精益管理理念在企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中的應(yīng)用

張曉玲

【摘 ?要】按照公司對會(huì)議管理的要求，貫徹“消除浪費(fèi)、創(chuàng)造價(jià)值、持續(xù)改善、精益求精”的精益管理理念，樹立憂患責(zé)任、成本效益、競爭服務(wù)意識(shí)，突出抓好公司重要會(huì)議、重大活動(dòng)的組織籌備工作，從邀請嘉賓、印發(fā)通知、落實(shí)回執(zhí)、安排接送、餐飲接待、場地布置等方面著手，注重細(xì)節(jié)，規(guī)范有序。在組織會(huì)議過程中如何堅(jiān)持厲行節(jié)約、反對浪費(fèi)、規(guī)范簡樸、務(wù)實(shí)高效的原則，同時(shí)保障圓滿完成了各項(xiàng)會(huì)議接待工作，展示部門的接待能力和服務(wù)水平，確保各項(xiàng)工作高效率運(yùn)轉(zhuǎn)、高質(zhì)量完成，是對我們今后的服務(wù)工作提出了新的更高的要求，也是對我們各項(xiàng)工作的巨大鞭策。在企業(yè)的發(fā)展中，會(huì)議活動(dòng)發(fā)揮著重要的作用，在很大程度上推動(dòng)著行政工作的順利開展，是新時(shí)期社會(huì)、政治和經(jīng)濟(jì)生活中的重要活動(dòng)方式。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對會(huì)議活動(dòng)的重視，尤其是會(huì)務(wù)接待工作，并融入精益管理理念，充分發(fā)揮出精益管理理念的作用。

【關(guān)鍵詞】精益管理理念;企業(yè)會(huì)務(wù);接待工作;應(yīng)用

引言

近些年來，在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，社會(huì)各個(gè)行業(yè)發(fā)展十分迅速，企業(yè)建設(shè)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，各個(gè)企業(yè)之間的競爭越來越激烈，而會(huì)議作為企業(yè)發(fā)展中的重要活動(dòng)之一，在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家路線、方針、政策的過程中發(fā)揮著十分重要的作用。企業(yè)必須加強(qiáng)對企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作的重視，實(shí)行精益管理方式。本文通過闡述了精益管理的難點(diǎn)，從管理者要有一定決策力、營造精益管理的氛圍、對不同級(jí)別人員采取不同管理方案以及搭建知識(shí)體系和交流平臺(tái)四個(gè)方面有針對性地提出了對策。

1概述

1.1企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作相關(guān)內(nèi)容

在企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展過程中，會(huì)務(wù)接待工作發(fā)揮著十分重要的作用，涉及多方面的內(nèi)容，如出席會(huì)議、業(yè)務(wù)洽談、調(diào)查研究、學(xué)習(xí)交流、外事往來等公務(wù)活動(dòng)，以及公務(wù)活動(dòng)開展過程中的接待安排、協(xié)調(diào)和服務(wù)等。在會(huì)務(wù)接待工作中，相關(guān)人員需要遵循“精簡、節(jié)約、實(shí)效”的原則，以極大的耐心和細(xì)心明確會(huì)議全過程的要求，并將其落實(shí)到實(shí)際工作中。同時(shí)，在接待、餐飲、會(huì)議服務(wù)過程中，都要保持較強(qiáng)的責(zé)任心，提高這些工作的綜合質(zhì)量，避免損害企業(yè)行政部門的形象，還要在企業(yè)內(nèi)部會(huì)議接待工作中融入精益管理理念，完善服務(wù)制度和相關(guān)體系，提高會(huì)議的整體效率。除此之外，企業(yè)管理人員應(yīng)該貫徹并落實(shí)管理發(fā)展理念，統(tǒng)籌企業(yè)發(fā)展各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門、工作人員的有效配合，提升會(huì)務(wù)工作的整體質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1.2精益管理的難點(diǎn)

1.2.1缺乏精益管理的具體技能和知識(shí)

盡管企業(yè)要求管理者積極參與各種培訓(xùn)，管理者掌握了精益管理的部分理念、內(nèi)容、工具和方法，但由于了解程度不夠深入或者對精益管理的具體含義掌握不到位等，導(dǎo)致他們無法推進(jìn)以精益管理為基礎(chǔ)的人才管理，找不到突破口，使得人才管理看不到期待的效果，無法看到由點(diǎn)到面的整體效果。

1.2.2無法合理評(píng)估管理效果

企業(yè)在推行精益管理后，不知如何合理地評(píng)估改善的效益，難以找到推行過程中做得好的部分以及做得不好的部分，因此就不能夠有針對性的調(diào)整管理方向或方法，使得人才管理效果減弱。

