試析怎樣做好機(jī)關(guān)檔案宣傳工作

鐘雅嬋

摘 要：機(jī)關(guān)檔案宣傳工作非常重要，不僅能極大促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作順利開展，而且對(duì)整個(gè)檔案宣傳工作大局也有著積極的意義，它應(yīng)該引起廣大檔案同仁的重視和加強(qiáng)。本文從《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》相關(guān)條例出發(fā)，結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)機(jī)關(guān)檔案宣傳工作的含義、作用、對(duì)象、內(nèi)容、方法以及檔案宣傳工作對(duì)檔案員提出的要求等進(jìn)行了創(chuàng)建性的闡述。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案宣傳工作;含義;作用;對(duì)象;內(nèi)容;方法;要求

引言

關(guān)于機(jī)關(guān)檔案宣傳工作，根據(jù)筆者了解，在此前的相關(guān)檔案法規(guī)中未見有明確規(guī)定，在知網(wǎng)等論文庫(kù)中也幾乎搜索不到以“機(jī)關(guān)檔案宣傳工作”為主題的論文（搜索時(shí)間截止到2019.6.10）。因此應(yīng)該可以認(rèn)為這是首次在檔案法規(guī)上對(duì)機(jī)關(guān)檔案宣傳工作作出的明確規(guī)定，并且此前業(yè)界和學(xué)界對(duì)此關(guān)注得比較少。從機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)踐中可以得知，機(jī)關(guān)檔案宣傳工作非常重要，不僅能極大促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作順利開展，而且對(duì)整個(gè)檔案宣傳工作大局也有著積極的意義，它應(yīng)該引起廣大檔案同仁的重視和加強(qiáng)?！兑?guī)定》中的內(nèi)容是對(duì)以往機(jī)關(guān)檔案工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和固化，提出“機(jī)關(guān)檔案宣傳”的任務(wù)要求，說明了機(jī)關(guān)檔案宣傳的作用和重要性已經(jīng)逐漸被人們所認(rèn)識(shí)。為使機(jī)關(guān)檔案宣傳工作引起更多的關(guān)注和重視，筆者結(jié)合工作實(shí)踐對(duì)此進(jìn)行一番思考，以期拋磚引玉，期待更多檔案同仁對(duì)此項(xiàng)工作內(nèi)容進(jìn)行豐富和完善。

一、機(jī)關(guān)檔案宣傳的作用

1.幫助員工學(xué)會(huì)利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用

檔案是單位信息資源庫(kù)，可能藏著職工需要的信息，這些信息也許能夠幫助職工減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率，甚至解決一些問題。然而許多單位里的職工并沒有意識(shí)到這一點(diǎn)。他們尋找某個(gè)信息，往往“眾里尋他千百度”，“不知轉(zhuǎn)入此中來”。大部分人沒有查檔的意識(shí)和習(xí)慣，不知道可以試著到檔案里尋找資料，不知道有些工作可以借鑒原有成果，在前人工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行，從而產(chǎn)生“多快好省”的效果。這就要通過宣傳，幫助職工學(xué)會(huì)利用檔案來解決問題，充分發(fā)揮檔案作用，回歸到機(jī)關(guān)檔案工作的本意。

2.填補(bǔ)了檔案宣傳工作的空白區(qū)

檔案宣傳工作是我國(guó)檔案事業(yè)的一個(gè)重要內(nèi)容。國(guó)家和各省不定期舉辦專門的檔案宣傳工作會(huì)議和發(fā)布檔案宣傳工作要點(diǎn)，表明了國(guó)家對(duì)檔案宣傳工作的重視。然而總體而言，宣傳效果還是不盡如人意，人們的檔案意識(shí)仍舊處在一個(gè)比較低的水平。一般所說的檔案宣傳工作主要指針對(duì)社會(huì)大眾的普通性宣傳，內(nèi)容相對(duì)比較寬泛。它是一種面向社會(huì)的、宏觀的宣傳，無(wú)法深入面向社會(huì)機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的人員。實(shí)際上每個(gè)機(jī)構(gòu)和單位都需要做好檔案工作，而做好檔案工作的前提是大家都有一定的檔案意識(shí)。目前情況下，宣傳還是培養(yǎng)這個(gè)檔案意識(shí)一種重要的手段。在檔案宣傳工作無(wú)法深入到達(dá)的機(jī)關(guān)內(nèi)部，機(jī)關(guān)檔案宣傳正好適逢其當(dāng)，填補(bǔ)了這個(gè)空白。

