對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考

石玉

摘? ?要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理慢慢也從原有的文本檔案庫(kù)管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)行了很大程度的革新，順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)建立了數(shù)據(jù)檔案信息管理體系。檔案信息一直都是信息資源的重要來(lái)源之一，信息化的檔案管理，不僅提高了信息的安全性，也對(duì)信息的檢索，整理，使用提供了很大的便利。本文通過(guò)對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和建設(shè)意義進(jìn)行深入分析，為日后的檔案信息建設(shè)提供可行方案和理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案建設(shè)? 信息化建設(shè)? 理論實(shí)踐

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）05（b）-0152-02

目前我國(guó)的檔案信息化仍處在起步階段，發(fā)展較慢，沒(méi)有形成一套成熟的管理體系，而目前的檔案信息化主要表現(xiàn)為數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，將檔案進(jìn)行系統(tǒng)的，高效的管理，從各個(gè)方面提高檔案管理者的工作效率，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變。

1? 檔案信息化建設(shè)的意義及內(nèi)容

隨著檔案信息化這一概念越發(fā)受人關(guān)注，在這一概念下的各種理論設(shè)想不斷涌現(xiàn)，目前仍沒(méi)有明確的定論哪一種最為準(zhǔn)確。大部分學(xué)者認(rèn)為檔案信息化實(shí)質(zhì)上是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)字化，現(xiàn)代化的現(xiàn)代數(shù)據(jù)信息技術(shù)進(jìn)行全面的檔案管理，同時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行有序的整合規(guī)劃。當(dāng)前計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)等手段成為了檔案信息化的主要工具，對(duì)于檔案信息化建設(shè)不可或缺，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）檔案信息數(shù)字化。

檔案信息數(shù)字化是檔案信息化的重要條件，檔案信息完成了數(shù)字化處理，才能夠使后期的整理，查找等管理更為便捷，才更能推動(dòng)檔案信息化的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案信息資料均為紙質(zhì)文本形式，少部分設(shè)計(jì)視頻和音頻信息，而檔案信息數(shù)字化則是將原本不便于管理的老式信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，同時(shí)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，不僅加強(qiáng)了信息的保存時(shí)限，更提高了安全性和便捷性，對(duì)于檔案信息化管理有很大的益處。

（2）檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人們的衣食住行都與互聯(lián)網(wǎng)有著或多或少的聯(lián)系，這成為了人們?nèi)粘Ｉ畹某B(tài)，在當(dāng)前時(shí)代背景下，只要存在網(wǎng)絡(luò)，我們便可以輕松地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互傳，沒(méi)有任何的阻隔，信息的流動(dòng)速度在現(xiàn)今達(dá)到了一個(gè)恐怖的速度。而檔案信息化便是借助這個(gè)全面互聯(lián)的互聯(lián)網(wǎng)，將全部的數(shù)據(jù)信息通過(guò)這一便捷的傳輸方式傳送到各個(gè)區(qū)域，形成一個(gè)信息全面，覆蓋面廣的管理系統(tǒng)，提高了資源的共享性，更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息化的價(jià)值。

（3）檔案信息一體化。

檔案信息一體化則是對(duì)信息的管理和使用提出了綜合要求，信息的管理必須與它的受眾群體同步完善，這也是檔案信息化管理的重要要求。

接下來(lái)我們具體的說(shuō)明三種要求的內(nèi)容。

1.1 數(shù)字化建設(shè)

檔案的數(shù)字化建設(shè)是信息化管理必須完成的必要條件，是不可或缺的基礎(chǔ)。數(shù)字化管理相比于傳統(tǒng)的管理模式，生成了便捷的目錄和數(shù)據(jù)庫(kù)模式，更易于資料的查找和整理，從而為以后的使用帶來(lái)了極大的便捷。

1.2 網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)在我們的生活中時(shí)刻體現(xiàn)著重要的作用，我們對(duì)這種信息的高速傳播習(xí)以為常，但如果能夠在檔案信息管理中配備這種傳輸速度，自然也會(huì)使檔案信息突破很多的局限，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高速傳輸，所以檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)很有必要，而且是檔案信息化的必然選擇，網(wǎng)絡(luò)對(duì)于信息檔案的共享性有著無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，這對(duì)于減少資源不合理使用，實(shí)現(xiàn)資源合理配置有很大作用。

1.3 一體化建設(shè)

結(jié)合以上具體情況分析發(fā)現(xiàn)，檔案信息占據(jù)著重要的地位，檔案信息建設(shè)具備重要的現(xiàn)象價(jià)值，一定程度上推動(dòng)了檔案管理的具體功效。

2? 檔案信息化建設(shè)存在的主要弊端

我國(guó)目前的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得了相應(yīng)的成績(jī)，但放眼世界的話(huà)，我們的檔案信息化水平仍然十分落后，在實(shí)際應(yīng)用中存在很多需要解決的問(wèn)題，因此，我們必須對(duì)檔案信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入的剖析，借以給出檔案信息化更進(jìn)一步的方案措施，不斷完善，推動(dòng)我國(guó)檔案信息化水平不斷提高。

