新時(shí)期高校教師業(yè)務(wù)檔案的收集管理與利用

黃華

摘要：高校教師業(yè)務(wù)檔案存在沒(méi)有規(guī)范的教師業(yè)務(wù)檔案管理制度、教師業(yè)務(wù)檔案的管理處于重收集輕使用階段兩個(gè)普遍問(wèn)題。建議建立健全明確規(guī)范的教師業(yè)務(wù)檔案管理制度，開(kāi)發(fā)其信息化共享系統(tǒng)，重視對(duì)其的開(kāi)發(fā)使用。本文結(jié)合高校教師業(yè)務(wù)檔案工作的實(shí)際，闡述了新時(shí)期高校教師業(yè)務(wù)檔案的收集和利用對(duì)促進(jìn)高校的發(fā)展、合理使用人才具有的重要意義。

關(guān)鍵詞：高校;教師;業(yè)務(wù)檔案

高校教師業(yè)務(wù)檔案是高校檔案的重要組成部分，它包括教師個(gè)人信息、教學(xué)、科研工作情況等方面內(nèi)容，在教師管理、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)評(píng)估中都具有極其重要的作用。人才是高校生存之本，人才的優(yōu)勢(shì)是最大的優(yōu)勢(shì)，然而相對(duì)于社會(huì)的其他子系統(tǒng)而言，高校的優(yōu)勢(shì)是非常明顯的，這里薈萃了大批國(guó)內(nèi)外知名的老專(zhuān)家、老教授，同時(shí)也擁有相當(dāng)數(shù)量中青年學(xué)術(shù)骨干。他們?cè)诮虒W(xué)、醫(yī)療、科研等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中積累了大量豐富而珍貴的材料，如教師工作能力、業(yè)務(wù)水平、履行崗位職責(zé)的評(píng)價(jià)以及工作業(yè)績(jī)、科研成果等，將其收集整理便形成教師業(yè)務(wù)檔案?？梢?jiàn)，教師業(yè)務(wù)檔案是教師創(chuàng)造性勞動(dòng)的真實(shí)記錄，是教師人事檔案的必要補(bǔ)充。

一、教師業(yè)務(wù)檔案的收集

高校教師是國(guó)家的寶貴財(cái)富，是新時(shí)期社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)大軍的一支骨干力量，是社會(huì)物質(zhì)文明和精神文明的直接推動(dòng)者。教師業(yè)務(wù)檔案是教師教學(xué)、科研、育人等業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄。業(yè)務(wù)檔案在收集上不同于人事檔案，人事檔案?jìng)?cè)重政治、行政等綜合材料的收集，多來(lái)自于校內(nèi)外不同組織部門(mén)，一般材料形成后都能及時(shí)歸檔。而業(yè)務(wù)檔案材料的形成多是分散的，內(nèi)容涉及面廣，常常以“孤本”居多。除部分采自基層組織部門(mén)外，還有相當(dāng)一部分材料來(lái)自教師個(gè)人，如學(xué)術(shù)論文、科研成果等。這樣就給教師業(yè)務(wù)檔案的收集帶來(lái)一定的困難。為了保證教師業(yè)務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)合理選拔、使用人才，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置，就必須采取相應(yīng)的有效措施。

（一）擴(kuò)大宣傳，增強(qiáng)全員對(duì)建立教師業(yè)務(wù)檔案的認(rèn)識(shí)

廣泛宣傳，增強(qiáng)認(rèn)識(shí)，積極參與，是教師業(yè)務(wù)檔案收集的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。從檔案管理的實(shí)際中，可以看到教師對(duì)業(yè)務(wù)檔案的了解和重視遠(yuǎn)不如人事檔案。甚至有的年輕助教還不知道建立業(yè)務(wù)檔案這碼事。可見(jiàn)業(yè)務(wù)檔案管理部門(mén)的人員，充分利用一切時(shí)間場(chǎng)合向教師進(jìn)行宣傳，是十分必要的。比如每年對(duì)新教師擬定崗前培訓(xùn)計(jì)劃，可以安排一次專(zhuān)題講座，引起大家的足夠重視。通過(guò)宣傳一是督促基層部門(mén)把當(dāng)年形成的材料及時(shí)歸檔;二是提醒教師本人將自己的新成果、新業(yè)績(jī)及時(shí)提交組織，以供組織在人事管理中作為參考。

