淺議當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作出現(xiàn)的問題以及改進(jìn)方法

楊賢國

摘要：人事檔案管理是醫(yī)院管理中的重要部分，對醫(yī)院的正常運(yùn)營與發(fā)展有重要影響，但目前大部分醫(yī)院致力于提升自身醫(yī)療服務(wù)水平，對人事檔案管理方面的重視度相對較弱，導(dǎo)致其工作中仍存在較多不足之處。因此，為促進(jìn)自身發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)提高對人事檔案管理的重視度，積極探尋科學(xué)合理的改進(jìn)方法，提高其管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；醫(yī)院；改進(jìn)措施

人事檔案管理工作需要整理干部、職工年度考核、工資調(diào)整、職稱晉升、人事任免等重要材料，以便隨時(shí)可以調(diào)取相關(guān)資料，對于醫(yī)院人力資源的調(diào)配與人才培養(yǎng)有重要意義[1]。人事檔案管理雖然與醫(yī)院醫(yī)療水平無直接關(guān)系，但間接影響著醫(yī)院的整體運(yùn)營和人員配置情況，是醫(yī)院管理和發(fā)展中不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)。

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

（一）信息化程度不高

隨著科技與信息技術(shù)的發(fā)展，信息化已成為各行各業(yè)的主要發(fā)展趨勢。但目前許多醫(yī)院缺乏專業(yè)性的信息管理系統(tǒng)，人事檔案管理仍采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，通常只將檔案目錄列表輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中便于檢索，信息化程度不高，需要較多的人力物力進(jìn)行檔案的分類、歸檔、查閱等工作，導(dǎo)致工作效率較低，不能及時(shí)、準(zhǔn)確地更新檔案信息，影響信息利用率[2]。

（二）人員專業(yè)性不足

目前主要由醫(yī)院人事部門負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，工作人員的工作內(nèi)容較多，涉及范圍廣，在檔案管理之外還需兼顧其他工作，專業(yè)性相對不足，因此容易影響檔案管理工作的質(zhì)量與效率，難以及時(shí)將資料歸檔；且部分工作人員為非專業(yè)人士，很多是從護(hù)理或者其他崗位轉(zhuǎn)崗從事檔案管理工作，不具備檔案管理的專業(yè)技能，容易導(dǎo)致資料內(nèi)容不全、信息前后不對應(yīng)等情況，不利于及時(shí)更新和提取人員的檔案資料，影響其他相關(guān)工作的開展。

（三）檔案整理與查閱速度慢

醫(yī)院檔案管理工作涉及在編人員與非編合同制人員的入黨材料、年度考核表、工資變動審核表、職稱晉升材料、任免材料等，其種類復(fù)雜，信息量龐大，在缺乏信息系統(tǒng)輔助的情況下，工作人員需手動進(jìn)行整理和歸檔，工作量大，工作效率低，耗時(shí)長，也容易產(chǎn)生人為失誤。而查閱檔案時(shí)需要在龐大的資料庫里人工翻找，查閱速度較慢，查找難度高。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作的改進(jìn)方法

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)

近年來，在醫(yī)療技術(shù)發(fā)展、醫(yī)療改革等多方面因素影響下，醫(yī)院之間人才流動速度加快，各類人事檔案資料信息量增多，給人事部門的檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)[3]。為適應(yīng)新時(shí)代的形勢，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，增加資金投入，將先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中。醫(yī)院可引進(jìn)專業(yè)性信息管理軟件與設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案分類、歸檔、轉(zhuǎn)檔、查詢等操作的數(shù)據(jù)化與信息化，使人事檔案管理工作更為簡單便捷，減少工作量，提高工作效率。為充分發(fā)揮人事檔案信息的作用，在實(shí)施信息化管理時(shí)需將檔案信息與其他信息整合起來，創(chuàng)建人才信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，縮短資料查詢時(shí)間，便于醫(yī)院對人事檔案資料進(jìn)行深層次分析與開發(fā)，為人員的調(diào)配與管理工作提供資料參考。

（二）加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)

