新時(shí)代聲像檔案管理策略分析

王玉錦

摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，照相、錄音、錄像已成為人們記錄社會(huì)活動(dòng)的一種普遍手段，大部分單位都比較重視，做到了及時(shí)收集、整理、歸檔，并切實(shí)加強(qiáng)了保護(hù)措施。保護(hù)聲像檔案的完整，有效的開發(fā)利用聲像檔案的信息資源，以成為當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)緊迫而重要的任務(wù)。本文對(duì)新時(shí)代聲像檔案管理策略進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；聲像檔案管理；策略

聲像檔案是指國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個(gè)機(jī)關(guān)或單位檔案的重要組成部分。隨著社會(huì)的發(fā)展和辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)、企業(yè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，現(xiàn)就目前聲像檔案的管理現(xiàn)狀及對(duì)策談?wù)剛€(gè)人的粗淺之見。

1聲像檔案管理存在的問題

1.1聲像檔案管理制度不健全

科技的進(jìn)步使各單位的聲像設(shè)備都有了很大的改善，但普遍存在著聲像設(shè)備管理混亂現(xiàn)象。一是沒有制定聲像設(shè)備管理制度或無相應(yīng)的使用要求，從而出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，導(dǎo)致一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄或攝錄質(zhì)量不高，給聲像檔案的后續(xù)管理設(shè)置了重重障礙；二是雖然有制度，但各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中制度化落實(shí)不力，缺乏有效的保障機(jī)制和責(zé)任追究制度，使得各管理階段無法像文字圖表檔案管理那樣按部就班地“流水作業(yè)”，管理上缺乏有機(jī)聯(lián)系；三是制度的訂立“照貓畫虎”，缺乏調(diào)查研究，沒有體現(xiàn)出社會(huì)活動(dòng)的特點(diǎn)和聲像文件運(yùn)動(dòng)的種種規(guī)律；四是聲像資料初次形成后，流轉(zhuǎn)中聲像資料的格式載體可能發(fā)生變化，數(shù)碼格式的聲像文件，其存儲(chǔ)轉(zhuǎn)換更靈活易變等。

1.2聲像檔案保管環(huán)境條件差

由于聲像檔案大都以感光材料、化學(xué)磁性材料為載體制成，很容易受光、熱、潮等外部因素的影響而發(fā)生劣變，失去保存價(jià)值和利用價(jià)值。因此，聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，需要具備防磁、防光和恒濕、恒溫等條件的保管專柜。但是從目前情況來看，很多立檔單位未能嚴(yán)格按照要求配備專業(yè)的聲像檔案專柜，而造成一些照片變黃退色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損、圖像模糊不清、效果差等問題，不利于聲像檔案的長久保存和利用。

1.3檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔

聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶準(zhǔn)確。本來是很珍貴的照片，由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。有些拍攝工作人員缺乏全局觀念，檔案意識(shí)不強(qiáng)，僅考慮個(gè)人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個(gè)人或處室內(nèi)部保存，不移交統(tǒng)一管理保存，特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。

2加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議

2.1取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)聲像檔案工作的重視

隨著科技的飛速發(fā)展，聲像檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用越來越大，它記錄了企業(yè)發(fā)展的軌跡，更是企業(yè)發(fā)展過程中保留下來的寶貴財(cái)富，因此，各級(jí)主管部門要高度重視聲像檔案工作，要抱著對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，站在全局利益看待這一問題，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)聲像檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，并將這一工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、列入年度工作計(jì)劃，從機(jī)構(gòu)設(shè)置、人才隊(duì)伍、經(jīng)費(fèi)投入等方面加大支持力度，為聲像檔案工作創(chuàng)造良好的物質(zhì)基礎(chǔ)條件，領(lǐng)導(dǎo)重視是聲像檔案工作順利開展的關(guān)鍵所在。

2.2加強(qiáng)宣傳教育

提高聲像檔案意識(shí)。聲像檔案意識(shí)淡薄是造成“收集難”的重要原因。由于多年在工作中形成的慣例，許多單位只注重文書檔案的收集，宣傳重點(diǎn)放在了文書檔案上，致使人們對(duì)聲檔案重要的歷史價(jià)值及其在檔案工作中的地位、作用認(rèn)識(shí)不夠。因此，檔案管理人員在工作中要利用多種形式，強(qiáng)化聲像檔案重要性的宣傳，提高人們對(duì)聲像檔案的認(rèn)識(shí)，自覺關(guān)心、支持、參與檔案部門對(duì)聲像檔案的收集工作。

2.3改善檔案保管環(huán)境

上面談到將聲像檔案數(shù)字化存儲(chǔ)管理，但是如果檔案部門不具備計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，則必須改善檔案的保管環(huán)境。我們首先要對(duì)聲像檔案獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放。其次要建立符合聲像保管條件的裝具和符合聲像檔案保護(hù)條件的庫房，嚴(yán)格控制庫房的溫度和濕度，保持適宜的溫度（即14℃～24℃）和相對(duì)濕度（即45%～60%）；磁盤檔案必須避開30奧斯特以上的磁場(chǎng)。以此保持庫房恒溫、恒濕、防磁、防潮、防塵、防磁、防光、防火、防蛀，以免發(fā)生霉變及磁性消失。對(duì)正常保存的磁性載體檔案，可每5年復(fù)制一次并檢查有無問題，對(duì)錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。對(duì)使用頻率高或已經(jīng)污損的聲像檔案要及時(shí)復(fù)制、修補(bǔ)，以免造成圖像損失。最后接觸保管檔案時(shí)管理人員要戴清潔的手套，以防汗?jié)n污染底片。

2.4建立嚴(yán)格的管理制度，狠抓制度落實(shí)

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。同時(shí)，各檔案部門也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

結(jié)束語：

總之，聲像檔案的建設(shè)，是時(shí)代發(fā)展賦予檔案管理工作的新課題，科學(xué)、完善的聲像檔案管理，將對(duì)現(xiàn)代社會(huì)物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)起到積極的促進(jìn)作用。因此，檔案管理部門和檔案工作者要增強(qiáng)責(zé)任感、使命感，采取有效的應(yīng)對(duì)措施，加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的管理，為國家為企業(yè)留下寶貴的文化財(cái)富。開發(fā)聲像檔案信息資源，擴(kuò)大信息時(shí)代的檔案資源的合理利用，努力拓展檔案事業(yè)全面協(xié)調(diào)的可持續(xù)發(fā)展、為社會(huì)發(fā)展服務(wù)，是歷史賦予檔案工作者的神圣使命和職責(zé)。

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