淺談信息化系統(tǒng)在預(yù)算管理中的應(yīng)用

摘 要：預(yù)算作為一種管理計劃、管理協(xié)調(diào)、資源配置、自我控制與管理的內(nèi)控手段，在國有企業(yè)、大型民營企業(yè)多有應(yīng)用。企業(yè)信息化水平的不斷提高，信息系統(tǒng)的高度集成化、高度智能化，為企業(yè)實施預(yù)算管理提供了更精準(zhǔn)、更豐富的數(shù)據(jù)支撐，更智能的內(nèi)部控制手段，不僅使得預(yù)算目標(biāo)決策有數(shù)可依，而且使預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算分析更智能、更高效。信息系統(tǒng)作為企業(yè)實施預(yù)算管理與控制的工具與平臺，有效促進(jìn)了年度預(yù)算目標(biāo)的達(dá)成。本文淺談LXJT公司在預(yù)算目標(biāo)確定、預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算分析環(huán)節(jié)信息化系統(tǒng)發(fā)揮的作用。

關(guān)鍵詞：預(yù)算管理;信息化系統(tǒng);管理計劃

LXJT公司作為以產(chǎn)定銷，集資金密集型、勞動密集型為一體的跨行業(yè)、跨產(chǎn)業(yè)集團，如何借助信息化系統(tǒng)，以預(yù)算管理為控制手段，確保集團職能部室和事業(yè)部，以完善全面經(jīng)營核算體系為導(dǎo)引，穩(wěn)健經(jīng)營，控制市場和信用風(fēng)險，確定年度經(jīng)營目標(biāo)實現(xiàn)呢？

一、 以高度集成辦公系統(tǒng)與經(jīng)營核算系統(tǒng)為支撐，實施系統(tǒng)授權(quán)審批控制與不相容崗位分離控制，提升工作效率，控制經(jīng)營風(fēng)險

集團公司以O(shè)A辦公系統(tǒng)和SAP系統(tǒng)為支撐，實施不相容業(yè)務(wù)智能授權(quán)傳輸與分離控制，實現(xiàn)了共享信息在不同系統(tǒng)間的智能傳輸控制與自動記賬。在OA系統(tǒng)中設(shè)置業(yè)務(wù)流程授權(quán)審批，在SAP系統(tǒng)中設(shè)置不相容職業(yè)務(wù)分離控制，手機端和電腦端業(yè)務(wù)均可授權(quán)審批，提高了審批決策效率，控制經(jīng)營風(fēng)險。如SAP系統(tǒng)設(shè)置無購置申請，無法創(chuàng)建采購訂單，無采購訂單無法收貨，無驗收決策無法領(lǐng)用出庫等風(fēng)險控制。真正實現(xiàn)了職責(zé)清晰、授權(quán)明確，不相容業(yè)務(wù)相互分離與制約的管理控制，有效規(guī)避了無計劃采購、不合格物品的使用的風(fēng)險。

為物料、供應(yīng)商、客戶、公司等事項創(chuàng)建編碼，并對庫存實施批次管理，實現(xiàn)集團公司內(nèi)部物料、供應(yīng)商、客戶、價格等信息共享與資源調(diào)配。領(lǐng)料員根據(jù)系統(tǒng)庫存，在系統(tǒng)中發(fā)起領(lǐng)料或購置審批，保管根據(jù)領(lǐng)料審批發(fā)貨出庫，無紙化辦公提高了領(lǐng)料的效率，實現(xiàn)了動態(tài)實時庫存數(shù)。物料缺貨時由需求部門或倉儲人員在SAP系統(tǒng)中填寫物資需求計劃，按固化的系統(tǒng)授權(quán)，信息智能傳輸?shù)讲少弳T，采購員整合需求計劃后，系統(tǒng)智能選取招標(biāo)、詢比價、年度合同等采購方式。采購信息由SAP系統(tǒng)智能傳遞到OA系統(tǒng)進(jìn)行招標(biāo)、合同簽約等流程審批，并在系統(tǒng)中提示業(yè)務(wù)流程執(zhí)行的狀態(tài)，如“××招標(biāo)需提報申請，招標(biāo)審批完成，合同簽批完成”。創(chuàng)建采購訂單時，SAP系統(tǒng)會自動關(guān)聯(lián)匹配OA系統(tǒng)中的合同價格與數(shù)量，規(guī)避了合同價格、數(shù)量與訂單價格、數(shù)量不一致的風(fēng)險。采購訂單收貨后系統(tǒng)自動生成凍結(jié)狀態(tài)的入庫數(shù)，檢測員將檢測結(jié)果輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動匹配檢測結(jié)果與驗收批次，自動決策是否解除庫存凍結(jié)狀態(tài)，有效規(guī)避了不合格物料被使用的風(fēng)險。

