廣播電視臺文書檔案管理中的問題及對策研究

潘英

摘要：廣播電視臺的檔案管理是電視臺客觀發(fā)展歷程的重要見證載體，在電視臺后續(xù)的發(fā)展過程中提供重要的經(jīng)驗支持。隨著廣播電視臺的轉(zhuǎn)型升級，文書檔案管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)，本文圍繞廣播電視臺文書檔案管理中的問題進(jìn)行了論述，并提出了科學(xué)的建議和策略，供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：廣播電視臺;文書檔案;檔案管理

一、引言

近年來，隨著廣播電視臺檔案數(shù)量的日益增多，文書檔案管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理人員要加快適應(yīng)檔案信息化管理模式，提高檔案管理效率。另一方面應(yīng)結(jié)合新時期檔案管理工作的新要求不斷完善管理規(guī)程和管理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理的質(zhì)量。針對廣播電視臺文書檔案管理的問題進(jìn)行分析并采取有效策略是十分必要的。

二、廣播電視臺文書檔案管理的基本內(nèi)容

當(dāng)前，廣播電視臺文書檔案管理的內(nèi)容主要包括三大方面。一方面是文書檔案的收集、整理、歸檔。根據(jù)廣播電視臺日常運營過程中產(chǎn)生的各種文件、資料進(jìn)行完整的收集、并根據(jù)文書檔案的歸檔要求進(jìn)行整理和歸檔。第二方面是文書檔案的開發(fā)、研究和利用。文書檔案不僅僅是廣播電視臺歷史演變的客觀見證，而且還是支持廣播電視臺后續(xù)發(fā)展經(jīng)營的重要經(jīng)驗和客觀資料。通過定期對廣播電視臺的文書檔案進(jìn)行整理、分析和研究，為技術(shù)研究人員進(jìn)行課題研究提供參考資料，為廣播電視臺制定決策或方案提供有價值的資料來源。第三方面是文書檔案的保管、鑒定和銷毀。文書檔案的保存管理需要結(jié)合廣播電視臺的實際情況，根據(jù)電視臺的檔案管理制度條例，保證文書檔案存儲的安全、整潔和有序。對檔案資料進(jìn)行鑒別，并依照檔案管理制度進(jìn)行定期銷毀。

三、廣播電視臺文書檔案管理中存在的主要問題

在廣播電視臺文書檔案管理工作中主要有以下幾點問題，需要工作人員正視。

首先，文書檔案的管理硬件設(shè)施條件急需完善升級。文書檔案有別于電子信息檔案，因此對于檔案管理和保存的硬件要求更多。比如，從文書檔案自身材料來考慮，由于紙質(zhì)檔案中的紙張材料、筆墨材料會隨著環(huán)境和時間的變化而造成紙張顏色變黃、字跡模糊、油墨變質(zhì)等問題，對于文書檔案的保管產(chǎn)生不利影響。再加上文書檔案容易受到光照、通風(fēng)、溫度、濕度、微生物病菌等因素的破壞，加速紙質(zhì)檔案壽命的縮減。要實現(xiàn)文書檔案管理工作的更高目標(biāo)，必須加快完善按檔案管理的硬件設(shè)施和條件。

其次，文書檔案管理工作不夠精細(xì)化。隨著廣播電視臺檔案類型的日益增多，原有的檔案管理模式和管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)新時期廣播電視臺文書檔案管理工作的實際需求，必須采取更加精細(xì)化的管理方式，提高文書檔案管理的質(zhì)量。

第三，檔案管理工作人員的素質(zhì)和技能水平有待提升。在文書檔案管理工作中，因人為因素而導(dǎo)致的檔案損壞或丟失現(xiàn)象仍有存在。從側(cè)面反映出，檔案管理工作人員還需要在責(zé)任心、業(yè)務(wù)知識和技能等方面進(jìn)一步加強，以更好地完成廣播電視臺文書檔案管理的工作任務(wù)和工作目標(biāo)。