工作人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響著人事檔案管理工作的質(zhì)量。因此，在信息爆炸的當(dāng)今時(shí)代，需加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，可在內(nèi)部開展講座，也可創(chuàng)造更多的外出學(xué)習(xí)機(jī)會，開拓工作人員視野，積極參加自治區(qū)檔案局及市檔案局每年組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，使其能夠?qū)W習(xí)檔案管理最新進(jìn)展及先進(jìn)管理方式。專業(yè)培訓(xùn)也能提高工作人員對檔案管理的重視度，增強(qiáng)其職業(yè)責(zé)任感，提升其收集、鑒別、整理資料的專業(yè)能力，從而更好地完成檔案管理工作。此外，在加強(qiáng)信息化建設(shè)的同時(shí)也需加強(qiáng)工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，使其能夠了解相關(guān)系統(tǒng)、軟件的應(yīng)用方式，提高檔案管理質(zhì)量。在進(jìn)行人事部門的人才聘用時(shí)，也應(yīng)注重評估其在檔案管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面的專業(yè)性，吸取更多高素質(zhì)專業(yè)人才。

（三）明確檔案管理職責(zé)

目前，醫(yī)院檔案管理人員通常需要兼顧其他工作，影響其管理質(zhì)量。因此，需要明確檔案管理人員的職責(zé)，將檔案管理工作專業(yè)化、系統(tǒng)化，強(qiáng)調(diào)“專業(yè)人做專業(yè)事”[4]。醫(yī)院應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)制定符合自身情況的管理制度，規(guī)范相關(guān)工作流程，詳細(xì)規(guī)劃崗位工作內(nèi)容、職責(zé)，并將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，做到有章可循，使檔案管理工作能夠井然有序地進(jìn)行?？刹扇】己酥贫葘θ耸聶n案管理工作進(jìn)行評估，包括檔案資料完整性、歸檔及時(shí)性、內(nèi)容錯(cuò)誤率等，并應(yīng)用一定的賞罰措施。在資料更新及時(shí)、管理質(zhì)量良好時(shí)予以獎金獎勵，若出現(xiàn)資料錯(cuò)誤、歸檔不及時(shí)等問題，則可視情況予以口頭批評、扣除獎金等懲罰，使工作人員感受到競爭感與緊迫感，從而不斷學(xué)習(xí)和提升能力，督促人事檔案管理工作往規(guī)范化、專業(yè)化方向發(fā)展。

（四）加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)管

為保障檔案管理工作有序高效地進(jìn)行，還需加強(qiáng)監(jiān)管力度，要求相關(guān)人員嚴(yán)格按照法律與規(guī)章制度進(jìn)行資料收集與歸檔工作。尤其在年度考核等重要環(huán)節(jié)時(shí)，需督促相關(guān)部門盡快將年度考核資料交人事部門歸檔，第一時(shí)間獲取完整資料，并以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對資料的填寫情況進(jìn)行檢查，確保資料的完整性與可靠性。對填寫錯(cuò)誤、材料不足的檔案，檔案管理人員應(yīng)指導(dǎo)相應(yīng)員工進(jìn)行改正和補(bǔ)充，而后再依據(jù)管理流程將資料進(jìn)行整理，分門別類歸檔入庫，并做好相關(guān)記錄。查閱檔案時(shí)也需做好記錄，并保障檔案的完整性與安全性。在日常工作中，分管人事工作的領(lǐng)導(dǎo)也需加強(qiáng)對于人事檔案管理工作的重視度，需監(jiān)督其工作質(zhì)量，督促人事部門及檔案管理人員及時(shí)將員工資料進(jìn)行歸檔并更新檔案目錄，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，解決檔案管理人員偏少的問題。

三、小結(jié)

總而言之，由于受到的重視度不足，醫(yī)院的人事檔案管理工作中仍普遍存在著效率低下、專業(yè)性不足等問題，需要通過加強(qiáng)信息化建設(shè)、提高人員專業(yè)素養(yǎng)、明確職責(zé)、加強(qiáng)監(jiān)管等方式提高人事檔案管理工作質(zhì)量與效率，使其充分發(fā)揮對人力資源調(diào)配的指導(dǎo)作用，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉錦蘭.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題和解決對策[J].管理觀察，2018（24）：189-190.

[2]張清云.現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對策[J].中國管理信息化，2017，20（06）：168.

[3]李亞瓊.淺析醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（16）：170.

[4]張佳佳.新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作探討[J].現(xiàn)代交際，2019（14）：96-97.