行政審批工作中檔案的收集與整理研究?

隋蕾

摘 要：本對行政審批工作檔案工作的意義和重要性進行了分析，對當前檔案工作中存在的一些問題進行了討論，并從檔案的收集、整理方面對如何有效的提高行政審批檔案工作質(zhì)量進行了探索和研究，提出了幾點對策。

關(guān)鍵詞：行政審批;檔案;收集;整理

引 言

行政審批是指相關(guān)行政機關(guān)對自然人、法人或其他組織提出的申請進行審查，對符合相關(guān)條件的發(fā)放證照，準許其從事特定活動，認定資質(zhì)、關(guān)系或能力并進行登記、備案的一項行政管理工作。行政審批的嚴謹、嚴格、合法性以及良好的審批效率是相關(guān)工作開展的標準，同時也是保證行政管理單位依法履行職能的必然要求。行政審批工作的重要性，決定了行政審批工作中檔案收集與整理工作的重要意義[1]。

1.行政審批檔案工作的重要意義

行政審批檔案是指行政機關(guān)在行政審批工作中形成的各種具有保存、參考價值的文件的集合，其文件形式和載體較為豐富，涉及的方面、行業(yè)較為廣泛，是行政機關(guān)依法履行自身職能的重要憑證。隨著我國行政事業(yè)單位改革的不斷推進以及社會各個方面的快速發(fā)展，對于行政審批工作也提出了許多新的要求，行政審批相關(guān)檔案工作的開展也受到了較多的重視。

對于行政審批工作來說，其在工作過程中形成的大量文字、圖像、表格、聲像資料等對于行政管理工作的開展有著重要的參考價值，能夠為機關(guān)單位研究行政審批工作內(nèi)容，提高審批效率，加強審批嚴謹性與合法性起到良好的促進效果。由此可見，檔案工作的良好開展對于行政審批工作有著重要的意義，而在具體的檔案工作中，檔案的收集與整理是保障檔案資料完整性、系統(tǒng)性、安全性的重要環(huán)節(jié)，在體現(xiàn)檔案資料的價值，提高檔案工作整體效率上有著重要的地位。

2.行政審批檔案管理與利用中存在的問題

檔案工作對于新時期相關(guān)單位行政審批工作的開展有著重要的意義，然而在實際的工作開展中，檔案的參考和利用價值并沒有得到良好的體現(xiàn)，在相關(guān)工作的開展上還存在著一定的問題，主要表現(xiàn)在以下2個方面：

（1）檔案完整性、規(guī)范性較差。檔案內(nèi)容的完整性、準確性是檔案工作的重要要求，在此基礎(chǔ)上要需要保證其具有良好的規(guī)范性。一方面，檔案的完整性要求檔案資料要能夠真實、客觀、詳細的記錄或反映相關(guān)工作的開展現(xiàn)狀，另一方面，檔案的規(guī)范性能夠使檔案資料內(nèi)容變得更加條理、系統(tǒng)，為檔案查詢、利用等工作提供便利。然而當前部分行政審批檔案的完整性較差，存在著檔案內(nèi)容漏項或錯誤的情況，再加上行政審批檔案內(nèi)容本身的形式繁雜、涉及面廣泛，檔案規(guī)范性差導致檔案資料的管理工作十分復雜、困難。

（2）檔案價值無法得到充分的利用和發(fā)揮。要想充分的發(fā)揮檔案資料中所蘊含的信息價值，首先就要保證檔案資料本身較高的質(zhì)量。然而當前行政審批檔案的完整性、規(guī)范性較差導致檔案的質(zhì)量水平大大降低，所記載的內(nèi)容缺乏足夠的參考價值，難以給相關(guān)工作的開展提供支持，從而導致了檔案的開發(fā)利用難以進行，檔案對相關(guān)工作的推動作用難以發(fā)揮。

此外，檔案管理和利用中存在的問題還與單位對檔案工作重視不足、檔案人員整體素質(zhì)水平不高、管理方法落后、檔案開發(fā)利用技術(shù)水平較低等有關(guān)。但檔案資料的質(zhì)量是整個檔案工作開展的重要基石，在解決其他問題之前必須要先保證檔案收集、整理工作的良好進行，確保檔案質(zhì)量的整體水平提升。

