論國(guó)有企業(yè)辦公室行政工作精細(xì)化管理

黎軍

摘要：當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，新興企業(yè)如雨后春筍般源源不斷地出現(xiàn)。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展給企業(yè)帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。在這種激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，國(guó)有企業(yè)要想突出重圍，獲得更好的發(fā)展，質(zhì)量過(guò)硬的產(chǎn)品當(dāng)然是必要條件，但是科學(xué)高效的辦公室行政管理也有著舉足輕重的作用。目前，眾多企業(yè)的管理模式趨于精細(xì)化，給企業(yè)管理注入新的活力。本文將對(duì)精細(xì)化管理的現(xiàn)狀和內(nèi)涵進(jìn)行闡述，分析行政精細(xì)化管理的內(nèi)容和要求，并提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);辦公室;行政工作;精細(xì)化管理

電力企業(yè)是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)，與人們的日常生活、工作和學(xué)習(xí)息息相關(guān)。隨著人們對(duì)電力產(chǎn)品和質(zhì)量的要求日益增高，電力企業(yè)將工作重心放在了如何為廣大用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)上面。但是隨著改革開放的步伐，我國(guó)各類企業(yè)都進(jìn)行了體制改革，電力企業(yè)也不例外，如果想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中搶占先機(jī)，獲取更大的發(fā)展空間，除了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)之外，還需要做好企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)管理工作，而其中最重要的就是辦公室行政管理工作。

一、精細(xì)化管理的基本內(nèi)涵

精細(xì)化管理是指以一定的科學(xué)理論為基礎(chǔ)，對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行分類和精細(xì)化處理，從而節(jié)約管理成本，提高管理效率的管理方式。通常，這種精細(xì)化一般體現(xiàn)在規(guī)章制度、操作流程和管理?xiàng)l例中，企業(yè)各部門按照任務(wù)分工更加精確運(yùn)行，提高工作效率。在國(guó)有化企業(yè)中實(shí)行精細(xì)化管理，優(yōu)化管理模式，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，有利于其改革創(chuàng)新，不斷進(jìn)步。

二、電力企業(yè)辦公室行政管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)行政管理缺乏重視

這幾乎是所有國(guó)有企業(yè)的通病，上至領(lǐng)導(dǎo)下至員工，都把目光放在產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)上，而對(duì)辦公室行政工作則很少關(guān)注。很多人認(rèn)為辦公室雖然事情多，但是都是一些沒(méi)有技術(shù)含量的工作，無(wú)非就是資料的撰寫、客戶的接待、日常事務(wù)的安排等繁瑣的小事，甚至淪為領(lǐng)導(dǎo)的“傳話筒”，對(duì)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展不會(huì)有什么突出的貢獻(xiàn)。

（二）人員少，任務(wù)重

由于電力企業(yè)改革，辦公室遵循精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、縮減人員的宗旨?jí)嚎s崗位設(shè)置。但是辦公室事務(wù)繁多，還有很多臨時(shí)性和突發(fā)性的工作，使得本來(lái)所剩不多的幾個(gè)人身兼數(shù)職，忙得不可開交，加班加點(diǎn)成了常態(tài)，人人疲憊不堪，壓力巨大。

（三）缺乏培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)

由于辦公室工作的特殊性質(zhì)以及領(lǐng)導(dǎo)的不重視，工作人員忙于各種瑣碎事務(wù)，根本沒(méi)有時(shí)間去參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，單位也很少給機(jī)會(huì)組織大家交流學(xué)習(xí)，這造成辦公室的工作方式和態(tài)度幾年如一日，大家總是按部就班原有的工作經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有改革和創(chuàng)新，導(dǎo)致工作效率一直停留在原來(lái)的水平。

（四）規(guī)章制度雜亂無(wú)序

辦公室雖然對(duì)各項(xiàng)事務(wù)做了很多的規(guī)定，但是規(guī)定內(nèi)容沒(méi)有針對(duì)性，也不夠詳細(xì)和具體，沒(méi)有形成一個(gè)完整的管理體系，使得辦公室人員在工作時(shí)不能很好的執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)定，管理松懈，消極怠工現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（五）行政管理人員素質(zhì)低下

