淺析辦公室精細化管理的措施

吳新宇

摘 要：在新時代的發(fā)展下，企業(yè)面臨著眾多的機遇和挑戰(zhàn)，辦公室作為企業(yè)發(fā)展中的核心部門，對企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，因此，辦公室管理工作也應(yīng)當與時俱進，進行創(chuàng)新型改革，促使其向精細化管理發(fā)展，從而促進企業(yè)的管理水平的提高。本文基于辦公室精細化管理的概念，分析了當前辦公室精細化管理中存在的問題，進而提出了相應(yīng)的改善措施，以期促進企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室;精細化管理;措施

為了促進企業(yè)的創(chuàng)新型管理水平的提高，必須加強對辦公室精細化管理工作的重視，只有規(guī)范的制度，才能有效促使辦公室整體效率的提高。因此，在加強辦公室精細化管理時，一定要有創(chuàng)新意識，提高管理理念，對其工作進行高質(zhì)量的要求，明確各自的權(quán)責(zé)，從而提高辦公室工作效率的提高，不斷實現(xiàn)辦公室的精細化管理。

一、辦公室精細化管理的概念

辦公室精細化管理不僅是一種管理理念，而且也是一種文化，它源于日本，是實現(xiàn)社會分工、服務(wù)質(zhì)量精細化的必然要求，它是基于企業(yè)常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，通過引入更深層次的思想及管理模式，從而最大程度地減少管理所占用的資源，進而降低管理成本，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的提高。它是一種對戰(zhàn)略以及目標進行有效分解后并積極落實的過程，從而使得企業(yè)在經(jīng)營生產(chǎn)中能夠有效貫徹并使每個環(huán)節(jié)都能發(fā)揮實效作用的過程，這也是提升企業(yè)整體管理能力的有效途徑，因此，企業(yè)要加強辦公室精細化管理就必須運用優(yōu)秀文化、先進技術(shù)以及優(yōu)異的才能等來促進企業(yè)的發(fā)展，努力落實管理責(zé)任，促進管理責(zé)任逐漸具體化以及明確化，要樹立規(guī)范化和創(chuàng)新性的發(fā)展意識，從而實現(xiàn)精細化管理在企業(yè)的發(fā)展中的功能、效果以及作用，進而帶動企業(yè)的發(fā)展。

二、辦公室精細化管理存在的問題

（一）缺乏完善的辦公室精細化管理制度

促進辦公室精細化管理水平的提高，就必須落實好辦公室的管理制度，從而有效地保障辦公室精細化管理的實施。精細化管理必須嚴格按照“精、準、細、嚴”四個標準進行，不僅要明確各項事則的范圍，而且也要實現(xiàn)制度能夠約束人、對事物的發(fā)展有限制作用，只有這樣才能有效促進企業(yè)辦公室精細化管理有章可循，逐步完善辦公室精細化的管理制度。但是，在實際的工作中，大多數(shù)的企業(yè)在工作中出現(xiàn)問題時，是沒有規(guī)章制度可循的，使得崗位混亂，職責(zé)不清，這也違背了企業(yè)的辦公室精細化的管理標準。雖然大多數(shù)企業(yè)的精細化制度也在逐步完善，但是仍存在一些無法解決實際工作情況的問題，這也需要企業(yè)在發(fā)展中不斷去探索。

（二）企業(yè)工作人員對精細化管理的認識不足

加強辦公室精細化管理，就必須加強對管理人員的認識，這也是推動辦公室精細化管理發(fā)展的重要動力，對于企業(yè)發(fā)展而言，辦公室工作是無大小事之分的，因此，在實際工作中，辦公室處理的事情和任務(wù)是繁多的，無法從全局出發(fā)來考慮事情的情況數(shù)不勝數(shù)，這在很大程度上與辦公室管理人員的認識有關(guān)，很少有人能真正認識到辦公室精細化管理的重要性及其內(nèi)容，往往將工作的重點放在大局上，而忽視了辦公室小事以及瑣碎的事情上，也沒有意識到企業(yè)發(fā)展的長遠目標，會使得辦公室的工作氛圍出現(xiàn)懈怠的狀況，這也嚴重影響到企業(yè)的經(jīng)濟效益的提高。

