淺析如何加快機關檔案管理信息化建設

后智勇　陸權(quán)

摘 要：計算機技術與網(wǎng)絡信息技術的廣泛應用標志著人們已經(jīng)進入信息化時代，信息化建設成為國家現(xiàn)代化建設的重要內(nèi)容，作為機關單位的檔案人員應順應時代發(fā)展需要，積極探索加快機關檔案管理信息化建設的有效途徑，促使機關檔案工作水平不斷提升。

關鍵詞：機關;檔案管理;信息化

引言

隨著辦公自動化、O2O平臺和互聯(lián)網(wǎng)+等技術手段在機關工作中的使用，機關工作出現(xiàn)高效的新面貌，檔案管理信息化以信息海量、傳播廣泛、交互快捷、高效靈活等優(yōu)勢，指明機關檔案管理的發(fā)展方向，加快推進檔案管理信息化建設勢在必行。但是目前機關檔案管理面臨數(shù)字化處理不到位、安全保障不足、人員素質(zhì)不夠高等不足，阻礙檔案信息化建設，急需改進和強化。

一、加強檔案數(shù)字化處理，促進資源共享

檔案管理信息化建設內(nèi)容不但涉及到對新的電子文件存檔，還涉及到對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實施數(shù)字化處理，并歸檔。在對機關單位的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理時，可按照本單位的工作和紙質(zhì)檔案的數(shù)量逐步分批次實現(xiàn)數(shù)字化處理，保證檔案質(zhì)量[1]。在掃描檔案之前可按照檔案工作情況適當整理紙質(zhì)檔案，規(guī)范檔案目錄內(nèi)容;對于有嚴重破損的、不能直接掃描的紙質(zhì)檔案材料應先修復，在修復完以后掃描;根據(jù)紙質(zhì)檔案對掃描件編號，使其保持和紙質(zhì)檔案的同步;掃描紙質(zhì)檔案應完成一卷就驗收一卷，核對無誤之后單位主管領導要審批簽字，驗收合格的檔案數(shù)字化信息要備份，避免數(shù)據(jù)丟失，奠定檔案資源共享基礎。

在對機關檔案進行數(shù)字化處理時，應基于信息技術解決檔案查詢難題，準確定位利用者所需檔案，促進檔案資源的共享。如果條件允許應為利用者提供檔案信息一站式服務，方便利用者查詢所需信息，并獲得有效憑證;檔案部門應和機關單位其他部門實現(xiàn)數(shù)據(jù)新舊銜接，整合各部門的文件資源，方便利用者開展檔案業(yè)務工作，提升檔案管理效率;借助檔案網(wǎng)絡方便和快捷的優(yōu)勢，開發(fā)檔案信息的自助查詢和網(wǎng)絡利用等新模式，發(fā)揮檔案的價值，確保檔案信息及時被相關人員利用，更好地服務于機關各項業(yè)務工作的開展。

二、增強檔案的安全意識，提升系統(tǒng)安全

檔案管理信息化建設的一個重要原則就在于確保信息系統(tǒng)安全，特別是機關檔案通常會涉及到國家機密、公民隱私等，現(xiàn)階段的科技水平還無法確保檔案信息系統(tǒng)的信息絕對安全，并且檔案管理信息系統(tǒng)可能會遭受一些惡意攻擊，當系統(tǒng)無法正常運轉(zhuǎn)時，就可能造成整個機關業(yè)務的滯留、癱瘓，給機關與公眾生活產(chǎn)生惡劣影響，損害機關的信譽程度、公眾的滿意度。因此，在加快檔案管理信息化建設時務必要注重安全問題，并且安全建設是一場持久戰(zhàn)，應打造堅實的安全保障，對檔案管理信息系統(tǒng)進行實時監(jiān)控，盡可能降低風險;實時監(jiān)控檔案管理網(wǎng)絡，制定嚴密的技術措施，預防黑客攻擊;充分認識并了解計算機病毒、網(wǎng)絡病毒，掌握應對技術、應對方法。

除此以外，檔案數(shù)據(jù)備份是機關檔案管理信息化建設的安全保障之一，因為系統(tǒng)本身就可能發(fā)生故障，外部因素也會干擾系統(tǒng)，威脅檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，備份不可缺少[2]。機關檔案管理信息化建設的安全監(jiān)督機制還必須和國家法律法規(guī)結(jié)合在一起，針對那些惡意攻擊檔案管理信息系統(tǒng)或盜取機關檔案信息的勢力或個人，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)并查實罪行，必須嚴懲不貸，使其接受法律的制裁。

三、注重檔案人員的培訓，提高隊伍素質(zhì)

高素質(zhì)的檔案工作隊伍是發(fā)揮機關檔案開發(fā)利用和綜合服務職能的保證，應根據(jù)檔案管理潮流加強對人員的繼續(xù)教育和培訓。具體而言，針對機關檔案人員的培訓應以檔案實務知識、業(yè)務操作技能等為重點，更新檔案崗位培訓內(nèi)容，向檔案人員系統(tǒng)介紹檔案管理專業(yè)知識和先進技術手段，為其提供理論與實踐先導;根據(jù)面向?qū)崙?zhàn)和講求實用、追求實效的基本原則，在機關檔案部門建立業(yè)務培訓基地，利用規(guī)范化的技術示范和教育提升機關檔案管理隊伍的信息素質(zhì);提升檔案信息化培訓的針對性，在崗位培訓中對檔案人員確定檔案學習計劃，持續(xù)提升檔案管理隊伍的整體能力和素質(zhì);組織檔案人員參觀、學習、考察，或者召開研討會、協(xié)作會、舉辦培訓班或研討班等，開展檔案網(wǎng)絡遠程教育，促使檔案人員更新知識、開闊視野，了解最新的檔案管理理念和信息技術、網(wǎng)絡安全技術，適應持續(xù)改革和發(fā)展的機關檔案管理需要。

總而言之，加快機關檔案管理信息化建設事關機關事業(yè)的長遠發(fā)展，是機關工作的重要部分，是機關實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學化發(fā)展的必經(jīng)之路。機關檔案管理千頭萬緒，傳統(tǒng)工作模式難以適應新的時代發(fā)展形勢，所以檔案管理信息化變成主流趨勢，機關檔案部門務必要加強對檔案資源的數(shù)字化處理，有意識地加強檔案信息安全管理，同時加強人員培訓，大大提高檔案管理工作效率，更好地發(fā)揮檔案的價值，助力機關為社會提供更高效優(yōu)質(zhì)的服務。

參考文獻

[1]劉永祥.機關檔案信息化建設淺析[J].城建檔案，2018（08）：38-39.

[2]高金娥.新時期機關檔案信息化管理的創(chuàng)新探究[J].辦公室業(yè)務，2018（01）：54.