中小企業(yè)檔案管理存在問題及對(duì)策

任曉怡

摘 要：檔案是企業(yè)的重要資源，如何充分利用好這一資源，使其創(chuàng)造出更大的價(jià)值，是檔案管理工作的重要目標(biāo)。本文通過對(duì)中小企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀分析，梳理了當(dāng)前中小企業(yè)中存在的檔案管理意識(shí)淡薄，機(jī)制不完善，專業(yè)化程度底，價(jià)值發(fā)揮不足等問題。結(jié)合當(dāng)前中小企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀，提出了完善管理機(jī)制，更新管理理念，創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)采集方式，加快檔案管理信息化建設(shè)，強(qiáng)化檔案利用意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范等解決對(duì)策，為中小企業(yè)檔案管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè);檔案管理;問題;對(duì)策

1 引言

隨著企業(yè)管理理念、方法的不斷更新，以及信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也迎來了新的發(fā)展期，特別是在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，如何管理好、利用好檔案資源，將新的管理思想、理念和技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作之中，引起了企業(yè)廣泛關(guān)注。中小企業(yè)作為我國(guó)國(guó)民生產(chǎn)重要組成部分，如何充分利用檔案資源，更好的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)，應(yīng)該引企業(yè)管理者的高度重視，但是當(dāng)前中小企業(yè)對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)還有一定的偏差，管理水平、層次不一，信息化建設(shè)滯后，一定程度上影響了企業(yè)的發(fā)展。

2 中小企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1檔案管理意識(shí)淡薄，機(jī)制不完善

檔案管理部門以及檔案管理工作長(zhǎng)期以來一直沒有得到企業(yè)管理層的重視，甚至被邊緣化，認(rèn)為其沒有價(jià)值創(chuàng)造力。當(dāng)前多數(shù)大中型企業(yè)，特別是國(guó)有企業(yè)和集團(tuán)公司等類型企業(yè)，一般均設(shè)置有規(guī)范的檔案管理機(jī)構(gòu)，建立相應(yīng)的管理制度，很大一部分中小微企業(yè)，沒有相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)和專職的管理人員，檔案管理意識(shí)淡薄，其服務(wù)功能也很難得以充分發(fā)揮。

2.2缺少專業(yè)的管理人員，專業(yè)化程度底

通過對(duì)部分企業(yè)檔案管理人員現(xiàn)狀調(diào)研，很大一部分企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人員，另外企業(yè)對(duì)于從業(yè)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和提高不夠重視，專業(yè)能力及綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)整體不高，難以勝任新的技術(shù)條件下和新的檔案管理方式。

2.3檔案管理信息化建設(shè)滯后，價(jià)值發(fā)揮不足

由于一部分中小企業(yè)檔案管理意識(shí)淡薄，對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，也缺乏相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，使得企業(yè)對(duì)檔案管理工作投入和建設(shè)較為滯后，很多企業(yè)檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)的方式，或者開展了一定的信息化建設(shè)，但仍然較為落后，僅圍繞提升工作效率開展了相應(yīng)的建設(shè)工作，不具備相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)資料加工、處理、分析和預(yù)測(cè)等功能，無法滿足檔案作為企業(yè)資源再次利用的需要。

3 中小企業(yè)檔案管理對(duì)策

3.1完善檔案管理機(jī)制，更新管理理念

通過調(diào)研數(shù)據(jù)顯示，當(dāng)前一些中小企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視，最主要的原因還是管理理念滯后，沒有看到檔案的價(jià)值所在，對(duì)檔案的利用也不充分，這也就倒置一部分缺乏完善的檔案管理機(jī)制，管理水平低下，從調(diào)研情況來年，檔案管理工作規(guī)范性與企業(yè)規(guī)模有著密切聯(lián)系，規(guī)模越大，檔案管理工作規(guī)范化程度，信息化程度越高，利用率也相應(yīng)要高。隨著企業(yè)管理理念和方法的發(fā)展，企業(yè)管理者要從思想轉(zhuǎn)變對(duì)企業(yè)檔案的認(rèn)識(shí)，一是要充分認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值所在;二是要完善企業(yè)檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理，建立專業(yè)化的管理機(jī)構(gòu)。