三、提升企業(yè)辦公室精細化管理水平的措施

（一）完善企業(yè)的辦公室精細化管理制度

要實現(xiàn)企業(yè)的有效發(fā)展，就必須提高企業(yè)的管理水平，尤其是企業(yè)的辦公室管理水平，只有這樣才能推動辦公室精細化管理水平的提高，因此，必須完善企業(yè)的辦公室精細化管理制度，促使精細化管理方案能得到有效實施。第一，必須依據(jù)辦公室具體工作內(nèi)容制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，從而保證權(quán)力與職責(zé)的統(tǒng)一;對辦公室的精細化管理工作的進行要嚴格按照流程實施并予以優(yōu)化，將現(xiàn)代化的管理理念融入其中，從而保證各項工作的有序進行。第二，對各項工作的執(zhí)行情況應(yīng)予以適當?shù)谋O(jiān)督，并形成有效的監(jiān)督管理制度，以此來促進和加強各項規(guī)章制度的執(zhí)行能力，落實好企業(yè)辦公室的精細化管理制度。第三，要充分利用先進的信息化技術(shù)來完善企業(yè)的辦公信息系統(tǒng)，以此來推動辦公室精細化管理的信息化進程，從而實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展。

（二）提升企業(yè)人員的辦公室精細化管理意識

思想是行動的基礎(chǔ)，因此，促進企業(yè)辦公室精細化管理水平的提高就必須提高相關(guān)人員的辦公室精細化管理的意識，在此基礎(chǔ)上還需逐步強化，從根本上促使企業(yè)的辦公室精細化管理制度的完善和發(fā)展，促使企業(yè)全體人員都參與其中，只有這樣，才能真正將精細化管理落實到實際工作中，才能充分調(diào)動廣大辦公室工作人員的工作積極性，才能實現(xiàn)“以人為本”的真諦，不斷提高精細化管理工作的意識，精益求精，從而促使全體人員都愿意“擼起袖子加油干”，進而形成精細化管理的強大推力，促使企業(yè)辦公室精細化管理工作得到更好地發(fā)展。

（三）健全辦公室精細化管理的考評制度

除了完善辦公室精細化管理制度之外，企業(yè)在發(fā)展中還需要健全與之相適應(yīng)的考評制度，只有這樣才能真正地落實辦公室精細化管理以及企業(yè)整體的管理水平的提高，從而以制度化推動精細化的發(fā)展，還應(yīng)將精細化的成果與辦公室的責(zé)任制考核相聯(lián)系，實現(xiàn)考核有理有據(jù)，賞罰分明。對此，企業(yè)還需要始終堅持“精、準、細、嚴”的發(fā)展準則，加強辦公室工作職能以及分工合作，實現(xiàn)責(zé)任明確的責(zé)任機制。通過完善的考評制度，不斷加強對辦公室精細化工作的管理，從而從根本上提高企業(yè)的辦公室精細化管理水平的提高。另外，為了能夠有效實現(xiàn)考評制度的實效作用，還需要完善與之相適應(yīng)的獎罰機制，對于考核合格的員工予以適當?shù)木窈臀镔|(zhì)獎勵，使其再接再厲，調(diào)動其工作熱情，對于考核不合格的，要進行嚴厲批評，并給予一定的處罰，使其在日后的工作中能端正心態(tài)，提高工作質(zhì)量，以此來進一步促進企業(yè)經(jīng)濟效益的提高。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)在市場競爭中要提升自身的核心競爭力，就必須加強對辦公室精細化工作的重視，由此，必須完善相應(yīng)的規(guī)章制度以及管理意識，不斷健全考評制度，從而不斷提高辦公室精細化管理水平。要充分調(diào)動辦公室管理人員的主動性，使其在認真完成領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)的同時，也能協(xié)調(diào)好其他部門的參與作用，共同推動企業(yè)的管理水平的提高，促進企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展。

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