實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策

徐亞琴

摘 要：辦公室是一個(gè)事務(wù)性、政務(wù)性、服務(wù)性很強(qiáng)的部門，具有溝通上下、協(xié)調(diào)左右、搞好服務(wù)，保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要樞紐，它的工作涉及面廣，瑣碎繁雜，如何通過企業(yè)辦公室行政管理工作的精細(xì)化管理提升工作管理水平是我們要討論研究的課題。

關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公室;行政管理;精細(xì)化;思路

精細(xì)化管理精細(xì)化管理是一種理念，一種文化。它是源于發(fā)達(dá)國家（日本20世紀(jì)50年代）的一種企業(yè)管理理念，它是社會分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。隨著市場逐步走向成熟、市場競爭的日趨激烈和組織機(jī)構(gòu)對管理認(rèn)識的不斷深入，粗放管理的諸多弊端日漸顯示出來，向科學(xué)、精細(xì)化管理方式的轉(zhuǎn)變，是企業(yè)管理發(fā)展到一定階段后的必然趨勢。

1.辦公室行政管理精細(xì)化的必要性

新形勢下新的服務(wù)需求和新的技術(shù)手段對辦公室管理工作提出新標(biāo)準(zhǔn)和新要求，辦公室行政管理工作必須要能以新的時(shí)代背景和工作格局要求下來開展工作。長期以來滯后薄弱的管理基礎(chǔ)已經(jīng)疲于應(yīng)付，粗放型的管理模式已不能完全適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展需求，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）傳統(tǒng)的辦公室管理理念和管理模式不能完全適應(yīng)當(dāng)前形勢發(fā)展的要求，辦公室工作任務(wù)不應(yīng)僅僅滿足于完成日常事務(wù)性工作和維持本單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（2）辦公室行政管理的規(guī)章制度要能適應(yīng)新時(shí)代的要求，進(jìn)一步提升科學(xué)性和系統(tǒng)性，及時(shí)更新及時(shí)完善。

（3）崗責(zé)體系還需進(jìn)一步健全，工作職責(zé)不明確，責(zé)任不落實(shí)的情況還不同程度地存在，難以實(shí)施科學(xué)的量化考核。在事務(wù)繁雜，辦公室工作人員有限的情況下，勢必影響辦公室的整體工作效率。

（4）人員素質(zhì)參差不齊，有些員工習(xí)慣于原有的工作模式和工作方法，辦事節(jié)奏慢，難以接受和掌握現(xiàn)代辦公信息技術(shù)，其素質(zhì)和能力與科學(xué)化精細(xì)化管理的要求還存在一定差距。

2.辦公室行政管理精細(xì)化思路

在現(xiàn)代化企業(yè)中，辦公室的精細(xì)化管理是提高行政管理水平的重要保證，也是企業(yè)管理范疇中很重要的一部分。筆者認(rèn)為，作為企業(yè)的辦公室行政管理工作，它的精細(xì)化管理指的是辦公室人員各自工作分工的精細(xì)化，它要求把完成一個(gè)工作的具體每個(gè)小部分精細(xì)分化到每一個(gè)人，每個(gè)人通過精細(xì)的做好自己本職工作，做好每個(gè)環(huán)節(jié)，以達(dá)到工作質(zhì)量的精細(xì)化目的。

2.1管理科目的細(xì)化與量化

中國自古受模塊化管理方式的影響，“ 人治”管理思想理念很重，管理者一直以來就是一個(gè)企業(yè)“法律”的“制定者”，根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)掌握著企業(yè)管理的“重拳”。對于辦公室管理工作也是同樣，所以變革是必然方向。通過精細(xì)化分工，做好每個(gè)細(xì)節(jié)，保證每個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量實(shí)現(xiàn)最優(yōu)，節(jié)約時(shí)間與程序，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)辦公室管理科目的細(xì)化與量化。

2.2引入流程化和標(biāo)準(zhǔn)化的理念

法制化與規(guī)范化一直以來都是每個(gè)企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則。

應(yīng)通過工作的流程化和標(biāo)準(zhǔn)化來實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作精細(xì)化，保證企業(yè)的工作質(zhì)量，讓辦公室的管理能力得到加強(qiáng)。引入流程化理念，有效分解工作，有序開展工作，有效貫徹落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化理念。強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化理念，并將管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)要求相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細(xì)化。

2.3強(qiáng)化協(xié)同與經(jīng)濟(jì)化意識

合作的目的是為了實(shí)現(xiàn)雙贏。辦公室的行政管理，不是哪一個(gè)人掌握了所有說了算，企業(yè)的工作也不是哪一個(gè)人就能獨(dú)立完成的，交流合作是工作有效完成工作的基礎(chǔ)。所以，實(shí)現(xiàn)辦公室的精細(xì)化管理，應(yīng)在加強(qiáng)相互學(xué)習(xí)和協(xié)同配合的基礎(chǔ)上，同時(shí)注意提升工作人員的經(jīng)濟(jì)化意識，促進(jìn)行政管理工作的有效提高。

2.4強(qiáng)化保障，改進(jìn)手段

依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段支持，實(shí)現(xiàn)流程運(yùn)轉(zhuǎn)、工作評價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動(dòng)化，是推進(jìn)辦公室行政管理工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的必由之路。

