當下自然資源檔案管理中的難點及應對策略

周萍萍

摘 要：自然資源檔案是了解一個城市的土地資源、礦產(chǎn)資源、水資源、森林資源等自然資源形成、發(fā)展的重要參考依據(jù)，同時，也為城鄉(xiāng)治理工作提供了重要的數(shù)據(jù)支撐。但是，根據(jù)城市發(fā)展規(guī)模與自然資源儲備量的不同，自然資源檔案的管理難度也存在較大差異，因此，為了提高自然資源檔案利用率，豐富自然資源檔案內(nèi)容，本文將著眼于檔案管理中的難點以及有效應對策略展開論述。

關鍵詞：自然資源;檔案管理;難點;應對策略

自然資源是自然界賦予人類的寶貴財產(chǎn)，隨著社會的進步與時代的發(fā)展，各地區(qū)的自然資源利用率也逐年提升，這就給自然資源檔案管理增加了工作量，尤其在實行檔案管理信息化以后，電子檔案數(shù)量激增，這就使得一些原始的文字檔案、圖片檔案、影像檔案、實物檔案存儲介質(zhì)發(fā)生了重大改變，如何采用現(xiàn)代化管理模式克服檔案管理難點，推進自然資源檔案智能化、規(guī)范化、標準化管理進程已成為檔案管理人員所要面臨和解決的首要問題。

一、自然資源檔案管理難點分析

（一）資源類型多樣，標準體系欠缺

自然資源是一個宏觀概念，涉及到的資源類型多種多樣，而牽涉的部門則分散在國土部門、城市規(guī)劃部門、地質(zhì)勘測部門、海洋資源管理部門、林業(yè)部門、水利部門等，從這一層面看，自然資源檔案涵蓋的內(nèi)容數(shù)不勝數(shù)，而檔案管理人員在實際工作當中，往往結(jié)合本行業(yè)特點，進行建檔、歸檔等具體工作，所遵循的檔案管理制度完全由機構(gòu)內(nèi)部制訂，不但缺少權(quán)威性，而且對檔案管理標準化體系的建立也產(chǎn)生諸多不利影響。因此，目前亟需解決的問題是建立一套科學統(tǒng)一的檔案管理標準，在標準當中明確表格式樣，明確圖紙坐標系統(tǒng)，明確存儲格式，使檔案管理人員在開展各項工作時能夠有章可循，有規(guī)可守[1]。

（二）關聯(lián)信息多，時間跨度長

由于自然資源檔案牽涉的部門多，這就導致檔案信息的審核流程鏈較長，往往每一個部門的審核時長都將達到3個自然工作日以上，而在這一過程當中，檔案管理人員需要往返于各個部門之間，不僅嚴重影響了工作效率，同時，也為其它工作的順利展開設置一道障礙。

（三）缺少縱向溝通，崗位職責模糊

檔案管理工作不僅僅是檔案管理員的一人之責，而是需要其它相關部門的積極配合，才能保證檔案資料的完整性，但是，由于各部門的工作性質(zhì)有所不同，在收集檔案資料過程中，常常持有“睜一只眼，閉一只眼”的態(tài)度，甚至忽略了一些重要的檔案資料，導致在檔案查詢時，由于資料缺失而影響了工作進度或者給單位造成經(jīng)濟損失。另外，檔案管理人員在整理匯總檔案資料時，對模棱兩可的信息常常一帶而過，與信息直管部門的相關人員缺少溝通交流，導致在檔案內(nèi)容與實際情況嚴重不符，這就對后續(xù)工作產(chǎn)生不利影響。產(chǎn)生這種情況的主要原因是由于檔案管理人員對自身的崗位職責權(quán)限模糊不清，以至于工作作風懶散，態(tài)度不積極，責任意識淡薄。

（四）數(shù)據(jù)信息海量，技術(shù)應用滯后

隨著計算機、大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案工作也實現(xiàn)了信息化管理，但是，由于原始的自然資源檔案資料較多，檔案管理人員在人手不足的情況下，無法在短時間內(nèi)將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，這就嚴重影響了檔案管理的信息化發(fā)展進程。此外，由于部分檔案管理員年齡偏大、學歷較低，對檔案信息管理認知度不高，在實際工作當中依然沿用過去的老套路、老方法，以至于紙質(zhì)檔案電子化工作幾近停滯。