由于管理者對(duì)行政管理工作的不重視，所以在選擇工作人員方面，自然就降低了要求，甚至成了領(lǐng)導(dǎo)層安插親朋好友的專屬部門，使得行政管理人員文化水平和業(yè)務(wù)水平都達(dá)不到企業(yè)發(fā)展的要求。而且，工作人員態(tài)度惡劣，很多時(shí)候顯得極不耐煩，對(duì)自己的工作怨言頗多。

三、行政管理精細(xì)化的思路

（一）管理科目的細(xì)化和量化

目前，國(guó)有電力企業(yè)在行政管理方面缺乏延續(xù)性和實(shí)效性，管理處于模糊化狀態(tài)，領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮主要作用，沒(méi)有把工作進(jìn)行量化和細(xì)化。這種狀況造成領(lǐng)導(dǎo)整天疲于工作，而下屬卻無(wú)事可做。所以，要實(shí)現(xiàn)行政工作的精細(xì)化，必定要改變管理模式，將管理科目進(jìn)行細(xì)化和量化，切實(shí)將行政管理的精細(xì)化落實(shí)到日常工作當(dāng)中。

（二）引入標(biāo)準(zhǔn)化和流程化理念

目前很多產(chǎn)品的生產(chǎn)實(shí)現(xiàn)了流水線作業(yè)，大大提高了生產(chǎn)效率。我們?cè)谛姓芾碇幸部梢越梃b這種方式，將管理流程流水線化。將每一項(xiàng)工作和任務(wù)詳細(xì)分解成若干部分，根據(jù)任務(wù)順序進(jìn)行排列，這就是我們所說(shuō)的流程化理念。而標(biāo)準(zhǔn)化理念，就是指在流程化管理的基礎(chǔ)上，整理日常工作任務(wù)，創(chuàng)造科學(xué)合理的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)“流水線”上的每一部分都制定出合格標(biāo)準(zhǔn)，在工作時(shí)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行。將標(biāo)準(zhǔn)化和流程化理念引入辦公室行政管理工作中，保障了精細(xì)化的順利實(shí)施。

（三）加深經(jīng)濟(jì)化意識(shí)和協(xié)同化意識(shí)

行政管理的精細(xì)化不是靠一兩個(gè)人就可以完成的，它需要所有成員、所有部門、所有環(huán)節(jié)相互配合、共同協(xié)作才能實(shí)現(xiàn)。所以，必須要將協(xié)同化意識(shí)深入到各部門和工作人員的日常工作當(dāng)中。同時(shí)，部門和部門，成員和成員之間，要具備一定的經(jīng)濟(jì)化意識(shí)，積極探索節(jié)約成本的方法。在資源緊缺的生產(chǎn)條件下，很多企業(yè)都提高了自身的成本意識(shí)，我們的辦公室行政工作也要建立這種意識(shí)，爭(zhēng)取用最低的成本換取最大的回報(bào)。

四、辦公室行政管理精細(xì)化的內(nèi)容與要求

（一）定崗定責(zé)，保證權(quán)責(zé)制衡

嚴(yán)格按照工作流程和工作職能，科學(xué)合理的安排工作崗位，同時(shí)明確崗位職責(zé)，強(qiáng)調(diào)工作節(jié)點(diǎn)的銜接。在工作流程中，每個(gè)人各司其職、各負(fù)其責(zé)，相互配合。此外，將工作標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化到各個(gè)工作崗位，作為工作規(guī)范，每個(gè)人按照工作規(guī)范進(jìn)行工作，保證權(quán)責(zé)一致。這樣在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)就能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)是哪個(gè)部分出現(xiàn)了差錯(cuò)，從而找到責(zé)任人，提高了工作人員的責(zé)任意識(shí)。

