如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作

王福皓

摘? 要：當前，我國正在全面推進醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，隨著新型農(nóng)村合作醫(yī)療制度的不斷深入實施，國家基本藥物制度的推進，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的業(yè)務收入突飛猛進的增長，同時醫(yī)療、藥品，預防保健、及行政管理都有了很大的發(fā)展，而檔案管理作為衛(wèi)生院管理的重要組成部分，卻未與醫(yī)院的各項管理工作同步發(fā)展，現(xiàn)簡述衛(wèi)生院病歷檔案管理的現(xiàn)狀和改進措施。

關鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院;檔案管理;創(chuàng)新

1目前存在的問題——缺乏健全的檔案管理制度，而且檔案管理員的業(yè)務水平有限

目前，我國的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院基本上都沒有建立比較完善的檔案管理制度，所以在工作中沒有嚴格的制度約束，使檔案管理工作出現(xiàn)檔案分類不細、檔案不齊全、檔案利用率低等現(xiàn)象，造成了檔案管理的混亂。另外，大部分從事鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的從業(yè)人員都沒有經(jīng)過正規(guī)的考核，有的不僅不是檔案管理專業(yè)人才還沒有經(jīng)過相關的培訓，由于缺乏專業(yè)知識，所以其業(yè)務水平自然不高。在檔案管理工作中僅依賴于往日的經(jīng)驗，需要從意識和管理方法方面有所創(chuàng)新和提高。

2鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1提高檔案管理工作的重視程度

不僅要提高檔案管理部門的檔案管理意識，還要提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院各部門以及領導對檔案管理工作的重視程度，要清楚地認識到檔案管理工作的重要性，了解其在各部門的所直到的協(xié)調(diào)作用，只有這樣才能使各部門很好地配合檔案管理部門的工作，有利于檔案管理工作的順利展開。

2.2建立完善的檔案管理制度

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要建立完善的檔案管理制度，并構建一套完善的檔案管理體系，只有這要才能使衛(wèi)生院檔案工作更加規(guī)范。在制定和完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理制度時一定要嚴格依據(jù)我國相關的檔案法以及衛(wèi)生院檔案管理辦法的相關規(guī)定，只有這樣才能使檔案管理制度具有較高的科學性和可行性。

2.3培養(yǎng)員工的檔案意識

以科學的檔案管理制度為指導，注重培養(yǎng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理員的檔案意識，這樣不僅可以提高檔案管理員的專業(yè)水平，還有利于提高檔案的利用率。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作要求一定要嚴格遵循檔案管理制度，還要盡力激發(fā)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理員的檔案管理意識與檔案利用意識，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理從業(yè)人員能夠正確地處理檔案管理與人事管理、醫(yī)療管理以及行政管理間的關系，使檔案管理工作能夠充分地發(fā)揮其自身的作用。

2.4及時更新檔案管理硬件設備

要想使鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作有所創(chuàng)新，就需要更新檔案管理的硬件設備，這也是引進先進管理技術的前提條件，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎。首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要準備足夠的檔案管理空間、空調(diào)等配套硬件設施;在軟件方面，衛(wèi)生院要努力完成檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設，構建一個系統(tǒng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，這樣既使檔案管理擁有多樣化的儲存方法，又能夠推動檔案管理的現(xiàn)代化建設，并有效地提高檔案的利用率，也能夠大大地節(jié)省檔案的傳遞和查找時間;同時，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院還要加強對檔案管理從業(yè)人員的培訓工作，為檔案管理員提供更多的學習機會，可以通過針對性的培訓或集中學習培訓、定時組織不同部門與醫(yī)院進行學習交流活動等多樣化的方式對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理員進行培訓，不斷提高和更新鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)知識、道德素養(yǎng)以及技能水平，使檔案管理員素質(zhì)得到全面的提高，有利于提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的效率。

