國有企業(yè)文秘人員如何更好地發(fā)揮參謀助手作用

摘要：隨著國有企業(yè)不斷發(fā)展壯大，文秘人員如何能夠更好的發(fā)揮參謀助手的作用，是國有企業(yè)需要關注的問題。在此過程中應該把握文秘人員的發(fā)展特點，分析其在國有企業(yè)中的地位和作用，探討出適合我國國有企業(yè)文秘人員的發(fā)展道路。這對于發(fā)揮國有企業(yè)在國民經濟中的作用，促進我國經濟的發(fā)展，是一件非常重要的任務。

關鍵詞：國有企業(yè);文秘人員;路徑

一、國企辦公室秘書工作的特點

國企辦公室秘書通常數量不多，一位秘書常常負責多位領導，工作橫跨辦文、辦會、辦事領域，呈現全局性、綜合性、復雜性、高頻性的特點。一方面要求秘書具備高站位寬視野、在狀態(tài)有激情、高標準嚴要求、快節(jié)奏重落實、敢創(chuàng)新有底線等素質，另一方面又常常面對年輕秘書人員理想、信念、情懷不夠高，使命感、責任感不夠強，能力、素質不過硬的現實困境，需要針對問題，綜合施策，做好工作。

二、國企辦公室秘書工作的問題

（一）客觀問題

1.步子跟不緊。一是跟不緊形勢發(fā)展，對大政方針和形勢變化不敏感，對很多政策的認知還停留在紙面上、最頂層，向下細分則云里霧里、看不明、說不清，用以指導工作、挖掘紅利則更加困難、難切實際。二是跟不緊領導要求，很多業(yè)務工作停留在OA系統(tǒng)上、電子郵件里，處理時有一種就事論事、按章辦事的僵硬感、機械感。沒有融入業(yè)務主動幫助領導思考問題、解決問題，在服務上少了如影隨形的密切、如臂使指的自如、如湯沃雪的洞見。

2.基礎不扎實。一是認知基礎不扎實，對規(guī)定、辦法、文件學習理解不夠系統(tǒng)全面、深刻透徹、知行合一，只是匆匆忙忙、走馬觀花、粗枝大葉，常常一提有印象，一說說不全，一用就重學。二是能力基礎不扎實，很多工作按部就班地開展，缺乏深度參與，缺少總結提煉、優(yōu)化完善，較少形成固化的模塊模板。

3.三類問題多。由于綜合業(yè)務的復雜性和高頻性，一些秘書不能很好地做到十指彈鋼琴，很多事情會忙中出錯，還會發(fā)生低層次問題、重復性問題、人為責任問題三類問題。

（二）主觀問題

1.淡忘初心的“盲”者思維。隨著時間的消磨，一些秘書逐漸喪失工作激情，變得像一個業(yè)務機器，來事就辦，但缺少理想、信念、情懷、使命感和責任感，缺少激情干勁，年與時馳，意與日去，在工作上隨波逐流，距離沖鋒在前做事業(yè)的要求漸行漸遠。

2.精神懈怠的“疲”者思維。新常態(tài)下，業(yè)務工作多了，但工作質量沒上去，有時還有所下滑。一方面是快節(jié)奏導致偶爾疲于應付，但更多的時候是秘書沒有主動適應新常態(tài)，缺少勇猛精進的精神狀態(tài)。每天逡巡于各種雜務中，面對工作貌合神離，存在想要趕緊干完了賬的想法，少了扎扎實實盡善盡美的執(zhí)著。工作雖然在做，但是不走心。形式上重落實、實質上輕落實。

3.閉門造車的“困”者思維。很多秘書久坐辦公室，會不自然地自囿于一方小天地，干事容易停留于文件字面，而不是主動到現場調研探索;容易自耕自種，而不是開放合作，容易導致視野變窄，工作片面的問題。

三、解決問題的對策

（一）主觀對策

1.從工作中找事業(yè)。沒有理想、信念、情懷、使命感的支撐，內在動力不足，秘書責任感再強，能力再大，也難以突破個人極限，需要找到企業(yè)經營發(fā)展需求與秘書事業(yè)目標的共同點，把企業(yè)工作轉變?yōu)閭€人事業(yè)，借用內生動力，讓自己做事情的時候用心一些，多做一些，做好一些。

2.從過程中找獲得。很多秘書重結果輕過程，工作中容易忽視很多東西，丟掉很多獲得感。尤其是管理服務工作，結果常常是隱性的，獲得感較低。秘書更應系統(tǒng)全面地看待手頭工作，強化對業(yè)務工作的元認知，形成自己與業(yè)務工作的正向激勵而不是鞭笞，形成獲得感的積累而不是消耗。從過程中找到獲得感，并以好的狀態(tài)進一步優(yōu)化、做好業(yè)務工作。

3.從責任中找存在。新常態(tài)下容易工作覆蓋個人，秘書找不到存在感，缺少做好事情的主體。喪失責任主體，工作質量也難以保障。建議秘書在工作中找準自身定位，明白自身責任。用責任壓住自己，不要飄起來、到處晃，而是扎好根、好好長，把手頭工作做好，與企業(yè)共同發(fā)展。

（二）客觀對策

1.系統(tǒng)策劃。一是做好業(yè)務策劃，留足余量，提前想，提前做，降低忙中出錯的概率，以時間前移換取質量空間。二是做好人力策劃，留足余量。秘書工作壓力大、成長快，需要隨時關注人員培養(yǎng)與補充，加大AB角訓練，確保有足夠能力做好領導交辦的工作，既輸出工作質量，也輸出業(yè)務熟手。

2.三化改善。一是高頻工作流程化，將頻率較高的辦文辦會等常規(guī)業(yè)務工作進一步提煉，簡化為不易出錯的模板，優(yōu)化為一做就會的流程，避免不必要的主觀創(chuàng)新，導致基礎工作參差不齊。二是復雜工作模塊化，全面梳理重大接待、會議、活動等多人協(xié)同配合的工作，形成相對固定的基礎模塊集合，細化模塊業(yè)務條目，讓參與人員尤其是生手可以按圖索驥，避開口口相傳導致的理解偏差和執(zhí)行偏差。三是長效工作智能化，借助辦公系統(tǒng)及辦公軟件，把一些需要長期堅持、定期開展的數據報送、基層檢查等工作納入系統(tǒng)提醒執(zhí)行、納入軟件簡化執(zhí)行，讓系統(tǒng)、軟件替代人開展基礎性、大業(yè)務量工作，減輕工作量及錯誤率。

3.日清日高。一是做到公文不過夜，二是做到任務不超時，三是每日總結改進。盡量做好提醒、總結、復查、自省等工作，推動秘書關注工作質量，減少質量問題。

四、結語

辦公室秘書工作繁蕪復雜，要求較高，尤其是當前的新時代提出新要求，新常態(tài)呼喚新狀態(tài)，國企辦公室秘書人員在面對新機遇的同時，還需要面臨新挑戰(zhàn)，必須綜合施策，提升秘書工作能力水平，不斷滿足新要求，煥發(fā)新狀態(tài)，助推企業(yè)向前發(fā)展。

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作者簡介：張一諾（1989—），女，漢族，陜西渭南人，碩士學歷，思想政治教育專業(yè)，主要從事辦公室文秘寫作及國企思想政治工作研究。

（作者單位：陜西煤炭交易中心有限公司）