（二）明確歸檔范圍

制定歸檔范圍，是業(yè)務(wù)檔案收集工作的重要環(huán)節(jié)。充分顯示業(yè)務(wù)檔案的嚴(yán)肅性、科學(xué)性、完整性。既要避免由于收集范圍過(guò)大出現(xiàn)的盲目性和雜亂性，又要避免收集范圍過(guò)小引起的不全面性。具體歸檔內(nèi)容如下：1）個(gè)人基本情況。學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷，教師任職呈報(bào)表，職稱(chēng)評(píng)審和職務(wù)聘任材料，解聘材料，教師業(yè)務(wù)考核材料，個(gè)人業(yè)務(wù)自傳，經(jīng)組織認(rèn)定的學(xué)歷證明、業(yè)務(wù)進(jìn)修情況，社會(huì)兼職情況等。2）教學(xué)情況。承擔(dān)的教學(xué)任務(wù)，指導(dǎo)博士、碩士研究生情況，指導(dǎo)畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）情況，教學(xué)成果及評(píng)價(jià)材料。3）學(xué)術(shù)科研情況。個(gè)人提交的學(xué)術(shù)論文、著作、譯著等復(fù)印件，個(gè)人提交的經(jīng)組織認(rèn)定的科研立項(xiàng)及科研成果目錄;專(zhuān)利材料復(fù)印件等。4）獎(jiǎng)懲情況。教學(xué)、科研獲獎(jiǎng)證書(shū)復(fù)印件，各種榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)證書(shū)復(fù)印件，教學(xué)差錯(cuò)事故文件及其他處理文件等。5）其他需要保存的材料。

（三）科學(xué)管理

要做好教師業(yè)務(wù)檔案收集工作，除具有必要的規(guī)章制度外，還必須進(jìn)行科學(xué)管理。首先高校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教師業(yè)務(wù)檔案管理工作。無(wú)論是設(shè)立在人事部門(mén)，還是教務(wù)部門(mén)，亦或是檔案館，都必須明確責(zé)任，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。其次高校教師業(yè)務(wù)檔案材料形成部門(mén)，必須嚴(yán)格遵守學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定，定期將當(dāng)年形成的材料及時(shí)歸檔，不得拖延、推諉。最后教師業(yè)務(wù)檔案管理人員要有高度的責(zé)任感和敬業(yè)精神。熟悉檔案業(yè)務(wù)，尊重教師勞動(dòng)成果。熱愛(ài)本職工作，不怕麻煩，一絲不茍，耐心細(xì)致的為教師提供存用便捷的良好服務(wù)。要建立健全登記制度，嚴(yán)把材料入口關(guān)，不該歸檔的材料絕不歸檔，該歸檔的材料絕不漏掉，保證質(zhì)量，嚴(yán)格守密，妥善保管。通過(guò)有效的措施，來(lái)贏得廣大教師的信賴(lài)和支持，使他們真切感受到，材料存入放心，材料使用順心。積極主動(dòng)地把反映自己業(yè)績(jī)的材料及時(shí)提供歸檔。

二、教師業(yè)務(wù)檔案的利用

收集的目的是為了利用，單純?yōu)榱耸占占且环N浪費(fèi)。當(dāng)今時(shí)代是科技迅猛發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代，又是優(yōu)秀科技人才得以施展才華的大好時(shí)機(jī)。做好教師業(yè)務(wù)檔案工作，不僅是時(shí)代發(fā)展的需要，也是高校重視人才、關(guān)心人才、了解掌握人才、合理培養(yǎng)使用人才的具體體現(xiàn)，為領(lǐng)導(dǎo)宏觀決策提供重要信息。