2.5加大衛(wèi)生院網(wǎng)絡體系的構建

構建鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院網(wǎng)絡管理體系，有利于實現(xiàn)集中領導、統(tǒng)一操作和分組負責的檔案管理體系。通過建立網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，更方便各級部門的統(tǒng)一領導和監(jiān)管，能夠有效地提高各部門從業(yè)人員的工作熱情，同樣也能夠提高檔案管理從業(yè)人員的工作主動性和積極性，有利于提高檔案管理工作的效率。同時，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院還要鼓勵檔案管理從業(yè)人員進行檔案資源的開發(fā)工作，不斷地拓寬檔案資源的開發(fā)渠道，可以通過網(wǎng)絡與不同的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院合作，以達到部分檔案資源共享的目的，從而有效地提高檔案資源的利用率，實現(xiàn)檔案資源利用的最大化。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作的有效開展，不僅能夠促進人事管理和行政管理工作的順利進行，也能夠為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的醫(yī)療以及科研工作提供可靠的依據(jù)。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院一定要提高對檔案管理的重視程度，不斷地完善檔案管理制度，還要能夠利用先進的科學技術合理地利用和開發(fā)檔案信息資源，提高檔案信息資源的利用率和檔案工作的效率，只有這樣才能使檔案管理工作充分發(fā)揮其自身的作用，以推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院內(nèi)部各項工作穩(wěn)定、迅速的發(fā)展。

3做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院醫(yī)療設備的檔案管理

醫(yī)院作為救死扶傷的地方，醫(yī)療設備在此過程中作為起到相當重要的作用，是不斷提高醫(yī)學科學技術水平的基本條件，此時醫(yī)院設備管理顯得非常重要。檔案管理作為設備管理的基礎環(huán)節(jié)，卻常被各醫(yī)院設備管理領導者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術水平、經(jīng)濟效益和社會效益，首先應認識到檔案管理的重要性，并將工作落實到實處，發(fā)揮其應有的作用[1]?，F(xiàn)就把我院設備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達到相互促進的目的。

1首先認識建立設備檔案的重要性醫(yī)療設備檔案包括：設備出廠隨機相關資料、證件、設備運行過程中產(chǎn)生的相關文字資料（如：運行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計量設備的相關合格證）等。

如何管好用好醫(yī)院醫(yī)療設備，提高設備的使用率，減少設備的故障率，則必須建立較全面的設備技術檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個設備管理工作，在設備采購、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對經(jīng)常出現(xiàn)故障的設備進行預防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過可縮短設備維修的時間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費用，縮短維修工時，有效提高設備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動、及時地為各設備使用科室服務、為領導決策提供相關依據(jù)，此時，設備檔案顯得尤為重要。

2其次建立完善的制度利用辦公會將相關文件分發(fā)給所有科室，強化各級管理人員的制度意識，使之配合設備管理工作的進行。

衛(wèi)生院成立由院長直接領導的設備管理工作，實行院部、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡。利用制定的監(jiān)督檢查機制定期或不定期對科室進行賬卡物及相關內(nèi)容的檢查，將檢查結果納入科室每月的綜合質(zhì)量考核，上報院辦公室及擬報整改措施，與科室的獎金、評先進、評優(yōu)掛鉤。衛(wèi)生院設備檔案信息實行計算機輔助管理，設備檔案由專人專柜負責日常收集全院設備資料，將全院每一臺設備逐一編號登記在冊且張貼標簽，每半年對全院設備進行一次清查，對萬元以上設備每月進行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個有效的管理網(wǎng)絡。

3設備檔案收集工作貫穿于設備申購到設備報廢如參與設備采購申請，可為采購部提供相關參數(shù)，參與設備的安裝與驗收工作，索取相關證件及收集設備資料及時建立檔案（如：說明書、隨機光盤、圖紙等）相關手續(xù)齊全后方可驗收，科室如需要資料可提供相關復印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設備使用流程及制度，大型設備分管到人，并將信息錄入電腦。