論信息環(huán)境下紙質(zhì)檔案管理的創(chuàng)新探索

孫海剛

摘要：檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，其管理方式也在信息技術(shù)的推動(dòng)作用下發(fā)生了改變和革新。在信息環(huán)境下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)逐漸難以適用，而是需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案相互結(jié)合，積極認(rèn)識到不同管理方式的優(yōu)點(diǎn)，從而更好的管理紙質(zhì)檔案，使這項(xiàng)工作能適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。本文就信息環(huán)境下紙質(zhì)檔案管理的創(chuàng)新方法展開了一系列的探索。

關(guān)鍵詞：信息環(huán)境;紙質(zhì)檔案管理;創(chuàng)新方法

當(dāng)前，信息化和自動(dòng)化成為了各行各業(yè)的發(fā)展新趨勢，無紙化成為了檔案管理的新方向。越來越多的檔案存儲和管理方式得到應(yīng)用，都記載了社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程。盡管電子檔案的應(yīng)用得到普及，但是紙質(zhì)檔案是在特定時(shí)期的記錄載體，具有不可忽視的價(jià)值，電子檔案無法完全取代。在信息環(huán)境中，對紙質(zhì)檔案實(shí)施有效管理，融入更多創(chuàng)新理念具有重要的意義。

一、建立健全化的紙質(zhì)檔案管理制度

盡管隨著社會的發(fā)展檔案管理機(jī)制也不斷革新，但是制度化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化等原則仍然是檔案管理的核心。檔案管理制度能保障對其規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)得到落實(shí)，且應(yīng)該具有較強(qiáng)的前瞻性[1]。首先，應(yīng)該提升管理人員的信息化和現(xiàn)代化意識;其次，建立兼具前沿性和健全性的檔案管理制度。檔案的收集、留存以及管理應(yīng)該形成體系，并對每個(gè)環(huán)節(jié)作出針對性規(guī)定，向相關(guān)人員落實(shí)責(zé)任。這樣才能使檔案管理人員在工作中有明確的依據(jù)。

二、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

電子檔案的優(yōu)勢不容小覷，能使檔案信息的使用者隨時(shí)快速獲取，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理所無法實(shí)現(xiàn)的。當(dāng)前，紙質(zhì)檔案管理面臨著重大的挑戰(zhàn)，其管理質(zhì)量得不到提高[2]。這就使得提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)成為了一項(xiàng)重要工作。首先，應(yīng)該將檔案管理人員納入到單位建設(shè)當(dāng)中，為其提供專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，以對現(xiàn)代化檔案管理模式實(shí)施革新，為紙質(zhì)檔案管理提供相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施條件。其次，明確檔案管理工作的重心。安全和長久保存是紙質(zhì)檔案管理的一個(gè)重點(diǎn)，管理人員應(yīng)該運(yùn)用信息技術(shù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類和加工，使其能更好發(fā)揮檔案的利用率而服務(wù)為檔案的使用者提供服務(wù);最后，檔案管理是歷史的記錄也是知識管理的一種形式。管理人員應(yīng)該不斷接受信息化和專業(yè)化方面的培訓(xùn)，提高自身的工作技能以及業(yè)務(wù)能力。

三、促進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案協(xié)同管理

將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行“雙套制”管理具有非常重要的意義，不僅有利于提高檔案的檢索效率，還能將紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢體現(xiàn)出來。運(yùn)用信息技術(shù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理能避免由于長期留存和借閱而出現(xiàn)的褪色、字跡模糊、缺損等問題。信息技術(shù)能對檔案進(jìn)行修復(fù)，使其檢索更加便捷，還能使很多“孤本”能被更多人所使用[3]。在紙質(zhì)檔案的信息化管理水平得到提升的條件下，檔案管理的開放程度得到提高，使得檔案信息查詢不再受到時(shí)間和地點(diǎn)的限制，避免由于原檔案被多次傳閱而造成的損壞，使紙質(zhì)檔案能更好的被保存下來。另外，將紙質(zhì)檔案以掃描的方式轉(zhuǎn)化成電子檔案可以實(shí)現(xiàn)對副本異地保存。即使發(fā)生意外，也能保證檔案的完整性。將電子檔案與紙質(zhì)檔案協(xié)同管理已經(jīng)成為這項(xiàng)工作的發(fā)展趨勢。運(yùn)用信息技術(shù)可以將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容存儲到云空間，使其得到“變身”，促進(jìn)這項(xiàng)工作的信息化發(fā)展?！半p套制”管理方式是一種電子和紙質(zhì)檔案共存的形式，有利于使紙質(zhì)檔案更好的留存下來。

四、合理運(yùn)用紙質(zhì)檔案管理新技術(shù)

在信息化環(huán)境中，檔案管理人員應(yīng)該在落實(shí)管理規(guī)范的同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的條例，重視運(yùn)用新技術(shù)合理管理紙質(zhì)檔案。首先，相關(guān)人員應(yīng)該對紙質(zhì)檔案管理技術(shù)發(fā)展和創(chuàng)新給予高度關(guān)注，掌握其動(dòng)向，了解更多新理念和新技術(shù);其次，側(cè)重提高紙質(zhì)檔案管理質(zhì)量和使用壽命。當(dāng)前，可以將一些新技術(shù)實(shí)際應(yīng)用于紙質(zhì)檔案管理工作當(dāng)中：第一，OCR技術(shù)。利用云脈紙質(zhì)文檔在信息技術(shù)的支持裁剪、調(diào)亮紙質(zhì)檔案，以及進(jìn)行一些其他處理。這樣的方式能使紙質(zhì)檔案的內(nèi)容得到識別后，對其進(jìn)行編輯，糾正其中存在的一些錯(cuò)誤;第二，RFID技術(shù)。也就是無線射頻識別技術(shù)，以條碼技術(shù)為基礎(chǔ)的延伸技術(shù)。其構(gòu)成元素包括讀寫器、電子標(biāo)簽、互聯(lián)網(wǎng)。運(yùn)用這種技術(shù)可以更加便捷的查找檔案的目錄，提高紙質(zhì)檔案管理工作的精準(zhǔn)化程度;第三，納米技術(shù)。這項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用特點(diǎn)是能更加長久的保留紙質(zhì)檔案上的字跡，使檔案管理環(huán)境中的空氣質(zhì)量得到提高，能利用信息技術(shù)控制和調(diào)節(jié)檔案管理環(huán)境的溫度和濕度。

五、結(jié)論

綜上所述，信息化發(fā)展趨勢為紙質(zhì)檔案管理工作提出了更多新思路。在這樣的技術(shù)發(fā)展背景下，應(yīng)該建立健全化的紙質(zhì)檔案管理制度;提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì);促進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案協(xié)同管理;合理運(yùn)用紙質(zhì)檔案管理新技術(shù)。通過本文對信息環(huán)境下紙質(zhì)檔案管理的創(chuàng)新方法展開的一系列探索，希望能為促進(jìn)檔案管理工作得到發(fā)展提供一些參考。

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