醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

崔勝平

摘 要：在醫(yī)院管理工作中，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作是其的重要組成部分，隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)院管理也發(fā)生了前所未有的轉(zhuǎn)變，一個(gè)醫(yī)院的管理能力的高低，直接由這個(gè)醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理水平來(lái)決定。本文主要講述了目前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)容和現(xiàn)狀，并對(duì)所存在的問(wèn)題，提出了有效解決對(duì)策，希望能給我國(guó)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作中，提供一定的參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院財(cái)務(wù)管理;存在現(xiàn)狀;管理對(duì)策

前言

核算和管理全員財(cái)務(wù)方面，并形成的各種材料、文件，就是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的主要內(nèi)容。而這些文件也為醫(yī)院進(jìn)行各項(xiàng)科研活動(dòng)以及資金運(yùn)轉(zhuǎn)提供了重要的依據(jù)。在對(duì)比醫(yī)院歷年來(lái)經(jīng)濟(jì)發(fā)展效果和發(fā)展記錄等重要資料時(shí)，其主要通過(guò)財(cái)務(wù)管理工作來(lái)實(shí)現(xiàn)，與此同時(shí)，財(cái)務(wù)管理工作也是分析經(jīng)濟(jì)研究的主要證據(jù)和依據(jù)。其不僅可以成為借鑒管理和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的重要方法，也可作為核查歷史的主要依據(jù)。由此可見(jiàn)，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的重要性，并且醫(yī)院財(cái)務(wù)管理水平已經(jīng)成為醫(yī)院管理評(píng)價(jià)中的重要內(nèi)容之一，是維護(hù)患者個(gè)人和醫(yī)院利益的重要依據(jù)。

1.醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容和現(xiàn)狀

根據(jù)醫(yī)院級(jí)別、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的不同，來(lái)區(qū)分財(cái)務(wù)檔案管理工作內(nèi)容。國(guó)家要求由三大類組成醫(yī)院檔案管理，主要包括工會(huì)類、財(cái)會(huì)檔案類以及基建檔案類。而會(huì)計(jì)賬簿、綜合管理、查賬報(bào)告、單位權(quán)益、個(gè)人權(quán)益等是歸檔工作的主要內(nèi)容，重要文件包括財(cái)務(wù)電子計(jì)算機(jī)檔案，交清手冊(cè)和章程、合同等相關(guān)財(cái)務(wù)管理資料。對(duì)于不同的類型與不同年限的財(cái)務(wù)檔案，要采取不同的管理方式。醫(yī)院財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立檔案閱卷保管和管理，并針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的特點(diǎn)，比如工作繁瑣、專業(yè)性較強(qiáng)等，統(tǒng)一監(jiān)督全部財(cái)務(wù)檔案的管理工作。

（1）忽視了財(cái)務(wù)管理工作的重要性

主要可以表現(xiàn)為三個(gè)方面：第一、不夠重視日常財(cái)務(wù)工作在醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作中的重要性，財(cái)務(wù)科工作人員大部分沒(méi)有進(jìn)行過(guò)業(yè)務(wù)考評(píng)，無(wú)論是主管管理部門、基層工作者或者是財(cái)務(wù)管理工作人員都未進(jìn)行過(guò)考評(píng);第二、醫(yī)院管理人員單獨(dú)管理財(cái)務(wù)管理工作，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理工作出現(xiàn)工作不仔細(xì)和工作懈怠的情況，促使醫(yī)院管理層人員無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一管理;第三、在財(cái)務(wù)管理工作中，財(cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，經(jīng)常在進(jìn)行保存和收集相關(guān)資料時(shí)，出現(xiàn)差錯(cuò)或缺失的情況。

（2）財(cái)務(wù)檔案管理制度不健全

由誰(shuí)主要負(fù)責(zé)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理資料，又由哪位裝訂形成的檔案管理資料，最后裝訂好的資料由誰(shuí)進(jìn)行保管。如果出現(xiàn)管理人員出差情況時(shí)，資料就會(huì)在醫(yī)院其他人員的使用下，受到延遲和限制，并出現(xiàn)崗位離職人員未與相關(guān)人交接，未上報(bào)資料使用說(shuō)明等情況;除此之外，醫(yī)院雖同意申請(qǐng)離職人員離職，但是交接人員未熟練本職工作，從而導(dǎo)致后序工作出現(xiàn)責(zé)任不清的情況。