二、提高自然資源檔案管理績效的有效策略

（一）建章建制，精細管理

“細節(jié)決定成敗”，這句話充分肯定了精細化管理的重要性，在這一理念的促動下，檔案管理部門應當結(jié)合當?shù)氐淖匀毁Y源現(xiàn)狀與工作重心，建立一個科學完善的檔案管理機制，從專業(yè)化、標準化角度制訂各項管理條款，制度內(nèi)容應當輻射到檔案管理工作的各個層面，使各項工作的開展有法可依，有章有循。此外，為了強化檔案管理人員的過程管理意識，檔案管理部門應當建立適時可行的工作監(jiān)督考核機制，對檔案管理人員的工作內(nèi)容與流程進行全方位、全方面監(jiān)督，如果發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作行為，應當對責任人進行嚴肅處理，使檔案管理工作逐步向標準化、規(guī)范化方向邁進。

（二）加快信息化發(fā)展進程，整合社會可利用資源

“科技是第一生產(chǎn)力”，近年來，隨著我國信息技術(shù)的飛速發(fā)展，自然資源檔案信息化管理工作也正在逐步向前推進，在這一形勢下，檔案管理部門應當始終秉持與時俱進的態(tài)度，進一步加大檔案信息化管理投入，同時，借助于社會第三方的人力、物力、財力等資源，充實檔案管理人才隊伍、提升檔案管理工作績效、填補檔案信息管理獎金缺口，通過建立數(shù)字檔案館的方式，網(wǎng)羅各種自然資源信息，以保證檔案資料的完整性。

此外，針對原始的紙質(zhì)檔案，應當盡快將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，并嚴格加強檔案密級管理，根據(jù)各個部門的檔案需求信息，設置檔案信息系統(tǒng)登錄權(quán)限，避免檔案信息外漏或者丟失。對于檔案管理人員而言，為了適應高效率的工作節(jié)奏，應當利用業(yè)余時間多學、多聽、多看，積極借鑒成功的檔案管理經(jīng)驗，不斷提升自身的專業(yè)技能水平與信息素養(yǎng)，構(gòu)建一個“內(nèi)強素質(zhì)，外樹形象”的嶄新管理格局[2]。

（三）夯實基礎工作根基，提升檔案管理績效

自然資源檔案管理的基礎性工作包括資料歸檔、立卷、借助、審批、保管等多項內(nèi)容，檔案管理人員只有夯實基礎工作根基，明確崗位職責權(quán)限，熟練掌握各項工作細節(jié)，才能逐步提升檔案管理工作績效。為此，檔案管理部門根據(jù)部門工作量與崗位職責，針對性的制訂內(nèi)部培訓教育計劃，并按時組織現(xiàn)有的檔案管理人員參與培訓教育中來，以保證檔案管理人員具備扎實的基本功與良好的職業(yè)素養(yǎng)。此外，為了提升檔案利用率，真正體現(xiàn)自然資源檔案的利用價值，管理人員可以利用業(yè)余時間向檔案使用部門講解檔案信息系統(tǒng)的操作流程，并及時聽取各部門關于檔案管理工作的意見與建議。通過這種人性化的服務模式，能夠增進檔案部門與其它業(yè)務職能部門的情感溝通與交流，為各項工作的有效銜接奠定了堅實基礎。

結(jié)束語

針對自然資源檔案管理中的工作難點，檔案管理部門需要及時追根溯源，結(jié)合工作實際制訂可行性高的解決方案，并從檔案基礎工作抓起，依托于先進的信息技術(shù)與成功的管理經(jīng)驗，將常態(tài)化的檔案管理工作做扎實、做精細，為檔案需求部門以及社會各領域提供內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)確鑿的參考依據(jù)，為我國的自然資源開發(fā)與管理工作做出積極貢獻。

參考文獻

[1] 陳建昭.探究當前自然資源檔案管理面臨的難點及措施[J].卷宗，2020，10（5）：27.

[2] 張勇.自然資源部門檔案管理現(xiàn)狀分析及其改進策略研究[J].西部資源，2019（6）：185-186.