3.2創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)采集方式

傳統(tǒng)企業(yè)檔案載體多為紙質(zhì)、圖片、影像資料等，管理方法也是基于人工收集管理，工作效率低下，內(nèi)容不全面，且不易保存。隨著檔案管理方式的發(fā)展和價(jià)值利用的需要，傳統(tǒng)的檔案載體已難以適應(yīng)發(fā)展需要，這就要求企業(yè)要改進(jìn)檔案資料的存儲(chǔ)方式。一是要做好現(xiàn)有檔案資料的電子轉(zhuǎn)化，通過相應(yīng)的技術(shù)方式將其轉(zhuǎn)化為信息化、數(shù)據(jù)化資源;二是要從制度和流程上重構(gòu)檔案采集方式，采用新技術(shù)的方式和存儲(chǔ)形態(tài)，做好后續(xù)檔案管理工作。三是對(duì)于建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源庫，通過對(duì)各種類型數(shù)據(jù)資料的分類整理，為實(shí)現(xiàn)檔案資源的進(jìn)一步分析和應(yīng)用提供保障。

3.3加快檔案管理信息化建設(shè)，引入新技術(shù)

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊在檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理方式和效率得到了全面的提升，對(duì)提升工作效率，提高檔案引用率起到了至關(guān)重要的作用，特別是近年來大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的逐步應(yīng)用，不僅提升了工作效率，更重的是依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)據(jù)收集、存取、處理、分析、預(yù)測(cè)和結(jié)果顯現(xiàn)等方面的優(yōu)勢(shì)，更加顛覆了人們對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，也使得檔案價(jià)值再次得到了顯現(xiàn)。因此要加快檔案管理的信息化建設(shè)，積極引入大數(shù)據(jù)等新技術(shù)。

3.4強(qiáng)化檔案利用意識(shí)，挖掘檔案價(jià)值

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理理念和方式發(fā)展，企業(yè)檔案資料也逐漸成為一種可供企業(yè)利用的資源，而且越來越受到企業(yè)的重視，成為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，企業(yè)經(jīng)營(yíng)分析、決策的一種重要參考資料。因此檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，要喚醒企業(yè)長(zhǎng)期沉睡的檔案資料，進(jìn)一步挖掘其價(jià)值，使其再次煥發(fā)活力，成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的一種有價(jià)值資源，再次得以利用。

3.5防范信息化建設(shè)帶來檔案管理風(fēng)險(xiǎn)

檔案資料涉及企業(yè)人、財(cái)、物以及企業(yè)運(yùn)營(yíng)中各類數(shù)據(jù)，因此安全問題尤為重要，這些數(shù)據(jù)資料一旦外泄，將會(huì)給企業(yè)帶來極大的風(fēng)險(xiǎn)，也可能被他人利用，甚至?xí)o企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來危機(jī)。隨意檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，以及大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段在檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案管理的安全問題將會(huì)日益突顯，傳統(tǒng)的檔案管理方式下，通過加強(qiáng)從業(yè)人員的安全意識(shí)，規(guī)范管理制度和流程等，從一定程度上可以防范安全隱患，但是在信息化管理下，還要做好網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控與防范，確保檔案資料的安全。

4 結(jié)束語

檔案是企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)過程中重要的憑證，企業(yè)在保存好檔案資料的同時(shí)，更要利用好檔案資料，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，這就要求企業(yè)要重視檔案管理工作，積極創(chuàng)新，不斷推進(jìn)檔案建設(shè)工作，充分運(yùn)用先進(jìn)管理理念和技術(shù)，使檔案發(fā)揮出更大的價(jià)值，更好的為企業(yè)服務(wù)。

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