淺談人事檔案的特點(diǎn)和整理

張苗 王端

【摘要】人事檔案反映一個(gè)人的綜合情況，具有很多特點(diǎn)，認(rèn)真遵守其分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和整理原則，把人事檔案準(zhǔn)確無(wú)誤地歸整成卷，為利用部門(mén)提供高效準(zhǔn)確的參考價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】定義;特點(diǎn);人事檔案;整理

一、人事檔案的定義

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及所受獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等方面情況并以個(gè)人為單位歸檔保存的原始記錄。

二、人事檔案的特點(diǎn)

（一）現(xiàn)實(shí)性。人事檔案由多個(gè)部門(mén)職工包括在職職工和離退休職工為單位建立起來(lái)的反映員工綜合情況的檔案材料。人事檔案直接服務(wù)于現(xiàn)實(shí)，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性，在干部人員調(diào)動(dòng)、任用、晉升、出國(guó)、入黨團(tuán)、調(diào)整薪資等工作中，人事檔案都具有重要的考察意義。

（二）真實(shí)性。人事檔案的真實(shí)性是最重要的。人事檔案的真實(shí)性直接影響到人事的錄用和資料真實(shí)的完整性，所以確保人事檔案真實(shí)是構(gòu)建人事檔案的基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案資料的來(lái)源內(nèi)容和形式等都必須是完整、真實(shí)的，可以客觀反映所屬人的真實(shí)面貌。

（三）動(dòng)態(tài)性。人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，而是不斷發(fā)展變化。隨著當(dāng)事人的成長(zhǎng)，一些新材料不斷補(bǔ)充，比如個(gè)人履歷的豐富、業(yè)務(wù)能力的提升所產(chǎn)生的職稱(chēng)材料、崗位薪級(jí)變化后相應(yīng)的薪資變動(dòng)、新發(fā)展的黨員材料等。人事檔案必須做好新材料的收集補(bǔ)充歸檔工作。

（四）流動(dòng)性。人事管理工作中，單位工作人員并不是固定不變的，會(huì)根據(jù)工作要求不斷引進(jìn)新的職工，也有部分職工會(huì)選擇跳槽到另一個(gè)更適合自己的單位，人事檔案要隨著人員的流動(dòng)而不斷的轉(zhuǎn)遞，做到“檔隨人走”“人檔統(tǒng)一”，避免“有檔無(wú)人”“有人無(wú)檔”的現(xiàn)象。

（五）保密性。人事檔案記載的材料涉及范圍很廣，包括個(gè)人的履歷、家庭成員情況、個(gè)人的學(xué)歷、職稱(chēng)職務(wù)、獎(jiǎng)懲情況、薪級(jí)待遇、培訓(xùn)科研、自己的身體健康狀況等重要信息，是個(gè)人向組織反映個(gè)人成長(zhǎng)中形成的材料，屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，也涉及當(dāng)事人個(gè)人的隱私，不得泄露，不得不按照檔案利用原則而隨意提供檔案信息，否則會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的后果，人事檔案管理人員不能接觸自己的檔案，在保管和查閱利用方面有嚴(yán)格的保密要求。

（六）專(zhuān)指性。一份人事檔案只能是同一個(gè)人的檔案，要求檔案工作人員在檔案整理過(guò)程中仔細(xì)認(rèn)真，同一個(gè)人的檔案材料不能分散，整理立卷，在裝訂過(guò)程中再仔細(xì)核對(duì)每一份材料，不能摻雜他人材料，不同人的檔案不可混淆。后期形成的散材料，要注意是否有重名放錯(cuò)的現(xiàn)象，切忌張冠李戴。

