企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式

彭萬霞

摘要：在現(xiàn)今信息化社會當(dāng)中，檔案作為重要的信息源，其在社會發(fā)展過程中的重要性越來越體現(xiàn)出來。企業(yè)檔案管理工作作為企業(yè)管理的重要組成部分，但由于一直以來企業(yè)檔案管理方式較為落后，這對檔案管理水平的提升帶來了較大的影響。因此，需要進一步實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新，完善企業(yè)檔案服務(wù)模式，實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的有效開發(fā)利用。鑒于此，本文就針對企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式進行分析研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新改革；服務(wù)模式

1 導(dǎo)言

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要內(nèi)容。企業(yè)在運營、銷售、科研管理等日常工作中，所產(chǎn)生的大量檔案資料是企業(yè)維持持續(xù)發(fā)展的重要信息資源。因此，檔案管理部門要重視檔案信息資源的開發(fā)與利用，從而使檔案管理為經(jīng)濟建設(shè)及社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新就是通過綜合利用檔案信息資源為生產(chǎn)經(jīng)營提供有效的服務(wù)，從而將檔案管理的潛在價值外化為經(jīng)濟效益與社會效益。

2 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作面臨的困境

2.1 企業(yè)檔案管理工作重視度問題

目前，我國很多企業(yè)在檔案管理方面存在的一個主要問題，就是對檔案管理工作缺少應(yīng)有的重視，這是導(dǎo)致檔案管理工作效率低下的重要因素。由于企業(yè)最重要的是盈利，而檔案管理工作無法是在短時間為企業(yè)創(chuàng)造財富，但是在企業(yè)的長遠發(fā)展過程中，檔案管理是企業(yè)發(fā)展的后期保障，對于企業(yè)的發(fā)展方向具有指導(dǎo)性作用。

2.2 傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴重滯后

隨著企業(yè)信息化建設(shè)逐漸深入，企業(yè)在日常經(jīng)營活動中電子文件遠遠大于紙質(zhì)文件，而檔案管理部門的傳統(tǒng)運作模式不能很好的對其進行收集和管理，導(dǎo)致大量寶貴的檔案資料丟失。而且，很多負責(zé)檔案管理的員工意識不到檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理的信息化程度較低，沒有創(chuàng)新意識，無法提高工作的質(zhì)量和檔案管理的效率。

2.3 檔案信息化管理模式流于形式

盡管有些企業(yè)也對檔案管理部門進行了信息化改革，但是在信息化建設(shè)時針對性不強，盲目照搬，只強調(diào)建設(shè)檔案信息資源管理系統(tǒng)，但是對系統(tǒng)的運用沒有做到足夠的重視，導(dǎo)致花費大量精力建造的信息管理系統(tǒng)不能產(chǎn)生應(yīng)有的效益。

3 企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新改革思考

3.1 重視檔案管理，提高責(zé)任意識

首先需要企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和員工從思想上開始重視起檔案管理工作，提高責(zé)任意識。在企業(yè)的日常工作中加強宣傳檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要意義，使得企業(yè)員工提高對于檔案管理工作重要性的認識?？梢远ㄆ陂_展一些關(guān)于檔案管理工作內(nèi)容的知識競賽，可以讓經(jīng)驗豐富的檔案管理工作者介紹自己的工作心得，提高其他員工的工作能力。

3.2 創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的理念

在進行各項檔案管理工作過程中，充分融入新觀念和新方式，能更好的服務(wù)與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。因此，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新首先是思想觀念的創(chuàng)新，具體要求是：

1）要樹立檔案工作服務(wù)大局的認識觀。新的經(jīng)濟形勢下，黨和國家的中心任務(wù)就是以經(jīng)濟建設(shè)為主要目標(biāo)，這要求企業(yè)檔案管理工作也應(yīng)該以促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展為工作重點，要以服務(wù)大局為檔案工作的基本定位，對檔案信息資源進行有效開發(fā)與利用，全面系統(tǒng)的為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展和長效發(fā)展做出貢獻。