3.深入細(xì)化檔案宣傳工作

機(jī)關(guān)檔案宣傳工作還有著檔案宣傳工作（指前文所述的面向社會(huì)大眾的普通宣傳工作，下文同）沒有的優(yōu)點(diǎn)。由于檔案宣傳工作是面朝大眾，并不觸及個(gè)人，就某個(gè)受眾而言，宣傳過后能否留給他深刻印象，從而提高他的檔案意識(shí)，很難說。而機(jī)關(guān)單位內(nèi)部恰如一個(gè)熟人小社會(huì)，宣傳者和宣傳對(duì)象距離比較近，宣傳時(shí)再特別注意貼近工作生活實(shí)際，貼近職工利益，那么這樣的宣傳因?yàn)椤昂臀矣嘘P(guān)”、“就在身邊”，往往更能深入人心。另外，檔案宣傳工作基本是一種單向宣傳，無(wú)法及時(shí)收到反饋信息，但機(jī)關(guān)內(nèi)部，由于與受眾距離小，受眾的反應(yīng)可以被及時(shí)捕捉到，從而對(duì)宣傳內(nèi)容和宣傳策略做相應(yīng)調(diào)整，以達(dá)到更佳的效果，那么檔案宣傳工作也得到了深入和細(xì)化。

二、機(jī)關(guān)檔案宣傳的對(duì)象

機(jī)關(guān)檔案宣傳工作應(yīng)面向全體人員，包括單位領(lǐng)導(dǎo)，部門負(fù)責(zé)人和普通職工。機(jī)關(guān)檔案工作涉及到各個(gè)部門各個(gè)崗位，每個(gè)人的支持配合程度都對(duì)檔案工作成效產(chǎn)生影響，且不同角色對(duì)檔案工作產(chǎn)生的影響也有所不同。

1.單位負(fù)責(zé)人

單位負(fù)責(zé)人是影響機(jī)關(guān)檔案工作成效最重要的角色之一。檔案界有一個(gè)老生常談的話題就是“領(lǐng)導(dǎo)重視”。事實(shí)證明，一個(gè)單位只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，檔案工作才能開展順利。認(rèn)知是行動(dòng)的基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作的前提是他對(duì)檔案和檔案工作要有一定的了解。只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的內(nèi)容、成果、作用有了一定的了解，他才會(huì)認(rèn)識(shí)到檔案原來這么有用，檔案人員并非清閑無(wú)事，檔案工作應(yīng)該做好、應(yīng)該支持，這樣他才會(huì)真正重視起來。領(lǐng)導(dǎo)一旦重視起來，工作就好開展很多了。而讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作，宣傳是一種很重要的方法。

2.部門負(fù)責(zé)人

檔案協(xié)調(diào)工作中，單位負(fù)責(zé)人的意見是一個(gè)方向性、指導(dǎo)性的意見，協(xié)調(diào)工作的實(shí)質(zhì)進(jìn)展，則需要部門負(fù)責(zé)人承上啟下、貫通左右去部署和落實(shí)?？梢?，部門負(fù)責(zé)人在協(xié)調(diào)機(jī)制中的作用是很關(guān)鍵的。部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行協(xié)調(diào)工作，固然是服從工作安排，履行工作職責(zé)，但他對(duì)檔案工作的理解程度會(huì)影響他主觀能動(dòng)性和積極性的發(fā)揮，而人的主觀能動(dòng)性和積極性對(duì)工作成效的影響是毋庸置疑的。為了調(diào)動(dòng)部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)檔案工作的主觀能動(dòng)性和積極性，就應(yīng)該向他們宣傳有關(guān)檔案工作的知識(shí)，提高對(duì)檔案工作價(jià)值意義的認(rèn)識(shí)，從而調(diào)動(dòng)他們的主觀能動(dòng)和積極性，將協(xié)調(diào)工作做的更好。因此，必須向部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行檔案宣傳工作。