2精益管理理念在企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中的應(yīng)用

2.1加強(qiáng)溝通，做到會(huì)議籌備精細(xì)化

接待是一項(xiàng)細(xì)致而重要的公關(guān)工作。會(huì)議籌備組要加強(qiáng)過程管控，對籌備工作中的重要問題和環(huán)節(jié)，系統(tǒng)思考、認(rèn)真梳理，具體研究、逐一落實(shí)，加強(qiáng)接待日程管理及會(huì)議現(xiàn)場檢查工作。結(jié)合信息化手段，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部會(huì)議室在線快捷預(yù)訂，提高公司會(huì)議室利用效率;掃碼簽到和實(shí)時(shí)入席指引，方便會(huì)議管理員進(jìn)行會(huì)議召集、座位編排、材料共享等，提高與會(huì)者的參會(huì)體驗(yàn);建立一套會(huì)議全過程管理的移動(dòng)應(yīng)用體系，用來實(shí)現(xiàn)會(huì)議的組織、召集、會(huì)議簽到、座位安排、會(huì)議材料共享。會(huì)務(wù)人員應(yīng)與主辦部門密切合作，精心準(zhǔn)備，認(rèn)真策劃，擬定整套接待方案，包括：訪問目的、來訪人員名單、接待人員名單、日程安排及兩地近期天氣狀況等。要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度規(guī)定，嚴(yán)禁超規(guī)格、超標(biāo)準(zhǔn)接待，嚴(yán)禁擴(kuò)大接待范圍、增加接待項(xiàng)目，嚴(yán)禁組織到營業(yè)性娛樂、健身場所活動(dòng)，不得安排專場文藝演出。充分發(fā)揮接待部門的統(tǒng)籌作用，確保接待用車、住宿、餐飲及日程安排相關(guān)部門的配合能力。

2.2加強(qiáng)學(xué)習(xí)，做到服務(wù)水準(zhǔn)精細(xì)化

在會(huì)議服務(wù)方面，充分合理利用公司的會(huì)議資源，節(jié)省辦會(huì)開支，專屬會(huì)議室可根據(jù)實(shí)際情況靈活調(diào)劑使用，提高會(huì)議室使用效率。周密組織各項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)，落實(shí)到每一個(gè)細(xì)節(jié)，嚴(yán)格要求服務(wù)人員著裝統(tǒng)一整潔，佩戴服務(wù)標(biāo)志，不穿拖鞋、響釘鞋;長發(fā)不遮眼、后發(fā)不披肩;要求畫淡妝，不濃妝艷抹，不佩戴首飾;坐站規(guī)范端莊，不翹腿;語言溫和親切，音量適中，普通話規(guī)范，語言文明禮貌，使用禮貌用語，對服務(wù)對象主動(dòng)打招呼，不漫不經(jīng)心，不粗言粗語，不大聲喧嘩;出現(xiàn)差錯(cuò)失誤及時(shí)糾正并當(dāng)面賠禮道歉，解釋問題有禮有節(jié)，想服務(wù)對象之所想，及服務(wù)對象之所急，盡服務(wù)對象之所需;自覺維護(hù)、愛護(hù)會(huì)議室、接待室設(shè)施，對會(huì)議室、接待室的家具、物品定期巡檢，保證會(huì)議室的清潔、衛(wèi)生;在會(huì)議開展過程中，應(yīng)按時(shí)添加茶水并及時(shí)取走雜物。對服務(wù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，用心學(xué)習(xí)其他單位、酒店等會(huì)議接待經(jīng)驗(yàn)，提高接待水平，提升公司形象。注重服務(wù)規(guī)范化、程序化、個(gè)性化;要責(zé)任明確到位，嚴(yán)格執(zhí)行首問負(fù)責(zé)制、限時(shí)辦結(jié)制和責(zé)任追究制，對各階段任務(wù)進(jìn)行評(píng)估驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題限期整改，逐一查找全流程、各環(huán)節(jié)中的浪費(fèi)，以及低效無效行為。

2.3加強(qiáng)管理，做到工作分工精細(xì)化

會(huì)務(wù)接待工作應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，各部門之間要講究協(xié)同配合。辦公室是業(yè)務(wù)接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司系統(tǒng)各部門的業(yè)務(wù)接待工作，負(fù)責(zé)牽頭確定業(yè)務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)流程，統(tǒng)籌管理接待資源和接待物品，組織部門制定具體方案，包括日程、住宿、就餐、車輛、接送、活動(dòng)（會(huì)見、會(huì)談）安排、新聞報(bào)道等方面的內(nèi)容，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)接待安排，合理安排接待資源。在方案實(shí)施過程中，嚴(yán)格按照牽頭部門與配合部門的界定分工執(zhí)行。在執(zhí)行過程中如遇臨時(shí)變化，由牽頭部門機(jī)動(dòng)處理，重要問題需及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示，并將變更信息及時(shí)通知相關(guān)部門。任務(wù)結(jié)束后，接待部門應(yīng)當(dāng)如實(shí)填寫接待清單，明確接待對象的單位、姓名、職務(wù)和消費(fèi)項(xiàng)目、時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用等內(nèi)容。嚴(yán)格執(zhí)行接待清單審批程序，從嚴(yán)管控費(fèi)用報(bào)銷。接待結(jié)束后應(yīng)進(jìn)行評(píng)價(jià)與總結(jié)，提出改進(jìn)和完善措施。

結(jié)語

綜上所述，在新形勢下的發(fā)展中，各個(gè)企業(yè)的建設(shè)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，企業(yè)的會(huì)務(wù)接待工作越來越完善。精益管理理念作為一種新型的理念，在企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中發(fā)揮著十分重要的作用，企業(yè)應(yīng)該深入考慮精益管理理念的細(xì)節(jié)和涵義，將精益管理理念應(yīng)用到企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中，這樣就能夠充分發(fā)揮出其精益管理理念的規(guī)范和指導(dǎo)作用，推動(dòng)企業(yè)會(huì)務(wù)接待活動(dòng)的順利開展，為企業(yè)的不斷完善和發(fā)展提供保障。

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（作者單位：國網(wǎng)太原供電公司）