論高校檔案管理中學(xué)生個(gè)人信息的法律保護(hù)

摘 要 高校檔案中存在大量的學(xué)生個(gè)人信息，高校在檔案管理中應(yīng)當(dāng)對(duì)存有的學(xué)生個(gè)人信息加強(qiáng)保護(hù)，本文分析了在高校檔案管理中，在學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)方面存在的問題，闡述了應(yīng)當(dāng)采取的法律保護(hù)措施。

關(guān)鍵詞 高校 檔案 學(xué)生 個(gè)人信息 法律保護(hù)

作者簡(jiǎn)介：趙承波，山東理工大學(xué)法律事務(wù)室，研究方向：行政法學(xué)。

中圖分類號(hào)：G647 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.10.082

高等學(xué)校是培養(yǎng)人才的基地，根據(jù)教育部統(tǒng)計(jì)信息，2018年，全國(guó)各種形式的高等教育在學(xué)人數(shù)總規(guī)模3833萬人。大學(xué)生在高校接受高等教育，其許多的個(gè)人信息被高校的檔案所記載，作為高等學(xué)校，對(duì)檔案中存在的學(xué)生個(gè)人信息有保護(hù)的職責(zé)和義務(wù)，在個(gè)人信息保護(hù)法律法規(guī)制度尚不健全的狀況下，高校更應(yīng)該在檔案整理、保管、利用等管理環(huán)節(jié)上，積極主動(dòng)的做好學(xué)生個(gè)人信息的保護(hù)工作，確保學(xué)生個(gè)人隱私權(quán)利不受侵犯。

一、高校檔案管理與學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)的關(guān)系

1.根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

2.高校學(xué)生個(gè)人信息是指學(xué)生個(gè)人的姓名、性別、住址、出生日期、身份證號(hào)碼、專業(yè)、畢業(yè)院校、學(xué)習(xí)成績(jī)、家庭與社會(huì)關(guān)系、照片等可以識(shí)別的特定的個(gè)人私有信息。

3.在高校檔案中，許多諸如學(xué)生類、教學(xué)類等檔案中直接反映了學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)、活動(dòng)的整個(gè)過程的信息，存在著大量的學(xué)生個(gè)人信息，高校在檔案管理中，首先保障學(xué)生作為學(xué)生檔案的主體，對(duì)高校檔案中存在記錄的個(gè)人信息享有知情權(quán)、利用權(quán)的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案中存在的學(xué)生個(gè)人信息的保護(hù)，避免泄露檔案中學(xué)生個(gè)人信息，使學(xué)生的合法權(quán)益受到侵犯。

二、高校檔案管理工作中的學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)

高校檔案管理中涉及學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)具體體現(xiàn)在檔案的收集移交、整理保管、公布利用等方面。

（一）高校檔案收集移交中的學(xué)生個(gè)人信息的保護(hù)

1.依法收集。在高校檔案收集過程中，對(duì)學(xué)生檔案的收集要依法收集，收集的學(xué)生檔案材料不能擴(kuò)大化，不屬于高校應(yīng)當(dāng)收集的學(xué)生檔案信息，高校相關(guān)部門就不應(yīng)當(dāng)收集，否則，就侵犯了學(xué)生個(gè)人隱私權(quán)。

2.完整收集。高校有的檔案管理人員對(duì)學(xué)生檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，在高校檔案收集歸檔過程中，應(yīng)該按照高校的檔案材料的收集要求，將學(xué)生原始檔案材料進(jìn)行歸檔，以免造成學(xué)生檔案材料的缺失，不能保證學(xué)生檔案的完整性、真實(shí)性，不利于學(xué)生個(gè)人信息的保護(hù)。

3.按時(shí)移送。在高校學(xué)生檔案管理中，檔案管理部門并不具體負(fù)責(zé)學(xué)生個(gè)人檔案的收集，具體負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集部門是學(xué)生管理部門、教學(xué)、招生等單位，在學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞與交接上，學(xué)校的學(xué)生檔案的收集部門與檔案管理部門，要及時(shí)完整交接，交接不當(dāng)容易造成學(xué)生檔案中個(gè)人信息的泄露，學(xué)生的隱私權(quán)就無法保證。