3. 普通職工

普通職工是和具體的檔案業(yè)務(wù)工作發(fā)生關(guān)系最多的成員。大多數(shù)的檔案來自于他們的工作，檔案最大的利用群體也是他們。每個(gè)職工都是潛在的歸檔材料提供者，也是潛在的檔案利用者。在歸檔移交、編制檔案期限表、檔案鑒定等合作性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，還需要相關(guān)業(yè)務(wù)人員配合、參與。他們的檔案意識(shí)如何、配合程度如何，直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量。因此需要向他們宣傳檔案工作，提升他們對(duì)檔案作用的認(rèn)識(shí)、增強(qiáng)對(duì)檔案工作的了解以及提高他們對(duì)自身在單位檔案工作中的職責(zé)的認(rèn)識(shí)，從而更自覺地支持配合檔案員開展檔案業(yè)務(wù)工作。

總之，機(jī)關(guān)檔案宣傳必須是從單位負(fù)責(zé)人到部門負(fù)責(zé)人再到普通職工的全覆蓋式的宣傳。

三、機(jī)關(guān)檔案宣傳工作的方法

工作方法決定工作成效，采用適當(dāng)?shù)男麄鞣椒ǎ拍苓_(dá)到理想的宣傳效果。事實(shí)上，機(jī)關(guān)檔案宣傳可以采取的方法是多種多樣的，可以根據(jù)不同的情況靈活采用。

1.工作匯報(bào)文件或工作交流文件

這種方法相對(duì)正式。使用文本呈送或交流的特點(diǎn)是可以使受眾對(duì)宣傳內(nèi)容了解得更加清晰具體，且顯得正式、鄭重。適用于信息量大、比較正式的內(nèi)容。比如介紹本單位檔案及檔案工作情況，請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)同事在工作中予以支持等。以工作匯報(bào)的形式呈送給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，或工作交流文件的形式遞交給單位同事。業(yè)務(wù)內(nèi)容表述要嚴(yán)謹(jǐn)，引用數(shù)據(jù)要正確，文字要兼顧專業(yè)和通俗性，態(tài)度要真誠(chéng)，語(yǔ)氣要誠(chéng)懇。

2.群

現(xiàn)在幾乎所有的單位都有工作群：qq群或微信群。由于群消息發(fā)布即時(shí)、受眾面廣，傳遞消息的效率極高，群交流已經(jīng)成為單位內(nèi)部工作交流的一個(gè)重要方式，特別是發(fā)布有關(guān)通知，進(jìn)行有關(guān)宣傳，十分便捷高效。那么機(jī)關(guān)檔案部門也可以借助這個(gè)平臺(tái)，在群里分享有關(guān)檔案法律法規(guī)或重要檔案新聞。當(dāng)然在群里發(fā)布關(guān)于檔案的信息要選擇時(shí)機(jī)，注意頻率，畢竟是公眾網(wǎng)絡(luò)空間，不能刷屏，引起反感，而要根據(jù)具體情況適當(dāng)發(fā)布。

3.朋友圈

朋友圈是目前人們生活中最重要的社交平臺(tái)之一。幾乎人人都有朋友圈，許多人每天都要看朋友圈。朋友圈可發(fā)布的內(nèi)容題材是相當(dāng)廣泛的，從個(gè)人生活到國(guó)情社情、養(yǎng)生保健、專業(yè)科普等等，只要不違反有關(guān)法律法規(guī)即可。那么機(jī)關(guān)檔案工作人員也可以利用朋友圈的發(fā)布功能，來推送相關(guān)檔案法律法規(guī)，進(jìn)行檔案法宣傳，也可以曬曬自己的日常檔案工作，增加同事們對(duì)檔案工作的了解。

4.融入日常工作

除了專門的宣傳，在日常工作中也可以把檔案宣傳自然而然地融入其中。比如，在收集檔案過程中，在交接工作中，在查檔利用時(shí)，總之在進(jìn)行檔案工作的業(yè)務(wù)往來時(shí)，就可順便說明一些相關(guān)檔案工作的道理。點(diǎn)點(diǎn)滴滴，日積月累，潤(rùn)物無(wú)聲地宣傳檔案工作。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，機(jī)關(guān)檔案宣傳工作既能促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作順利開展，同時(shí)還是國(guó)家檔案宣傳工作的深入和細(xì)化，做好這項(xiàng)工作也需要注意一定的工作方式方法。希望更多檔案同仁的重視并做好機(jī)關(guān)檔案宣傳工作，推動(dòng)整個(gè)機(jī)關(guān)檔案工作更好的開展。

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