2.1 網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的協(xié)調(diào)能力不足

我國(guó)目前的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化并沒(méi)有全面的實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理，我們更注重網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)谋憬菪院凸蚕硇?，但?duì)于網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，我們沒(méi)有一套明確的對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理體系，這正是因?yàn)樵诰W(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中我們的協(xié)調(diào)能力不足所導(dǎo)致的。目前我們的檔案信息分散在網(wǎng)絡(luò)各個(gè)部分和地區(qū)中，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，無(wú)法保障有效資源合理快速分享利用，這造成了大量的資源浪費(fèi)現(xiàn)象。

2.2 檔案信息化建設(shè)與相關(guān)輔助能力不足

在原有的紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，信息缺失，信息無(wú)法錄入等情況十分普遍，這使得通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)很難將所有信息全部進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理，導(dǎo)致檔案信息管理不完善，一定程度上阻礙了檔案信息管理的進(jìn)程發(fā)展，是檔案信息化建設(shè)一直無(wú)法更進(jìn)一步。

2.3 檔案信息數(shù)據(jù)真實(shí)性差

在原有的數(shù)據(jù)管理模式下，數(shù)據(jù)的收集整理主要靠人工收集，沒(méi)有明確的監(jiān)管，收集手段繁瑣，效率低下，使得很多錯(cuò)誤信息被保留下來(lái)，而在當(dāng)前的信息錄入過(guò)程中，很多地區(qū)只求將信息全面錄入，并不考證信息的完整性和準(zhǔn)確性，使得很多檔案在查閱時(shí)發(fā)現(xiàn)是虛假信息，或存在一定的誤差，或信息不完整，真實(shí)性沒(méi)有可靠的保障，影響工作效率。

3? 檔案信息化建設(shè)對(duì)策分析

3.1 提升檔案信息建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)程度

檔案信息化建設(shè)中，網(wǎng)絡(luò)一體化是其中的重要基礎(chǔ)，通過(guò)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化，可以很大程度的促進(jìn)資源的共享和互補(bǔ)，增強(qiáng)各地區(qū)的協(xié)調(diào)合作，加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

所以，各地區(qū)之間的相關(guān)單位應(yīng)根據(jù)本地區(qū)的實(shí)際情況，有策略有規(guī)劃的建設(shè)地區(qū)網(wǎng)絡(luò)體系，同時(shí)不斷地在此基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行完善，此外，必須加大各地區(qū)之間聯(lián)系，積極學(xué)習(xí)對(duì)方先進(jìn)技術(shù)，在此基礎(chǔ)之上形成一套完整的信息網(wǎng)絡(luò)模式，加快黨建信息建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。

3.2 加強(qiáng)科學(xué)規(guī)劃建設(shè)水平

以科學(xué)發(fā)展觀(guān)為重要基礎(chǔ)，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的步伐，地區(qū)間的不同差異致使信息化建設(shè)過(guò)程中，進(jìn)度不同，遇到的問(wèn)題和困難不同，這便需要進(jìn)行統(tǒng)籌的調(diào)配。對(duì)于一些建設(shè)存在問(wèn)題的地區(qū)給予一定的幫扶，結(jié)合具體情況做出相應(yīng)的有效的舉措，縮小地區(qū)之間的差異，從而帶動(dòng)整體檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)宏觀(guān)調(diào)控能力

我國(guó)的地區(qū)間存在很大的發(fā)展差異，無(wú)法用一種管理措施實(shí)現(xiàn)全面的治理，所以必須進(jìn)行因地制宜的發(fā)展計(jì)劃，落后地區(qū)給予足夠的資金扶持，使之可以完成信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，而發(fā)達(dá)地區(qū)主要明確發(fā)展目標(biāo)，保證建設(shè)的發(fā)展方向正確，只有因地制宜地提出科學(xué)有效的方案，才能真正推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的安全有序發(fā)展。

3.4 加強(qiáng)人才培養(yǎng)力度

人才培養(yǎng)是當(dāng)今推動(dòng)社會(huì)各大事業(yè)中最重要的組成部分。隨著信息化時(shí)代到來(lái)，對(duì)技術(shù)人員、管理人員上的需求就開(kāi)始直線(xiàn)上升了，對(duì)各大專(zhuān)業(yè)人士的需求力度日益劇增，所以只有加大對(duì)人才培養(yǎng)的力度，才能為檔案的整體發(fā)展上提高有效的人才保障，進(jìn)而促進(jìn)其健康持續(xù)發(fā)展。

4? 結(jié)語(yǔ)

我國(guó)幅員遼闊，地區(qū)眾多，各地區(qū)間差異性也很大，在各地區(qū)的發(fā)展進(jìn)程中出現(xiàn)和很大程度的不同。所以如想實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的有序統(tǒng)一，國(guó)家必須根據(jù)不同地區(qū)的實(shí)際情況，因地制宜的給出切合地區(qū)發(fā)展的幫扶計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，只有實(shí)際的解決問(wèn)題，真正的做出切合實(shí)際的發(fā)展路徑和規(guī)劃，才能真正的推動(dòng)檔案建設(shè)的全面信息化現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 曾明權(quán).對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考[J].信息記錄材料，2018，19（5）：171-173.

[2] 張仁芬.對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（1）：33.

[3] 薛萬(wàn)祥.對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考[J].黑龍江科技信息，2015（32）：192.

[4] 文科.關(guān)于我國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（12）：54.