檔案信息資源開發(fā)利用

蔣素萍

摘 要：現(xiàn)代社會中，信息資源占據(jù)十分重要的作用，屬于核心的競爭因素。但受各種因素的影響，檔案信息資源的開發(fā)現(xiàn)狀并不理想，并未得到充分的利用。對此，本文分析了檔案信息資源開發(fā)的實際意義，針對其存在的問題提出了相關的解決措施，以期為此后的檔案信息資源開發(fā)利用工作提供更多的借鑒意義。

關鍵詞：檔案;信息資源;開發(fā);利用

1.檔案信息資源開發(fā)意義

首先可以發(fā)揮檔案信息資源的實際價值，通過開發(fā)發(fā)揮檔案資源的潛在價值，變?yōu)榭梢源龠M經(jīng)濟發(fā)展的生產力。其次可以滿足社會經(jīng)濟建設的需要，可以為領導的決策提供經(jīng)驗材料與數(shù)據(jù)依據(jù)，為單位組織解決實際問題提供更多線索依據(jù)。最后可以滿足信息公開建設的要求，現(xiàn)代社會發(fā)展背景下，信息公開應滿足公眾的知情權，檔案可以記錄人們最原始的社會活動，滿足人們的利益需求，因此應積極開發(fā)這方面的資源，以保證利益共享。

2.檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

2.1檔案信息資源意識落后

隨著計算機技術的快速發(fā)展，檔案管理工作也開始引入信息技術，且社會對檔案資源管理的要求變得越來越高，檔案管理面臨著諸多挑戰(zhàn)與困難，其中最為關鍵的是部分工作人員的檔案信息資源意識較弱，部分領導人員更為看重經(jīng)濟效益，忽視檔案管理工作，并未投入足量的人力、物力與財力資源。除此之外，檔案宣傳工作也缺乏力度，以致檔案管理者的意識薄弱，嚴重影響了檔案信息資源的開發(fā)利用效果。

2.2館藏檔案不完整

檔案信息資源開發(fā)的基礎便是完整的檔案館藏，其直接影響著檔案信息資源的開發(fā)利用效果。目前，部分單位規(guī)定應集中保管會計檔案、文書檔案、實物檔案以及電子檔案等，館藏結構較為單一，嚴重拉低了檔案信息資源的開發(fā)效果。

2.3檔案信息資源整合度較低

首先，部分單位并未集中統(tǒng)一保管檔案，生產經(jīng)營活動中形成的檔案較為分散，整體利用效益較低。其次，部分單位檔案管理類別較為單一，檔案資料缺乏完整性與齊全性，結構單一。再次是部分單位檔案利用信息化程度較低，在管理期間并未采用系統(tǒng)的信息技術。最后是受保密等因素的影響，檔案部門的計算機一般不可以連接外網(wǎng)，無法與外界及時溝通，這些均阻礙了檔案信息資源的整合與開發(fā)，影響利用效果。

2.4檔案信息資源挖掘力度較低

雖然當前多數(shù)單位開始采用檔案信息資源管理模式，但部分管理人員并未充分重視檔案運行工作，存在設備不足、技術落后等問題，沒有深入挖掘檔案資源。除此之外，部分單位在編研檔案信息資源時，沒有充分重視質量與深度工作，在加工與整理檔案信息資源方面缺乏精細加工。

2.5檔案管理人員的綜合素質較低

當前很多單位并未真正重視檔案信息資源的開發(fā)與利用工作，在檔案部門安排老弱病殘的人員，大多工作人員并未經(jīng)過專門的培訓，綜合素質能力較差，無法滿足資源的開發(fā)與利用需求。首先，大多檔案管理人員并未經(jīng)過正規(guī)的培訓工作，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，管理素養(yǎng)水平較低。其次，部分檔案管理人員不但缺乏專業(yè)的管理知識，也缺少專業(yè)的管理技能，沒有系統(tǒng)掌握計算機、會計、網(wǎng)絡以及法律等方面的專業(yè)知識，無法保證檔案利用工作的銜接性。

