉(zhuǎn)變，檔案管理者不能應(yīng)對(duì)這種工作方面的變動(dòng)，不能熟練地操作信息技術(shù)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案銜接工作存在問題;另外一些醫(yī)院的檔案管理者是從其他崗位被轉(zhuǎn)調(diào)的，對(duì)于檔案管理工作的熟悉度不足，不能以合理的方式來有效處理醫(yī)院檔案。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及辦公室自動(dòng)化的發(fā)展，醫(yī)院的管理手段也不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案信息管理已明顯跟不上現(xiàn)代化的管理要求。從目前情況看，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理軟件及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理管理檔案還沒有相對(duì)成熟、完善，往往會(huì)影響到檔案的收集、利用和開發(fā)。醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，檔案庫(kù)房不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)不到檔案管理九防要求。檔案庫(kù)房面積小，不符合檔案保管條件，達(dá)不到檔案管理辦公、閱覽、庫(kù)房三分開要求。

1.2 管理工作意識(shí)問題

醫(yī)院檔案管理工作的過程比較復(fù)雜，檔案部門首先要聯(lián)系各個(gè)科室與其他工作部門，獲取必要的檔案信息，而后將信息添入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，參考檔案使用需求，來形成檔案資料，而后產(chǎn)生檔案應(yīng)用需求時(shí)，可隨時(shí)搜索檔案信息，以便其他人員應(yīng)用。以醫(yī)療檔案為例，其主要內(nèi)容主要為患者的治療過程，在日后的臨床醫(yī)學(xué)研究、醫(yī)學(xué)評(píng)測(cè)以及其他醫(yī)院活動(dòng)中均能夠發(fā)揮出相應(yīng)的作用，但是醫(yī)院檔案管理活動(dòng)始終存在被動(dòng)化的特點(diǎn)，無論是其他職工還是檔案管理人員本身都沒有認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案具有的真實(shí)價(jià)值，隨意處理檔案材料，在搜集檔案時(shí)，不少檔案信息都存有殘缺不全的情況，意識(shí)態(tài)度層面的問題直接影響了實(shí)際的管理行為，領(lǐng)導(dǎo)層并不會(huì)將足夠的資金提供給檔案管理工作部門，在資金不足的不良條件之下，新型管理醫(yī)院檔案的平臺(tái)建設(shè)工作也會(huì)受到阻礙，投入到平臺(tái)之中的建設(shè)資源也相對(duì)短缺，長(zhǎng)此以往，醫(yī)院檔案管理活動(dòng)也逐漸喪失了合理性。

1.3 管理制度問題

檔案管理這種具有系統(tǒng)化方面要求的工作，需要工作人員嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真地對(duì)待，但是部分管理者缺少自我約束的能力，醫(yī)院就需要借由工作制度來達(dá)到人員管理部門，但是無論是用于管理檔案人員的制度，還是檔案管理制度均存有不合理之處，主要是因?yàn)樾聲r(shí)期形成了很多新的特點(diǎn)，原來可使用的制度也因此而產(chǎn)生了不適用的情況，除了需要結(jié)合醫(yī)院檔案的基本內(nèi)容來改進(jìn)管理制度之外，還要結(jié)合信息化的醫(yī)院檔案管控平臺(tái)的應(yīng)用需要，來形成新的檔案資料。將制度在日常的檔案管理中的作用以更加直觀而又有效的方式發(fā)揮。

2 醫(yī)院檔案改革工作的相關(guān)工作建議

2.1 調(diào)整醫(yī)院檔案管理工作制度

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身發(fā)展情況和醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)，建立科學(xué)可行的醫(yī)院檔案管理制度以及統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，使醫(yī)院檔案管理工作有章可循、規(guī)范開展。除了醫(yī)療檔案以外，還應(yīng)當(dāng)建立人力資源檔案、財(cái)務(wù)信息檔案以及科研成果檔案，不斷建立、健全和完善醫(yī)院檔案的各個(gè)方面。在檔案管理的信息搜集、分類、處理、應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保醫(yī)院各部門能夠在統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)下，同步開展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的精準(zhǔn)管理。通過加強(qiáng)醫(yī)院各部門之間的信息溝通和交流，利用信息化技術(shù)手段，共同建立醫(yī)院信息電子檔案，以更好地開發(fā)利用醫(yī)院檔案信息，使醫(yī)院檔案分類更加明確、信息查詢更加方便，從而充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的指導(dǎo)和借鑒作用。