（二）高校檔案保管過程中學(xué)生個(gè)人信息的保護(hù)

1.妥善保管學(xué)生檔案原始材料。高校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采取先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，維護(hù)高校學(xué)生原始的檔案材料，防止高校學(xué)生檔案的破損、散失，保持完整原始的學(xué)生檔案?jìng)€(gè)人信息，使學(xué)生個(gè)人合法的權(quán)益得到保護(hù)。

2.加強(qiáng)高校檔案信息化系統(tǒng)的保護(hù)。計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為高校檔案信息化提供良好的手段和工具，但是，高校學(xué)生檔案管理進(jìn)行信息化方便管理的同時(shí)，也存在學(xué)生檔案在保管過程中，因計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息共享或受到攻擊，造成學(xué)生個(gè)人信息的泄露，因此應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的保護(hù)。

（三）高校檔案公布與利用中的學(xué)生個(gè)人信息的保護(hù)

1.在對(duì)高校涉及學(xué)生檔案的公布過程中，要按照法律法規(guī)的規(guī)定，并取得高等學(xué)校的授權(quán)，才能對(duì)外公布，并且按照規(guī)定涉及學(xué)生個(gè)人隱私的不得對(duì)外公布。

2.在查閱、摘錄、復(fù)制高校學(xué)生檔案中，要注意高校學(xué)生檔案本身具有的特殊性及保密性，一方面注意未經(jīng)檔案信息主體同意復(fù)制、利用檔案時(shí)，應(yīng)該按照規(guī)定對(duì)其中涉及的學(xué)生個(gè)人信息加強(qiáng)保護(hù);另一方面注意在利用已開放檔案的過程中，加強(qiáng)對(duì)檔案的使用范圍和主體的限制，不允許任何人擅自披露、散播學(xué)生的檔案?jìng)€(gè)人信息，侵犯學(xué)生的隱私權(quán)。

三、高校檔案管理中學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)存在的問題

（一）對(duì)學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)意識(shí)淡薄

一方面學(xué)生對(duì)個(gè)人信息保護(hù)的基本意識(shí)不夠，在個(gè)人檔案信息收集，保管、利用等過程中，不注意自我保護(hù)，致使自己的個(gè)人信息被泄露。

另一方面高校檔案管理機(jī)構(gòu)的許多工作人員，對(duì)在檔案管理中對(duì)學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)的認(rèn)識(shí)比較淡薄，一是不嚴(yán)格管理，不能使高校的學(xué)生檔案資料及時(shí)移交歸檔;二是在高校學(xué)生檔案收藏保管過程中責(zé)任心不強(qiáng)，致使檔案中涉及的學(xué)生個(gè)人信息泄漏。

（二）學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)管理制度缺失

許多高校在檔案管理中，制定的檔案管理制度沒有體現(xiàn)對(duì)學(xué)生個(gè)人信息的保護(hù)。

一是許多高校在檔案管理中，對(duì)學(xué)生檔案信息的收集、處理和利用等環(huán)節(jié)缺乏對(duì)學(xué)生個(gè)人信息進(jìn)行保護(hù)的管理制度。

二是高校在檔案管理中，對(duì)教師與學(xué)生的個(gè)人信息的管理保護(hù)存在制度上的不同，對(duì)教職員工的人事檔案的管理更為嚴(yán)格，學(xué)生檔案的管理卻較為松散。由于高校檔案管理中對(duì)個(gè)人信息管理制度的偏差，導(dǎo)致高校檔案管理中學(xué)生個(gè)人信息的侵權(quán)行為不能得到有效控制。

（三）學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)立法保護(hù)不足

首先，在我國(guó)對(duì)公民整體的個(gè)人信息的立法保護(hù)不夠。至今我國(guó)還未出臺(tái)一部完整的保護(hù)公民個(gè)人信息的法律，對(duì)學(xué)生信息保護(hù)的法律更無從談起，所以，一方面許多高校檔案中儲(chǔ)存的學(xué)生個(gè)人信息被大量的傳播和泄露，使學(xué)生的工作、學(xué)習(xí)、生活受到了嚴(yán)重影響;而另一方面我國(guó)還未制定保護(hù)個(gè)人信息的法律，對(duì)高校學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)方面的制度也未建立，在加強(qiáng)高校學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)方面缺乏法律依據(jù)。