三、人事檔案的整理

（一）人事檔案的分類(lèi)。人事檔案共分十大類(lèi)：1.履歷方面的材料，如干部履歷表、個(gè)人簡(jiǎn)歷材料等。2.自傳以及屬于自傳性質(zhì)的材料。3.考察、鑒定、年度考核表、干部考核和民主評(píng)議的綜合材料等。4.分為四小類(lèi)，分別是：學(xué)歷學(xué)位材料;專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料;科研學(xué)術(shù)材料和培訓(xùn)材料。5.政審材料。6.加入黨團(tuán)形成的材料。7.表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。8.違紀(jì)處分材料。9.分為四小類(lèi)，分別是：工資待遇材料;任免、聘用等材料;出國(guó)（境）審批材料和會(huì)議代表等材料。10.健康檢查表、畢業(yè)生就業(yè)通知書(shū)、畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證等其他材料。

（二）人事檔案加工。1.拆除曲別針、大頭針、訂書(shū)釘?shù)纫籽趸P金屬品。對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、褶皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工;將材料按照順序排列整齊，盡量要求四邊齊，至少確保左、下齊。2.整理加工材料方法有三種。（1）對(duì)于破損、卷角、褶皺和小于16開(kāi)的檔案材料要進(jìn)行裱糊。裱糊后的檔案材料要晾干，不得在陽(yáng)光下暴曬或使用高溫熨燙。（2）對(duì)于大于16開(kāi)的可以進(jìn)行裁剪的材料，進(jìn)行裁法。（3）對(duì)于紙張較大，但有的內(nèi)容不可裁去的，需要對(duì)其進(jìn)行折疊。折疊要平整，便于展開(kāi)閱讀，同時(shí)不得損壞檔案里的文字、照片等材料。3.對(duì)于過(guò)窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須進(jìn)行加邊。打眼裝訂時(shí)，不得壓字和損傷材料內(nèi)容。

（三）人事檔案的排序。人事檔案的排序基本方式三種：1.時(shí)間排序法。按照材料形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列。適用于檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類(lèi)材料。2.內(nèi)容主次關(guān)系排序法。即按照材料的內(nèi)容以及材料間的內(nèi)在聯(lián)系排序。如第六類(lèi)的材料中的入黨材料，入黨志愿書(shū)應(yīng)排在入黨申請(qǐng)書(shū)之前，然后入黨其他材料按照材料形成時(shí)間順序進(jìn)行排序。適用于第五、第六、第八類(lèi)材料。3.層次排序法。即同一個(gè)大類(lèi)材料進(jìn)行二次分類(lèi)，如第四類(lèi)材料，可以分為四小類(lèi)：學(xué)歷學(xué)位材料;專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料;科研學(xué)術(shù)材料和培訓(xùn)材料。二次分類(lèi)的材料按照材料形成時(shí)間的順序進(jìn)行排列。適用于第四、第九類(lèi)材料。

（四）人事檔案的編目。1.人事檔案編目首先要確保整本檔案材料是同一個(gè)人的，是否有重名材料放錯(cuò)、張冠李戴的現(xiàn)象。2.人事檔案編目，在每份材料右上角編注材料類(lèi)別、順序號(hào)、總頁(yè)碼。一定要用鉛筆標(biāo)注。每份材料首頁(yè)的類(lèi)號(hào)、順序號(hào)、總頁(yè)碼必須與目錄相符。3.手寫(xiě)目錄要清楚、工整、正確、美觀。填寫(xiě)目錄后，要檢查核對(duì)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。十大類(lèi)的每類(lèi)目錄要留出適量的空格，供補(bǔ)充材料用。也可通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備打印，每次增加新內(nèi)容時(shí)需重新打印目錄。

（五）人事檔案的裝訂。在人事檔案材料整理排序、編號(hào)、編目后要進(jìn)行裝訂成卷。裝訂時(shí)需要注意：目錄在卷首，裝訂盡量四邊整齊，確保左、下對(duì)齊;在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔?，F(xiàn)在一般要求把人事檔案裝入塑料卷盒，裝訂后在檔案盒上須書(shū)寫(xiě)檔案人的姓名、籍貫、檔案編號(hào)。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案是考察和了解員工的重要途徑，是做好組織、人事工作不可缺少的依據(jù)，了解和掌握人事檔案的特點(diǎn)和整理要求，保證人事檔案的完整準(zhǔn)確無(wú)誤，使其充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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