計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

楊喬琳

摘要：近年來，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展最快，計(jì)算機(jī)技術(shù)在一些領(lǐng)域的發(fā)展日益成熟，這使得計(jì)算機(jī)在許多領(lǐng)域得到了應(yīng)用和發(fā)展。計(jì)算機(jī)已經(jīng)在辦公領(lǐng)域得到了很好的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)技術(shù)作為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的重要技術(shù)，發(fā)揮著重要的作用。本文簡單介紹了計(jì)算機(jī)技術(shù)和辦公自動(dòng)化的概念、意義及其應(yīng)用，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);辦公自動(dòng)化;應(yīng)用

1辦公自動(dòng)化及計(jì)算機(jī)技術(shù)概念

1.1辦公自動(dòng)化概念

計(jì)算機(jī)的誕生和發(fā)展促進(jìn)了人類社會(huì)的進(jìn)步和繁榮，作為信息科學(xué)的載體和核心，計(jì)算機(jī)科學(xué)在知識時(shí)代扮了重要的角色。在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。

由上可知：辦公自動(dòng)化是指在行政機(jī)關(guān)工作中，以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。

1.2計(jì)算機(jī)技術(shù)概念

計(jì)算機(jī)技術(shù)是研究計(jì)算機(jī)的設(shè)計(jì)與制造，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息獲取、表示、存儲(chǔ)、處理、控制等的理論、原則、方法。

計(jì)算機(jī)技術(shù)側(cè)重于研制計(jì)算機(jī)和研究使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理的方法和技術(shù)手段。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化的意義

2.1提高工作效率

企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能準(zhǔn)確、及時(shí)的收集和處理各種信息，只有準(zhǔn)確、快速的獲取市場信息，企業(yè)才能掌握先機(jī)，及時(shí)做出反應(yīng)，提高企業(yè)的綜合競爭力。以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心，辦公自動(dòng)化采用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)以及多種辦公設(shè)備，快速、全面、廣泛的使用、存儲(chǔ)、加工、整理各種信息資源，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的共享，提高辦公效率。

2.2有效節(jié)約企業(yè)成本

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的合理應(yīng)用可以為社會(huì)節(jié)約大量的辦公成本和資源。在傳統(tǒng)的辦公室工作中，文件辦理都是以紙質(zhì)形式進(jìn)行流轉(zhuǎn)辦理，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備資源的共享和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)搭建的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，有效提高了辦公人員的工作質(zhì)量，有效節(jié)約人力資源成本，更好地避免人為失誤造成的不必要經(jīng)濟(jì)損失。

2.3加強(qiáng)內(nèi)外聯(lián)系

在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)以前，公司各下屬單位、部門想要實(shí)現(xiàn)溝通交流比較困難，受到辦公工作區(qū)域限制，想要實(shí)現(xiàn)工作之間的交流需要經(jīng)過一系列流程才能夠達(dá)到。而將計(jì)算機(jī)技術(shù)例如電子郵件、QQ、微信等即時(shí)通信、文件共享、OA協(xié)同平臺(tái)和手機(jī)APP等，應(yīng)用到辦公中，公司各下屬單位、各部門之間的交流實(shí)現(xiàn)了及時(shí)與快捷，隨時(shí)隨地都能夠進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與交流。

3計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

3.1深化資源設(shè)備

辦公自動(dòng)化的主要工作是對信息資源進(jìn)行使用、存儲(chǔ)、加工、整理，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用是配合開展工作的關(guān)鍵。使用一系列的服務(wù)器、存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品，構(gòu)成公司辦公自動(dòng)化協(xié)同平臺(tái)系統(tǒng)的硬件環(huán)境，再購買知名廠家的辦公軟件，搭建成一個(gè)獨(dú)立完整的辦公自動(dòng)化協(xié)同系統(tǒng)，更好地為公司辦公自動(dòng)化提供服務(wù)。

3.2實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化

文檔管理是企業(yè)辦公過程中的一個(gè)重要事項(xiàng)，所以在辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)過程中首先需要在文檔管理方面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。而文檔管理自動(dòng)化水平的提升與計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用以及優(yōu)化存在著密不可分的關(guān)系，只有在計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和支撐之下才可以為文檔管理自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)提供輔助工具。

通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等。所以，采用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲(chǔ)各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔。

辦公人員在接收到文件之后，在經(jīng)過一系列辦公流程處理之后原始文件會(huì)形成電子信息，并完成文檔歸檔。歸檔文件錄入檔案系統(tǒng)后，設(shè)置不同級別用戶的查詢權(quán)限。這樣的方法能夠在一定程度上提高辦公的安全性，同時(shí)還可以最大化地發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用價(jià)值。

3.3構(gòu)建信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化工作流程

目前，許多企業(yè)已經(jīng)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立信息交流和發(fā)布平臺(tái)，我們生活中常見的有電子公告、電子論壇、電子出版物等，企業(yè)可以發(fā)布規(guī)章制度、通知公告等，在信息平臺(tái)上，使企業(yè)員工能夠隨時(shí)了解企業(yè)的情況。通過該信息平臺(tái)，還可以為員工提供公司文件制度和人員電話號碼等信息查詢，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源的共享。

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用還可以實(shí)時(shí)監(jiān)控整個(gè)辦公過程，協(xié)調(diào)部門之間的工作內(nèi)容，從而提高企業(yè)人力、物力和財(cái)力的利用率。企業(yè)將會(huì)有很多工作流程，如文檔報(bào)告、文檔審批等，這些都是固定的工作流程。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化工作流程，優(yōu)化資源配置。在企業(yè)系統(tǒng)平臺(tái)上，還可以設(shè)置會(huì)議管理、物品管理和車輛管理等，實(shí)現(xiàn)事務(wù)自動(dòng)化管理。

4結(jié)束語

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的辦公工作模式，提高了工作人員的辦公效率，極大節(jié)約了企業(yè)成本。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)將會(huì)在辦公自動(dòng)化方面發(fā)揮更加重要的作用，為企業(yè)獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。