四、廣播電視臺文書檔案管理的優(yōu)化對策

首先，完善和升級文書檔案管理的硬件設(shè)施。文書檔案管理工作必須依靠良好必要的基礎(chǔ)硬件設(shè)施。一方面，加快建立專業(yè)的文書檔案庫房，對檔案房間的位置和環(huán)境布局進(jìn)行合理設(shè)計，確保室內(nèi)環(huán)境通風(fēng)良好、光線適中、灰塵潔凈度好、溫濕度可調(diào)節(jié)。尤其注意檔案保存房間內(nèi)的防水防潮，為文書檔案保管創(chuàng)建有利的基礎(chǔ)條件。另一方面，對文書檔案庫房進(jìn)行室內(nèi)布局的科學(xué)設(shè)計。除了滿足基礎(chǔ)的環(huán)境調(diào)節(jié)設(shè)備之外，對檔案柜或檔案架應(yīng)采取間隔互通的布局方式，禁止檔案柜或檔案架貼墻壁擺放，方便對文書檔案采取360°的檢查盤點。對一些特殊的文書檔案，應(yīng)配備專用的檔案存放裝置，滿足不同類別文書檔案的存放要求。

其次，嚴(yán)格控制文書檔案保管條件。對于文書檔案來說，應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)檔案保管的類別進(jìn)行環(huán)境條件的設(shè)置。對檔案庫房的溫度、濕度進(jìn)行嚴(yán)格控制。在降水量較多的時節(jié)，應(yīng)采取必要的除濕方法。根據(jù)不同的檔案材料類型進(jìn)行不同的分區(qū)放置，將容易受到光照影響的檔案進(jìn)行避光保存。同時在窗戶位置采取遮光或防光處理，避免文書檔案受到紫外強光照射，延長檔案壽命。對可能造成文書檔案腐蝕或損壞的酸性、堿性氣體進(jìn)行隔離，在空氣流通入口處設(shè)置氣體過濾裝置，保持室內(nèi)氣體新鮮清潔。此外，可在檔案保存房間墻壁上涂刷油漆，避免文書檔案受到微生物污染。

第三，對文書檔案采取精細(xì)化的管理方式。由于不同的檔案有不同的保存適宜條件，因而采取一刀切的管理方式僅能滿足部分檔案的保存需求。為了實現(xiàn)更加全面的管理目標(biāo)，采取精細(xì)化的管理方式成為一條有效的途徑。比如，根據(jù)紙質(zhì)檔案的制作工藝以及書寫材料進(jìn)行區(qū)分，根據(jù)不同的類別來分別管理。對手工紙張檔案、機制紙張檔案進(jìn)行分區(qū)存放，對圖紙、字畫等字跡為主的檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一存放。對紙質(zhì)檔案材料的耐酸性和耐堿性進(jìn)行區(qū)分，對檔案的聚合度、韌性進(jìn)行了解，分別進(jìn)行分類并采取相應(yīng)的保管方法。另外，工作人員應(yīng)在不同檔案區(qū)域和存放柜上標(biāo)注保存信息，便于工作人員盤點和查閱，減少對檔案的不必要操作。

第四，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理工作人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)行業(yè)的新標(biāo)準(zhǔn)新規(guī)范，嚴(yán)格落實好廣播電視臺檔案管理工作和管理制度的各項內(nèi)容。在進(jìn)行日常檔案管理工作中，注意保持環(huán)境的清潔、注意做好滅菌處理，不斷提高知識水平和業(yè)務(wù)技能，降低人為失誤率。

五、結(jié)語

綜上所述，新時期內(nèi)，廣播電視臺的文書檔案管理工作必須結(jié)合檔案管理的實際現(xiàn)狀，抓住主要問題進(jìn)行逐個擊破，通過采取科學(xué)有效的措施，不斷提高文書檔案管理的工作水平，更好地適應(yīng)廣播電視臺發(fā)展的需求。

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