其次，法律法規(guī)的監(jiān)督不到位。對(duì)于高校檔案的管理，法律法規(guī)層面上，對(duì)違反檔案管理法律法規(guī)，發(fā)生學(xué)生檔案信息泄密等行為，處理懲罰的程序操作性不強(qiáng)，加之高校相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)處罰措施執(zhí)行落實(shí)不到位，致使在檔案管理過程中，學(xué)生檔案信息泄露。

四、高校檔案管理中學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)應(yīng)采取的措施

（一）要加強(qiáng)對(duì)高校檔案中學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)的意識(shí)

1.提高學(xué)生對(duì)自身信息保護(hù)的認(rèn)識(shí)。對(duì)學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)的教育與宣傳要加強(qiáng)，不僅要讓學(xué)生清楚所享有的檔案信息的權(quán)利，妥善的管理與保護(hù)好個(gè)人的信息，而且要讓學(xué)生了解在個(gè)人信息受到侵犯時(shí)，要懂得通過司法途徑來維護(hù)自身的合法權(quán)利。

2.加強(qiáng)高校檔案管理人員對(duì)學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)重要性的認(rèn)識(shí)，在檔案管理工作中，檔案管理人員應(yīng)強(qiáng)化意識(shí)，采取措施，加強(qiáng)學(xué)生檔案收集、整理、保存、應(yīng)用等環(huán)節(jié)的學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)，避免對(duì)學(xué)生個(gè)人信息權(quán)利維護(hù)不善等導(dǎo)致學(xué)生個(gè)人信息侵權(quán)行為的發(fā)生。

（二）高校建立學(xué)生檔案信息保護(hù)的管理制度

高校在學(xué)生檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)建立全面的學(xué)生檔案信息保護(hù)的管理制度，學(xué)生檔案信息的管理，不僅是對(duì)學(xué)生個(gè)人檔案信息的保護(hù)，也是對(duì)學(xué)生隱私權(quán)利的保護(hù)，因此，應(yīng)當(dāng)在高校學(xué)生檔案管理中， 制定學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)的制度規(guī)范，包括收集歸檔制度、管理審核制度、利用許可制度、監(jiān)督管理制度等，全面的保護(hù)學(xué)生個(gè)人信息不受侵犯。

（三）完善高校學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)的法律規(guī)范

1.從國(guó)家層面上確立個(gè)人信息保護(hù)的專門立法。在當(dāng)今現(xiàn)代社會(huì)，信息傳播發(fā)達(dá)迅速，時(shí)常發(fā)生個(gè)人信息泄露，侵犯公民個(gè)人的隱私權(quán)利，我國(guó)應(yīng)該制定一部專門的涉及公民個(gè)人的信息保護(hù)法，全面的規(guī)定個(gè)人信息保護(hù)的內(nèi)容，個(gè)人作為權(quán)利主體的權(quán)利和義務(wù)，以及相應(yīng)的法律責(zé)任，以此作為高校檔案學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)的基準(zhǔn)法律。

2.要在檔案法律法規(guī)中完善關(guān)于公民個(gè)人信息保護(hù)范圍及責(zé)任。我國(guó)關(guān)于檔案法律法規(guī)中沒有具體的涉及公民個(gè)人信息保護(hù)方面的規(guī)定，所以有必要對(duì)檔案法律法規(guī)進(jìn)行修改，增加個(gè)人信息保護(hù)的內(nèi)容及保護(hù)的范圍，以及涉及公民信息及隱私的檔案利用條件。

3.針對(duì)高校的特點(diǎn)，制定學(xué)生檔案信息保護(hù)的部門規(guī)章。國(guó)家層面上制定個(gè)人信息保護(hù)法律，是所有公民和行業(yè)都適用的法律，但是其不能涵蓋高校學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)的特點(diǎn)，因此高校教育主管部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校學(xué)生的特點(diǎn)，制定適合于高校學(xué)生個(gè)人信息保護(hù)的辦法，其中應(yīng)包括高校學(xué)生檔案管理中對(duì)學(xué)生個(gè)人信息的保護(hù)。

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