2.2轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理理念

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，醫(yī)院檔案管理并不僅僅局限于對(duì)醫(yī)院工作開展的記錄和接受上級(jí)部門的定期檢查。醫(yī)院檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，以加強(qiáng)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)質(zhì)量為目標(biāo)，把檔案管理工作結(jié)合到醫(yī)院發(fā)展建設(shè)體系中，將醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院運(yùn)行與發(fā)展的重要組成部分。除了加大對(duì)醫(yī)院檔案管理的關(guān)注力度外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)不斷加大在檔案管理方面的資金投入力度，引進(jìn)高效的電子檔案管理設(shè)備，健全相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，完善檔案管理制度，通過宣傳與培訓(xùn)的方式，在全院范圍內(nèi)宣傳醫(yī)院檔案管理的重要性，進(jìn)而加強(qiáng)職工的醫(yī)院檔案管理意識(shí)，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的快速發(fā)展。

2.3 培養(yǎng)能夠管理醫(yī)院檔案的工作人員

基于檔案管理工作的專業(yè)化要求，醫(yī)院必須要在日常的管理工作中充分豐富人員培養(yǎng)活動(dòng)，在培養(yǎng)環(huán)節(jié)增加更多的內(nèi)容，使管理人員均能夠在接觸檔案管理工作之后，迅速適應(yīng)這一項(xiàng)工作，能夠積極地應(yīng)對(duì)檔案管理環(huán)節(jié)中的各種挑戰(zhàn)，做好基礎(chǔ)性的醫(yī)院檔案處理任務(wù)。

人才素質(zhì)是決定工作質(zhì)量和工作效果的重要因素。信息技術(shù)具有較強(qiáng)的專業(yè)性，檔案管理工作具有明確的系統(tǒng)性，因此，信息時(shí)代下的醫(yī)院檔案管理工作對(duì)從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。這就需要醫(yī)院建立專職的檔案管理部門，選用兼具信息技術(shù)和檔案管理技能的復(fù)合型人才，組建高素質(zhì)信息化檔案管理？F隊(duì)。同時(shí)，要明確醫(yī)院各部門在檔案管理方面的工作職責(zé)，將檔案管理的具體任務(wù)劃分到每個(gè)部門、每個(gè)人員，這樣才能確保檔案管理工作出現(xiàn)問題后，能夠具體到責(zé)任人員，準(zhǔn)確查明引發(fā)問題的原因，及時(shí)制定應(yīng)對(duì)措施。通過明確工作任務(wù)和責(zé)任，能夠增強(qiáng)檔案信息管理人員的使命感，激發(fā)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作效率持續(xù)提高。

3 結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理工作會(huì)受到醫(yī)院整體運(yùn)行環(huán)境的影響，當(dāng)醫(yī)院出現(xiàn)規(guī)模擴(kuò)大的情況之后，醫(yī)院檔案管理體系也產(chǎn)生變化，主要是因?yàn)闄n案管理的工作條件被改變，更多的信息化元素被融入到管理檔案的系統(tǒng)中，因此在檔案管理改革環(huán)節(jié)中，除了應(yīng)當(dāng)注意到一些基本變動(dòng)之外，還應(yīng)當(dāng)利用信息化技術(shù)手段，來形成便捷高效的醫(yī)院檔案專用管理模式，醫(yī)院檔案管理工作還需結(jié)合動(dòng)態(tài)化的管理環(huán)境，必須被改變，以此達(dá)到維持醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的工作目標(biāo)。

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