3.完善行政審批工作中檔案收集與整理的有效措施

3.1提高對檔案工作的重視程度，轉(zhuǎn)變檔案工作理念

在當前行政機關(guān)檔案工作的開展中，檔案人員對檔案工作的認識和重視程度是影響工作開展的重要因素之一。因此，行政審批檔案收集、整理工作的完善首先就要從檔案人員自身做起，通過提高對檔案工作的認識，認識到其對于行政審批工作的重要意義以及自身所肩負的崗位責任，從而使其積極加強對檔案工作理論、方法的掌握，轉(zhuǎn)變落后的檔案工作理念，使相關(guān)工作更加符合新時代社會發(fā)展要求、滿足新時期行政審批工作的需要。

3.2轉(zhuǎn)變檔案收集、整理工作方法，增強檔案工作的完整性和規(guī)范性

針對過去行政審批檔案完整性、規(guī)范性不強的問題，為確保行政權(quán)力運行過程中形成文件材料收集的齊全完整[2]，行政機關(guān)要積極對檔案工作的方法進行創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變。首先，要進一步完善檔案工作相關(guān)制度，對檔案收集和整理的質(zhì)量提出詳細的標準，包括檔案內(nèi)容格式、裝訂形式、將各個部門檔案工作的落實納入到部門及個人考核當中。其次，完善檔案工作流程以及質(zhì)量責任機制，在檔案資料的收集時需要相關(guān)人員進行簽字、確認，對于檔案材料的流轉(zhuǎn)過程要進行嚴格監(jiān)督，對于辦結(jié)的檔案要做好整理、分類、排序、裝訂、保管等一系列工作，保證檔案的完整性、安全性、保密性。最后，對于審批申請方所提交的外部資料、材料等要做好審核工作，保證其符合相關(guān)規(guī)范，將資料的規(guī)范性作為審批申請的重要要求之一。

3.3積極利用現(xiàn)代技術(shù)，提高檔案收集、整理工作的效率

現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使檔案工作的效率和質(zhì)量得到了大幅的提升，隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及行政管理體制改革的深化，各級政府紛紛構(gòu)建了網(wǎng)上行政審批平臺[3]，這為電子檔案在行政審批檔案工作中的應用奠定了良好的條件，對于檔案工作信息化的實現(xiàn)有著重要的推動效果。在行政機關(guān)檔案工作的收集和整理上要積極運用現(xiàn)代技術(shù)，例如，通過與網(wǎng)上審批平臺進行聯(lián)合，使申請者提交的資料能夠自動上傳至單位檔案數(shù)據(jù)庫中，并根據(jù)審批工作的進行對資料進行定時、自動更新;在檔案資料的流轉(zhuǎn)上充分借助單位內(nèi)局域網(wǎng)建設(shè)，加強檔案傳遞效率;通過利用數(shù)字簽名等驗證保護機制保障檔案資料內(nèi)容的安全性等。

結(jié) 語

綜上所述，為了充分發(fā)揮檔案在新時期行政審批工作開展上的重要作用，針對當前相關(guān)檔案收集、整理工作中存在的一些問題。單位檔案部門要積極采取有效措施，通過轉(zhuǎn)變檔案工作理念，完善檔案工作方法，加快檔案信息化建設(shè)等途徑，使檔案的完整性、規(guī)范性得到良好保障，為后續(xù)檔案的管理及開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

參考文獻

[1] 周迎紅. 淺談行政審批工作中檔案的收集與整理[J]. 赤子， 2018（6）：287.

[2] 李照南.營口采取多種措施為集中審批行政許可做好檔案規(guī)范化指導[J].蘭臺世界，2017（S1）：6.

[3] 林偉宏.基于網(wǎng)上審批的行政審批電子文件整理歸檔和電子檔案移交接收模式研究[J].中國檔案，2018（03）：68-69.