3辦公室行政管理精細(xì)化對策

3.1以辦公室文化建設(shè)促進(jìn)精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)

員工的具體行為在很大程度上是受其主觀思維意識決定的，要實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化，首先必須要思想統(tǒng)一，要讓大家明白精細(xì)化管理不會一蹴而就，它是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)和完善的過程。筆者認(rèn)為，可以通過制定科學(xué)可行的管理計(jì)劃，為員工開展各項(xiàng)工作進(jìn)行逐步引導(dǎo)，逐漸形成精細(xì)化管理的辦公室文化，通過管理意識的提升來促進(jìn)執(zhí)行力的提升。例如，在單位每年的年初制定年度管理計(jì)劃，并分解細(xì)化到月、周，直至日工作計(jì)劃。通過工作安排精準(zhǔn)化和詳細(xì)化，辦公室的管理模式隨之得到了完善，員工周而復(fù)始的按計(jì)劃開展工作，久而久之就逐步形成了一種精細(xì)化管理的意識。

3.2以制度化和標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)

如果說思想層面的高度統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作精細(xì)化的必要和首要前提，那么制度建設(shè)則是必經(jīng)之路。辦公室行政管理工作瑣碎而繁雜，要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的管理模式，還需要有完善的規(guī)章制度對日常工作進(jìn)行指引和規(guī)范。所以，必須要健全辦公室各個(gè)環(huán)節(jié)的工作制度，避免出現(xiàn)管理真空。要完善督促檢查制度，提高執(zhí)行力。要對現(xiàn)行制度進(jìn)行認(rèn)真清理，保留合理的，補(bǔ)充必要的，廢止過時(shí)的，形成完善、管用、有效的制度體系。同時(shí)，制定明確的工作標(biāo)準(zhǔn)是辦公室行政管理人員的行為指南和考核依據(jù)。缺乏工作標(biāo)準(zhǔn)，往往使行政管理人員與辦公室整體工作方向不統(tǒng)一，增加了工作錯(cuò)誤率。筆者認(rèn)為，制定標(biāo)準(zhǔn)盡量做到數(shù)字化，并與考核相聯(lián)系，最終減少工作出錯(cuò)率，提高工作效率。

3.3建立員工精細(xì)化管理的工作習(xí)慣

推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理，關(guān)鍵在人。要能通過辦公室行政管理工作的精細(xì)化管理模式，來有效的培養(yǎng)行政管理人員的工作習(xí)慣和工作態(tài)度。首先，要建立有效的績效考評和考核機(jī)制。合理確定考核標(biāo)準(zhǔn)，對一些程序性、易于量化的工作，盡可能設(shè)計(jì)量化指標(biāo)。對那些非程序性、主觀因素較強(qiáng)的工作，設(shè)計(jì)必要的定性評價(jià)的指標(biāo)。要采取科學(xué)的考核方法，充分運(yùn)用信息系統(tǒng)，自動(dòng)選取并生成相關(guān)工作指標(biāo)，對一些難以量化的指標(biāo)，輔之以必要的人工方式，人機(jī)結(jié)合，提高考核效率。通過考核對辦公室整體職能發(fā)揮情況進(jìn)行全面評價(jià)，一方面對工作優(yōu)秀的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)和調(diào)動(dòng)他們的工作積極性以及工作熱情，以便更好地投入到工作中。另一方面，對表現(xiàn)較差的員工進(jìn)行適度懲罰，使他們及時(shí)能夠改善提高。其次，也要培養(yǎng)行政管理人員能夠?qū)η懊娴墓ぷ鬟^程進(jìn)行思考和分析，善于實(shí)時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，以利于行政工作水平的迅速提高。

3.4細(xì)化崗位設(shè)置，明確崗位職責(zé)

按照“定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)”的要求，健全辦公室行政工作的責(zé)任體系。根據(jù)辦公室行政工作職能和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位。明確界定崗位職責(zé)，確定工作銜接的節(jié)點(diǎn)和程序，做到分工明確、各司其職、協(xié)調(diào)配合。按照局部功能最優(yōu)化、整體功能最大化的要求，將各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)具體分解到每一個(gè)工作崗位，形成崗位工作規(guī)范。

3.5運(yùn)用科學(xué)的管理手段支撐行政事務(wù)的精細(xì)化管理

辦公室行政管理工作科學(xué)化、精細(xì)化管理必須依托先進(jìn)的信息技術(shù)手段來支撐。在精細(xì)化管理的過程中會產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，要善于對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理、篩選、加工、分析和應(yīng)用，以利于辦公效率的提高，降低行政成本。

4結(jié)語

隨著現(xiàn)代社會分工越來越專業(yè)和精細(xì)，一個(gè)精細(xì)化工作和管理的時(shí)代已經(jīng)來臨。在新時(shí)代新要求下，只有將精細(xì)化管理理念融入辦公室行政管理工作之中，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作由粗放型管理向精細(xì)化管理的快速轉(zhuǎn)變，才能不斷提升辦公室工作質(zhì)量和服務(wù)效能。