面向社會，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)

摘 要：創(chuàng)建出檔案應(yīng)有的信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，要完善檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，其核心應(yīng)是制定電子文件信息安全規(guī)范。只有制定先進(jìn)的電子文件信息安全規(guī)范，才能充分發(fā)揮檔案信息化的的整體效益。要嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范建設(shè)，其核心應(yīng)是選擇優(yōu)化的檔案管理軟件，使其現(xiàn)有館藏檔案資源達(dá)到數(shù)字化要求。

關(guān)鍵詞：檔案 信息服務(wù)

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）10-0037-01

我們說，如今的檔案館已不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，或者說已不再是檔案信息的收集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。如今，檔案館應(yīng)是在為當(dāng)今社會各界提供出檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)之上，創(chuàng)建出檔案應(yīng)有的信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)。

一、創(chuàng)建出檔案應(yīng)有的信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，要完善檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，其核心應(yīng)是制定電子文件信息安全規(guī)范

只有制定先進(jìn)的電子文件信息安全規(guī)范，才能充分發(fā)揮檔案信息化的的整體效益。要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，其核心應(yīng)是發(fā)揮主觀能動性?！吨腥A人民共和國計算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》第13條明確規(guī)定：“計算機(jī)信息系統(tǒng)的使用單位應(yīng)當(dāng)建立安全管理制度，負(fù)責(zé)本單位計算機(jī)信息系統(tǒng)的安全保護(hù)工作?！倍娮游募男畔⑾到y(tǒng)保護(hù)，要求要具有合理的、科學(xué)的電子文件信息安全規(guī)范。信息安全依賴于管理者和利用者遵守規(guī)范而行，依賴于環(huán)境、計算機(jī)系統(tǒng)，以及載體的整體安全。由此，我們須應(yīng)了解電子文件信息安全規(guī)范的基本特點：

1.電子文件信息安全規(guī)范說到底是人的行為規(guī)范

電子文件信息安全主要表現(xiàn)為計算機(jī)系統(tǒng)及電子文件載體的安全等，但它們的安全歸根到底決定于人的行為。特別是內(nèi)部有關(guān)人員的行為規(guī)范。關(guān)于這一點，據(jù)有關(guān)統(tǒng)計數(shù)字表明，電子文件信息安全事件中的60—70%的起因出于機(jī)構(gòu)的內(nèi)部。可見，有關(guān)的技術(shù)人員、管理人員、利用人員等，遵照規(guī)范進(jìn)行操作，則是電子文件信息安全系統(tǒng)最重要的一環(huán)。

2.電子文件信息安全規(guī)范具有綜合性

電子文件信息安全規(guī)范，要針對當(dāng)前所威脅著各種電子文件信息安全規(guī)范的安全因素而制定，就是說，既要考慮人的因素，又要考慮物的因素、技術(shù)因素等，因而它具有著較強(qiáng)的綜合性。

二、創(chuàng)建出檔案應(yīng)有的信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，其核心應(yīng)是發(fā)揮主觀能動性

首先，檔案資料信息以“動態(tài)”形式來源于社會各界，又以“靜態(tài)”形式存于檔案部門。就是說，人們獲取和保存檔案資料信息的目的不是以完成由“動態(tài)”到“靜態(tài)”的轉(zhuǎn)變?yōu)榻K點，而是利用檔案資料信息為社會各界服務(wù)才是其根本出發(fā)點。由此，在這一過程中，檔案信息的獲取，主要是檔案資料信息管理部門，在遵循檔案資料信息自身規(guī)律的前提之下，發(fā)揮主觀能動性，按照科學(xué)的方法來完成的。把大量的檔案資料信息由存貯的“靜態(tài)”形式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實信息，投放到社會各界中去，，發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，這就是檔案館主觀能動性得以發(fā)揮的過程。