2）改革傳統(tǒng)的檔案管理思想。創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的另一手段是，要加大對檔案工作的改革力度，管理工作中的守舊和自我封閉的思想要予以剔除，同時建立一個與市場經(jīng)濟相適應(yīng)，并符合企業(yè)檔案管理自身發(fā)展的運行管理機制，并且在做好安全保密的前提下，可以適當(dāng)擴大企業(yè)檔案管理工作的開放范圍，使企業(yè)檔案工作能走進企業(yè)內(nèi)部工作人員實際工作中，這不僅使檔案的社會服務(wù)化功能可以充分發(fā)揮，還能夠增強檔案管理在企業(yè)管理中的影響力。

3.3 創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的機制

1）首先建立檔案信息資源收集網(wǎng)站。建立檔案信息資源收集網(wǎng)絡(luò)，主要是因為在社會全面發(fā)展和信息化不斷提高的背景下，檔案管理工作由于涉及面廣和信息量大等特點，如果僅僅依靠檔案管理工作部門的日常工作，并不能全面，及時準確的收集到檔案相關(guān)資料信息。因此，可以建立檔案信息資源收集網(wǎng)絡(luò)，對社會各個部門和各個單位力量充分利用，形成多種渠道，有效收集檔案信息。

2）企業(yè)檔案的各項規(guī)章制度要建立健全。創(chuàng)新企業(yè)檔案管理，在管理機制上進行時重點，因此可以對當(dāng)前企業(yè)檔案工作的特點和規(guī)律進行深入研究，在充分調(diào)動檔案管理工作者積極性的基礎(chǔ)上，要建立以工作目標(biāo)管理為中心的檔案部門考核機制，建立此考核機制不僅是對檔案工作質(zhì)量和完成情況進行考核，其最終目標(biāo)還是推動企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新。

4 檔案管理功能服務(wù)模式的創(chuàng)新對策

4.1 建立功能完整的網(wǎng)站服務(wù)體系

隨著檔案工作電子系統(tǒng)的建立，檔案工作人員在自己的局域網(wǎng)中可以自己創(chuàng)建網(wǎng)站，搜集檔案數(shù)據(jù)，更好的拓寬檔案的傳播路徑，此外，利用自己網(wǎng)站還可以同政府網(wǎng)站實現(xiàn)嵌接，檔案資源網(wǎng)上可檢索效率大大提高。

4.2 建立電子文檔中心

電子文檔具有紙質(zhì)文檔所不可比擬的優(yōu)點，檔案工作需建立自己的電子文檔中心，可以存儲電子文件、對有些文檔可以加密限制其傳播、查閱，其余非涉密文檔可以直接公布于網(wǎng)上，不僅大大減少了用戶的工作量，可以直接下載查看，還可以讓電子文檔中心的公開化程度提高，再次提高信息共享的力度。

4.3 整合資源，實現(xiàn)信息資源共享

21世紀是信息高速膨脹的時代，如何搜集有用信息、最大限度的儲存文獻資料，成為了各大檔案部門面臨的一個難題。為了實現(xiàn)信息資源的搜集、處理、完善儲存以及使用這一系列流程，我們必須要改變傳統(tǒng)中情報、圖書、檔案各司其職的局面，建立一個資源整合度高的社會信息系統(tǒng)，此系統(tǒng)要具有高度的整體性和易管理性。因為信息量巨大、繁雜，因此，如何建立起自己的檔案目錄是此系統(tǒng)的一項核心內(nèi)容。此外，系統(tǒng)工作所要遵循的主題應(yīng)該是“資源共享”，社會信息系統(tǒng)工作人員應(yīng)該最大限度的整合信息，為檔案工作的持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

5 結(jié)語

隨著信息化、科技化和現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。為了進一步的挖掘企業(yè)檔案信息的價值，提升企業(yè)檔案信息的利用率，進行企業(yè)檔案的管理模式和服務(wù)模式的創(chuàng)新已經(jīng)成為發(fā)展趨勢。

參考文獻：

[1]廖建蘭.企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016.

[2]楊茹.關(guān)于企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018.

[3]胡虹.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式探析[J].城建檔案，2016.

（作者單位：荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院）