3.檔案信息資源開發(fā)利用的對策

3.1強化宣傳，增強檔案管理意識

首先，相關管理人員應充分重視檔案管理工作，認識到檔案管理在社會經(jīng)濟以及企業(yè)發(fā)展中的重要性，并在實際工作中進行落實，在財力、人力、物力等方面加大投入力度。其次，在宣傳方面，檔案管理人員應有效采用電視、網(wǎng)絡、廣播以及報刊等途徑，保證員工均可以充分認識到檔案管理的重要性，使其可以充分利用了解檔案資料。再次，檔案管理人員應改變以往傳統(tǒng)的管理模式，進行主動服務，始終樹立用戶至上的理念，切實做好檔案管理的基礎服務工作。最后，應充分注重檔案編研成果與利用效果的宣傳工作，檔案工作人員應重點宣傳用戶利用效果及產生的實際效益，充分調動人們開發(fā)利用檔案資源的積極性。除此之外，單位還應通過檔案利用程序的開展工作，保證人們了解檔案內容的利用程序，保證檔案資源查詢與利用的便捷性。

3.2豐富館藏，保證檔案資源結構的合理性

為了保證檔案信息資源的開發(fā)與利用效果，相關工作人員應充分保證檔案信息的質量與數(shù)量，構建合理的管理結構。一方面，應注意擴大檔案的收集范圍，收集本單位生產、經(jīng)營活動中形成的各種檔案資料，并保證齊全性。另一方面，應針對本單位檔案的實際情況建立完善可行的檔案征集制度，收集歸檔分散檔案，建立可行的管理系統(tǒng)。

3.3加快信息建設，提升檔案信息的整合力度

首先，隨著信息資源的快速發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)應充分融入信息化建設，提高利用效率。對此，應在檔案整理、收集、鑒定以及開發(fā)利用期間融入信息技術與網(wǎng)絡開發(fā)技術，加快信息化建設進度。其次，應保證檔案的數(shù)字化管理，提高檔案的電子化管理水平，為館藏檔案建立全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化管理，為此后信息資源的開發(fā)與利用工作提供更多的便利。最后，與其他檔案館、圖書館等建立有效的聯(lián)系，以充分掌握檔案館藏的實際情況，保證資源的共建與共享，切實發(fā)揮檔案信息資源的實際價值。

3.4采用先進挖掘技術，保證檔案信息的增值性

首先，檔案管理人員應及時與用戶強化溝通聯(lián)系，在檔案資源開發(fā)利用期間樹立以用戶為中心的工作理念，通過有效調研針對性的提高檔案信息資源的開發(fā)與利用效果。其次，在挖掘檔案資源內部信息元素時應保證全面性與多層面，通過精細整理提高檔案的編研質量，保證檔案的增值性。再次，檔案管理部門應改變以往傳統(tǒng)的管理模式，轉移工作重心，實現(xiàn)深挖掘與重利用。隨著社會的快速發(fā)展，信息技術被廣泛應用至各個領域，檔案工作人員應在以用戶需求為導向的基礎上，保持敏銳的檔案信息資源意識，在綜合分析檔案資源信息方面采用大數(shù)據(jù)與云計算技術，真正轉換館藏檔案的實際價值，為用戶帶來更大的經(jīng)濟效益。最后，檔案管理人員還應針對當前實際館藏情況建立完善可行的反饋信息系統(tǒng)，及時準確分析檔案資源的利用情況，針對存在的問題提出建設性意見，跟蹤了解檔案資源的實際效益，充分發(fā)揮檔案資源作用。

3.5開展培訓，提高檔案管理人員的綜合素質

在檔案信息的開發(fā)與利用期間，管理人員應保證檔案資源的齊全性與系統(tǒng)性，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，完善知識結構，以充分保證檔案資源的開發(fā)與利用質量。在開發(fā)利用檔案資源期間，管理人員應利用現(xiàn)代技術進行整合挖掘，保證為用戶提供高效率的檔案咨詢服務，由此看出，檔案管理人員的綜合素質直接影響著檔案信息的利用效益。一方面，相關管理人員應重視檔案管理，安排更多專業(yè)的管理人才，為檔案的開發(fā)與利用建立專業(yè)化的人才隊伍。另一方面，單位應專項培訓檔案管理人員，保證其掌握信息技術、數(shù)字化技術等，實現(xiàn)知識結構的多元化，以便在檔案開發(fā)與利用期間熟練采用各種新技術，真正提高檔案信息資源的開發(fā)質量，最大程度的充分發(fā)揮檔案信息資源的價值。

結束語

在檔案信息資源管理過程中，各個部門應探索使用電子網(wǎng)絡化模式，針對存在的問題提出積極的對策，強化檔案信息管理部門的聯(lián)系，不斷推進信息管理模式的進步，這樣才可以更好的滿足檔案信息資源的增長需要。

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