其次，以豐富的館藏作為物質(zhì)基礎(chǔ)去開發(fā)檔案資料信息，這一點，檔案工作者必須發(fā)揮主觀能動性，尊重客觀規(guī)律，增強(qiáng)科學(xué)的開發(fā)意識。因為一個地區(qū)的檔案館，是一個地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化和科技等方面信息的綜合基地，須在開發(fā)檔案資料信息過程中，使其發(fā)揮最佳經(jīng)濟(jì)效益。因此，我們必須從發(fā)揮主觀能動性上入手，用科學(xué)的方法去分析館藏內(nèi)容，研究館藏結(jié)構(gòu)，從中找出規(guī)律性的東西，使其信息開發(fā)工作建立在尊重科學(xué)的、客觀規(guī)律基礎(chǔ)之上。

三、創(chuàng)建出檔案應(yīng)有的信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，要嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范建設(shè)，其核心應(yīng)是選擇優(yōu)化的檔案管理軟件，使其現(xiàn)有館藏檔案資源達(dá)到數(shù)字化要求

怎樣選擇優(yōu)化的檔案管理軟件，使其現(xiàn)有館藏檔案資源達(dá)到數(shù)字化要求呢？

1.選擇性能穩(wěn)定、能夠兼容各類檔案和適用性強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)版本檔案管理軟件。全面考查是否具有良好的人性化界面，能否實現(xiàn)各種載體檔案電子信息的雙向傳輸，是否具備強(qiáng)大的檢索功能及完善的借閱管理和利用控制功能，以便很好地實現(xiàn)檔案管理的利用目的。

2.為檢索方便，著錄選項須有一箭雙雕之功效。諸如為了能夠用“責(zé)任者”欄目直接查詢到人名，將其負(fù)責(zé)人姓名和本人姓名錄入在責(zé)任者欄目。這樣，在檢索時，只需輸入姓名，立即便可檢索到所需有關(guān)人員的完整的檔案信息。

3.保證檔案信息錄入和信息采集的準(zhǔn)確性、全面性。無論是著錄檔案目錄，還是采集圖文并茂式的信息，目的是為了實現(xiàn)快捷準(zhǔn)確的檢索，所以，收錄的數(shù)據(jù)信息的正確或完整，直接影響到檢索效率。同時也應(yīng)該考慮到將來利用信息時的安全性，著錄時嚴(yán)格分清楚各種檔案信息的密級，把公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密、絕密五個等級的字樣體現(xiàn)在著錄內(nèi)容中。

4.進(jìn)一步加大檔案管理軟件推廣工作力度，提高檔案管理技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換和實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。

5.充分利用和發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。在網(wǎng)絡(luò)信息平臺上，建立檔案網(wǎng)站，有計劃地上載開放檔案目錄和現(xiàn)行的文件目錄，并積極創(chuàng)造條件，上載已公開的檔案全文信息，提供網(wǎng)上查詢和使用服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)和使之達(dá)到現(xiàn)有館藏檔案資源數(shù)字化目標(biāo)的作用。

6.為能夠有重點、有計劃地將現(xiàn)有館藏檔案信息數(shù)字化。

由上所述，完善檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，制定電子文件信息安全規(guī)范;加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，發(fā)揮主觀能動性;嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范建設(shè)，選擇優(yōu)化的檔案管理軟件，使其現(xiàn)有館藏檔案資源達(dá)到數(shù)字化要求，這些管理工作都是面向社會，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。它雖然給傳統(tǒng)的檔案管理工作換上了新的面孔，但是也是當(dāng)前新時代、新形勢下的檔案工作所帶來的新機(jī)遇和新的發(fā)展方向。就讓我們的每一位檔案工作者，在不斷地調(diào)整和補(bǔ)充自身知識結(jié)構(gòu)、自身知識范圍的同時，把自己的檔案工作做得好上加好，使自己的檔案管理工作業(yè)務(wù)水平不斷地加以提高，用以適應(yīng)面向社會，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

參考文獻(xiàn)

[1]劉美圻.吉林房地產(chǎn)[J].吉林房地產(chǎn)業(yè)協(xié)會，2009.1.

作者簡介：李敏（1968.9—）女，大專學(xué)歷，在四平市房屋交易和產(chǎn)權(quán)管理中心任職。