二、 搭建邊際效益模型，將敏感指標(biāo)風(fēng)險控制點固化，進(jìn)行系統(tǒng)預(yù)警、決策控制，確保目標(biāo)達(dá)成

面對下屬預(yù)算單位提報的管理目標(biāo)，管理層面如何評判數(shù)據(jù)的合理性和高效審批決策呢？LXJT公司借助系統(tǒng)數(shù)據(jù)計算出利潤盈虧平衡點、邊際成本、邊際貢獻(xiàn)等，通過邊際經(jīng)濟指標(biāo)計算，搭建邊際效益的數(shù)學(xué)模型，將影響企業(yè)目標(biāo)達(dá)成的關(guān)鍵因素做可視化的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)與設(shè)置，將敏感指標(biāo)風(fēng)險控制點固化到系統(tǒng)。如庫存限額、產(chǎn)品合格率、殘次率、回收率增減，對成本影響額以及利率、匯率變化對企業(yè)現(xiàn)金流、利潤的影響額。為企業(yè)定制數(shù)學(xué)模型，不僅能利用敏感指標(biāo)圖標(biāo)進(jìn)行高效決策，調(diào)配企業(yè)資源，而且能利用系統(tǒng)控制部分管理目標(biāo)的達(dá)成。

系統(tǒng)預(yù)算管控功能設(shè)置取決于業(yè)務(wù)需求及關(guān)鍵控制點，LXJT已在系統(tǒng)中將涉及大額投資項目及汰換固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)、管理費用、維修費用等業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點嵌入預(yù)算控制。對于無預(yù)算、超出預(yù)算的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)自動限制或控制流程通行，對于固定資產(chǎn)采購、項目投資、管理費用、維修費用等業(yè)務(wù)，在需求計劃、采購訂單創(chuàng)建、合同簽約、報賬審批等環(huán)節(jié)中設(shè)置不允許無預(yù)算的業(yè)務(wù)在系統(tǒng)填報相關(guān)申請或?qū)τ诔鲱A(yù)算事項系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)特殊審批，確保預(yù)算實施時各種信息有效傳遞與溝通，避免“先斬后奏”的風(fēng)險。

三、 系統(tǒng)中實施預(yù)算編制、分析、考核，提高預(yù)算編制、分析、考核效率

LXJT是以預(yù)算產(chǎn)量為起點的公司，預(yù)算管理委員會依據(jù)敏感指標(biāo)分析圖標(biāo)，確定預(yù)算產(chǎn)量。產(chǎn)量輸入系統(tǒng)后，系統(tǒng)根據(jù)BOM數(shù)據(jù)及其他關(guān)聯(lián)指標(biāo)自動計算原輔料的用量、企業(yè)資金需求。資金的籌資、融資預(yù)算數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)能自動計算出資金成本，預(yù)測利潤表及現(xiàn)金流量表。在手工編制預(yù)算時，預(yù)算產(chǎn)量的調(diào)整時，會涉及變動因素較多、信息計算量較大，使用Excel匯總整合多重多接口數(shù)據(jù)效率較低，單個產(chǎn)量指標(biāo)變動會要一周左右才能計算出精準(zhǔn)的經(jīng)營指標(biāo)，實施在系統(tǒng)中完成預(yù)算編制工作后，集團與事業(yè)部的盈虧指標(biāo)會即時出結(jié)果，大大提高了預(yù)算編制效率與決策效果。

SAP系統(tǒng)不僅已實現(xiàn)對預(yù)算編制、達(dá)成情況實時因素分析，而且實現(xiàn)了與HR系統(tǒng)考核系統(tǒng)的對接。組織績效和個人績效考核時，HR系統(tǒng)會自動抓取預(yù)算指標(biāo)完成信息，按預(yù)先設(shè)置的考核規(guī)則，自動計算與預(yù)算相關(guān)的考核得分。

綜述，提高企業(yè)在預(yù)算管理中風(fēng)險控制的效率與效果，不管是借助系統(tǒng)信息搭建的邊際成本、邊際效益及敏感的經(jīng)營指標(biāo)，進(jìn)行高效決策;還是借助系統(tǒng)實施預(yù)算編制、控制、分析、考核，均無法脫離系統(tǒng)強大的數(shù)據(jù)存儲功能與智能控制功能。所以要充分發(fā)揮信息系統(tǒng)在管理計劃、管理協(xié)調(diào)、資源配置、自我控制中的作用，企業(yè)需將信息系統(tǒng)建設(shè)作為一個體系性的工程來完成。在信息化系統(tǒng)設(shè)計階段，做好信息化框架搭建，信息化藍(lán)圖規(guī)劃，全方位、前瞻性考慮業(yè)務(wù)流程，考慮系統(tǒng)的兼容性，為系統(tǒng)再開發(fā)升級預(yù)留數(shù)據(jù)接口。

作者簡介：劉秋景，新鳳祥控股集團有限責(zé)任公司。