（一）為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息

長(zhǎng)期以來(lái)，由于種種原因，教師業(yè)務(wù)檔案的信息作用沒(méi)有得到很好的發(fā)揮，實(shí)踐證明這是不科學(xué)的。21世紀(jì)綜合國(guó)力的競(jìng)爭(zhēng)，最根本的是人才的競(jìng)爭(zhēng)。發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才、合理使用人才是極為重要的。高校既是人才培養(yǎng)的基地，又是人才相對(duì)集中的地方。了解掌握教師隊(duì)伍的狀況，合理使用人才勢(shì)在必行。哪些人才可用？信息來(lái)源何處？業(yè)務(wù)檔案就是第一手可靠的資料。因?yàn)樗宄鎸?shí)記錄了每位教師的業(yè)務(wù)成長(zhǎng)過(guò)程，通過(guò)每年的年度考核、教學(xué)評(píng)估、科研成果、論文發(fā)表等不同側(cè)面來(lái)了解其工作業(yè)績(jī)，也可以通過(guò)教師的微觀變化，分析教師隊(duì)伍的整體水平，宏觀預(yù)測(cè)教師隊(duì)伍的現(xiàn)狀和未來(lái)，進(jìn)而制定有效人才培養(yǎng)規(guī)劃。

（二）為職稱(chēng)評(píng)審提供資料

職稱(chēng)評(píng)審工作，是高校一項(xiàng)常規(guī)化工作。對(duì)于合理選拔使用人才，調(diào)動(dòng)教師的積極性，促進(jìn)人才的合理流動(dòng)具有十分重要的積極作用。是對(duì)教師創(chuàng)造性勞動(dòng)的公正評(píng)價(jià)和認(rèn)可。要確保職稱(chēng)評(píng)審工作正常運(yùn)行，堅(jiān)持擇優(yōu)上崗，合理聘任，教師業(yè)務(wù)檔案的有效利用尤為重要。從職稱(chēng)評(píng)審的工作實(shí)際中可以看到，教師為了晉級(jí)大量整理材料，復(fù)印材料，而業(yè)務(wù)部門(mén)又忙于審核材料，如果充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案的作用，材料同出一口，既能保證評(píng)審材料的真實(shí)準(zhǔn)確，又可以減少不必要的人力物力的浪費(fèi)。

（三）為教師提供備忘服務(wù)

教師是學(xué)校的中堅(jiān)力量，他們畢生都耕耘在自己的業(yè)務(wù)崗位上，每年都能向社會(huì)、向人類(lèi)奉獻(xiàn)許多喜人的成果，他們珍惜自己的勞動(dòng)成果，通過(guò)歸檔，將這些寶貴的財(cái)富加以收集、整理、真實(shí)記錄，也為后人提供科技信息和寶貴經(jīng)驗(yàn)。業(yè)務(wù)檔案有便利、簡(jiǎn)捷、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，也有存儲(chǔ)積累提供信息的長(zhǎng)處，它是高校人事檔案的必要補(bǔ)充，作為一項(xiàng)高校人事管理的基礎(chǔ)工作正在被越來(lái)越多的同仁認(rèn)可。

（四）為教學(xué)評(píng)估提供原始憑據(jù)

近些年來(lái)，隨著高等教育的改革與發(fā)展，國(guó)家對(duì)高等教育的管理更加完善。各層面、各內(nèi)容的教育評(píng)估越來(lái)越多，比如教學(xué)工作水平評(píng)估、學(xué)科評(píng)估、專(zhuān)業(yè)評(píng)估等等。教師業(yè)務(wù)檔案以記錄教師日常業(yè)務(wù)活動(dòng)為主旨，無(wú)疑為評(píng)估專(zhuān)家提供了是最原始、最真實(shí)、最直接的第一手資料。通過(guò)查閱教師的業(yè)務(wù)檔案，不僅可以清楚了解每一位教師的業(yè)務(wù)活動(dòng)軌跡、成果，而且也能直觀反映學(xué)校對(duì)教師及教學(xué)工作所采取的管理措施，從而客觀反映了高校教學(xué)等方面的工作管理水平。

總之，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷壯大，教師隊(duì)伍的數(shù)量不斷增加，高校教師業(yè)務(wù)檔案工作任重而道遠(yuǎn)。在新時(shí)期加強(qiáng)高校教師業(yè)務(wù)檔案的信息化建設(shè)，構(gòu)建高校教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，對(duì)于提升高校教師業(yè)務(wù)檔案的收集與利用，促進(jìn)高校人力資源的合理配置，促進(jìn)高等教育的持續(xù)發(fā)展都具有十分重大的現(xiàn)實(shí)意義。

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