（二）流程優(yōu)化與運(yùn)作有序保障

針對(duì)國(guó)有電力企業(yè)辦公室行政管理工作繁多的狀況，我們要對(duì)工作流程進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，刪減一些不必要的環(huán)節(jié)，整合一些智能重復(fù)的環(huán)節(jié)，在整合的過(guò)程中保證流程的流暢性與合理性。優(yōu)化工作流程不僅提高了工作效率，還減輕了工作負(fù)擔(dān)，簡(jiǎn)化了工作程序，節(jié)約了工作成本，可以說(shuō)是一舉多得。

（三）考核評(píng)議與績(jī)效提高

考核要根據(jù)工作性質(zhì)而有所差異，使用量化指標(biāo)對(duì)一些程序性強(qiáng)、便于量化的工作進(jìn)行考核，使用定性指標(biāo)對(duì)非程序化、主觀性強(qiáng)的工作進(jìn)行考核。考核方法要科學(xué)合理，可以運(yùn)用信息技術(shù)制定工作評(píng)價(jià)指標(biāo)，同時(shí)加以人工考核輔助，保證考核的公正性和有效性?？己嗽u(píng)議的實(shí)施，將有效提高工作人員的工作積極性。

（四）完善制度，夯實(shí)基礎(chǔ)

完善辦公室行政管理制度，建立行政管理監(jiān)督機(jī)制，對(duì)原有制度和機(jī)制取其精華，去其糟粕，并給予有價(jià)值的補(bǔ)充，填充管理上存在的空白，形成科學(xué)有效的管理體系。同時(shí)進(jìn)一步健全重大事項(xiàng)的民主決策、聽證、咨詢機(jī)制，使其作為輔助力量發(fā)揮應(yīng)有的作用。

五、實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的有效策略

（一）加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)

管理負(fù)責(zé)人要善于根據(jù)員工的個(gè)人特點(diǎn)分配任務(wù)，將職權(quán)放開，把自己放在監(jiān)督管理的位置，培養(yǎng)員工的責(zé)任意識(shí)，同時(shí)在細(xì)節(jié)上加強(qiáng)管理。在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行文化建設(shè)，使所有人的思想達(dá)到高度一致，那就是一切為了企業(yè)的發(fā)展，愛(ài)崗敬業(yè)，不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步。

（二）推進(jìn)制度化

國(guó)有電力企業(yè)辦公室相較于其他部門人員較少，但是不能因?yàn)槿藛T少就放松管理，仍然需要制定詳細(xì)的制度來(lái)規(guī)范工作人員的工作態(tài)度和工作程序。嚴(yán)格考勤制度，簽到、簽退要有詳細(xì)記錄。對(duì)工作每一個(gè)流程都制定相應(yīng)規(guī)章制度，讓員工嚴(yán)格按照制度辦事，對(duì)違背制度的行為要做出相應(yīng)的懲罰措施。讓每一名工作人員在思想和行動(dòng)上都受到制度的約束和規(guī)范，從而使工作有條不紊，提高實(shí)效。

（三）全面提高員工的素質(zhì)

辦公室工作內(nèi)容涉及各個(gè)方面，需要用到不同的知識(shí)和技能，所以企業(yè)要給員工提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使員工不斷地學(xué)習(xí)，掌握與工作崗位相關(guān)的新知識(shí)和新技能，擴(kuò)大知識(shí)領(lǐng)域，并將各領(lǐng)域的知識(shí)融會(huì)貫通，內(nèi)化到自己的知識(shí)體系當(dāng)中，這樣才能在工作中，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，拓寬工作思路，創(chuàng)新工作模式，體現(xiàn)新時(shí)代管理工作的新氣象。

六、結(jié)束語(yǔ)

國(guó)有電力企業(yè)辦公室行政管理要想適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，就必須進(jìn)行精細(xì)化管理，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化和流程化的觀念，科學(xué)細(xì)化工作任務(wù)，簡(jiǎn)化工作內(nèi)容，解決流程繁瑣、責(zé)權(quán)不明等問(wèn)題，提高辦公室工作的整體效率，確保各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，為我們國(guó)有企業(yè)的蓬勃發(fā)展保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)：

[1]代華.國(guó)有企業(yè)辦公室行政工作精細(xì)化管理探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019 （15）：129.