（3）未學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)知識(shí)

組織醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員，學(xué)習(xí)國(guó)家要求的《財(cái)務(wù)檔案管理暫行規(guī)定》和《檔案法》，并對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)考試。目前，仍有兼職醫(yī)院財(cái)務(wù)人員存在于醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理中，嚴(yán)重缺乏財(cái)務(wù)檔案管理的專業(yè)知識(shí)以及對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，從而在保管、收集和整理醫(yī)院檔案時(shí)，不夠完整與規(guī)范，導(dǎo)致醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案中出現(xiàn)超期管理，并且沒(méi)有明確標(biāo)注不同年限的未了結(jié)債權(quán)，促使醫(yī)院出現(xiàn)了無(wú)法得到證實(shí)的憑證。

（4）未及時(shí)收納財(cái)務(wù)檔案

目前仍然有部分醫(yī)院采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，若日后發(fā)生災(zāi)難，不僅會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)糾紛和債務(wù)時(shí)無(wú)從對(duì)證，還會(huì)損壞原件無(wú)法還原;部分醫(yī)院存在資料殘缺，并且沒(méi)有及時(shí)錄入電子財(cái)務(wù)檔案;醫(yī)院電子財(cái)務(wù)資料出現(xiàn)磁盤未及時(shí)升級(jí)以及不足的情況。

（5）檔案管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)

醫(yī)院忽視了財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致部分紙質(zhì)資源外露，甚至出現(xiàn)無(wú)論是外部人員還是醫(yī)院內(nèi)部人員均可以閱覽的情況。另外，原版資料也出現(xiàn)了破損、丟失，主要因?yàn)橥饴都堎|(zhì)資源經(jīng)數(shù)人閱讀，且醫(yī)院財(cái)務(wù)人員意識(shí)淡薄，使得重要憑據(jù)缺失，已經(jīng)無(wú)法還原原有版本，從而導(dǎo)致今后發(fā)生糾紛時(shí)無(wú)從依據(jù)。

2.探討醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)策

（1）為了全面推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，就要增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理觀念。醫(yī)院加大對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的宣傳力度，并組織相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而有效提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。除此之外，醫(yī)院應(yīng)在業(yè)績(jī)考核范圍內(nèi)，納入財(cái)務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù);

（2）醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)形成監(jiān)督部門和執(zhí)行部門，并健全和完善相關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理制度，以此來(lái)保證財(cái)務(wù)檔案更加規(guī)范、有序。

3.規(guī)范醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理流程

（1）在電腦中納入紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)換成電子檔案

醫(yī)院財(cái)務(wù)管理部分，應(yīng)保存原有檔案，做到與時(shí)俱進(jìn)，增加檔案保存的真實(shí)性和有效性，并以電子檔案為輔。

（2）采用國(guó)家要求標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行立卷封存

應(yīng)按照國(guó)家要求書寫立卷的編號(hào)、書寫、保管期、封存，與此同時(shí)，特殊說(shuō)明中途出現(xiàn)的修改、補(bǔ)充、移出。

（3）對(duì)閱覽記錄和借鑒記錄進(jìn)行建立和完善

對(duì)于不及時(shí)歸還的借鑒檔案閱覽人員，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)督與提醒，并追究導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案遺失人員的責(zé)任。

4.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員培訓(xùn)與學(xué)習(xí)

應(yīng)增強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案人員的責(zé)任意識(shí)與法律意識(shí)，并對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。與此同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案管理人員和醫(yī)院管理人員共同對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督，提高財(cái)務(wù)檔案管理人員綜合水平，并設(shè)立專職檔案管理人員，從而增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案人員的使命感與責(zé)任感。醫(yī)院管理人員應(yīng)建立功能小組，提高醫(yī)院管理人員的管理能力，并著重管理財(cái)務(wù)檔案管理工作，全面提高醫(yī)院管理人員的管理水平。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，工作人員業(yè)務(wù)水平較低、醫(yī)院管理人員管理疏忽，都是目前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理存在的重要問(wèn)題。因此，不僅要完善相關(guān)制度和法律法規(guī)，加強(qiáng)醫(yī)院管理意識(shí)，還要在業(yè)績(jī)考評(píng)中納入財(cái)務(wù)檔案業(yè)務(wù)水平，從而有效提高醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。

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（作者單位：蒙陰縣人民醫(yī)院）