淺談ERP系統(tǒng)在中小型生產(chǎn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

許明

摘要：隨著電子信息化時(shí)代的到來，我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，企業(yè)間的競爭日趨激烈，ERP系統(tǒng)作為能夠把企業(yè)間各部門數(shù)據(jù)統(tǒng)一，并高效連貫的系統(tǒng)，成為新時(shí)代各企業(yè)電子信息工具的不二選擇，而中小型生產(chǎn)企業(yè)作為大浪淘沙中的“弱勢群體”，如何在現(xiàn)有的資源調(diào)配下，揚(yáng)長避短，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)在本企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的具體應(yīng)用就成為迫切需要解決的現(xiàn)實(shí)問題。文章在分析ERP系統(tǒng)在中小型生產(chǎn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的重要性基礎(chǔ)上，深入探討了ERP系統(tǒng)在中小型生產(chǎn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的應(yīng)用現(xiàn)狀和存在的問題，并針對性地提出了加強(qiáng)ERP系統(tǒng)在中小型生產(chǎn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理應(yīng)用的對策措施。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)，財(cái)務(wù)管理，中小型生產(chǎn)企業(yè)

一、引言

ERP系統(tǒng)起源于西方，是集先進(jìn)的管理理念和信息技術(shù)為一身，為企業(yè)決策層提供管理手段的管理信息平臺(tái)。它在中小型生產(chǎn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理中有著至關(guān)重要的作用，具體主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）提高企業(yè)信息溝通效率

信息化的社會(huì)要求企業(yè)的應(yīng)變能力，提高財(cái)務(wù)管理效率是企業(yè)不斷的追求，通過ERP系統(tǒng)整合企業(yè)各個(gè)部門，并打破原有的組織構(gòu)架，使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)更加趨向于扁平化發(fā)展，提高企業(yè)信息溝通效率。與此同時(shí)大量人員在系統(tǒng)中操作，囊括管理層和各部門基層員工，企業(yè)信息可以第一時(shí)間上傳下達(dá)，部門溝通借助系統(tǒng)化工具實(shí)時(shí)同步，信息傳遞暢通無阻，財(cái)務(wù)管理效率必將上升到一個(gè)全新的臺(tái)階。

（二）提高財(cái)務(wù)分析能力

財(cái)務(wù)分析工作不僅對既成事實(shí)進(jìn)行總結(jié)分析，而應(yīng)將重心放在未來，通過具體歷史數(shù)據(jù)能對未來的企業(yè)發(fā)展有所預(yù)測。精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)、及時(shí)的信息和規(guī)范的信息來源口徑對企業(yè)財(cái)務(wù)分析工作奠定了良好的基礎(chǔ)，而新時(shí)代的財(cái)務(wù)人員通過對ERP系統(tǒng)的全面掌握，更加深入的了解企業(yè)的內(nèi)在運(yùn)行規(guī)律和處理流程，對于財(cái)務(wù)分析更加貼合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)變化的內(nèi)在動(dòng)因，使得財(cái)務(wù)分析對企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展指引更具備可用性。

（三）增強(qiáng)企業(yè)資金使用效率

資金管理是企業(yè)的重中之重，出現(xiàn)臨時(shí)危機(jī)而倒閉的企業(yè)大都不是因?yàn)橛?、?jīng)營問題，而是資金流的破裂。ERP系統(tǒng)能夠使企業(yè)的資金流把控松弛有度，使資金流既不留在企業(yè)內(nèi)部增加機(jī)會(huì)成本，又不會(huì)過度使用造成企業(yè)資金周轉(zhuǎn)困難，維持企業(yè)的資金流平穩(wěn)運(yùn)行需要依賴系統(tǒng)化的運(yùn)行。

ERP有效的利用數(shù)據(jù)化和系統(tǒng)化對企業(yè)各部門進(jìn)行全面管理，增強(qiáng)了企業(yè)核心競爭力，但由于中小型生產(chǎn)企業(yè)特有的靈活多變、基礎(chǔ)力量薄弱以及進(jìn)銷存體系復(fù)雜性決定了ERP系統(tǒng)在這類企業(yè)中的應(yīng)用不會(huì)一帆風(fēng)順這就要求我們不斷地進(jìn)行摸索、改良并完善具有企業(yè)特色的獨(dú)特財(cái)務(wù)管理手段和方法。

二、ERP系統(tǒng)在中小型生產(chǎn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的應(yīng)用現(xiàn)狀和存在的問題

在實(shí)際操作環(huán)節(jié)中，中小企業(yè)由于盲目相信ERP軟件公司宣傳的美好愿景，項(xiàng)目前期調(diào)研時(shí)間普遍偏短，再加上企業(yè)的內(nèi)部控制力度不足，流程缺失，造成ERP系統(tǒng)流程在實(shí)際運(yùn)行中各業(yè)務(wù)模塊無法實(shí)現(xiàn)落地性銜接，存在實(shí)際業(yè)務(wù)已經(jīng)完成，系統(tǒng)單據(jù)尚未錄入系統(tǒng)，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)嚴(yán)重滯后的情形，財(cái)務(wù)管理和時(shí)效性管控成為一紙空談。甚至有些中小型生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)部門是不配備電腦或系統(tǒng)工作站點(diǎn)的，也鮮有專門信息機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行，財(cái)務(wù)人員本身的能力尚待提高等等這些共性存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）管理意識(shí)薄弱

傳統(tǒng)的中小生產(chǎn)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理僅涉及財(cái)務(wù)部門，隨著ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，生產(chǎn)、庫房、采購、銷售等企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門都參與進(jìn)來，很大程度上改變了原有財(cái)務(wù)管理模式，財(cái)務(wù)部從記錄全部數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成記錄財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、提取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)并進(jìn)行大量數(shù)據(jù)分析，繼續(xù)遵循原有的財(cái)務(wù)管理意識(shí)是無法適應(yīng)企業(yè)的新發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)層的思維沒有轉(zhuǎn)變，管理意識(shí)尚薄弱，沒有充分認(rèn)識(shí)這種變化對企業(yè)造成的影響和ERP系統(tǒng)對整個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的巨大促進(jìn)作用。

（二）企業(yè)人員素質(zhì)不足

在ERP系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)部不再獨(dú)享所有的會(huì)計(jì)信息和進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，而是多個(gè)部門、多個(gè)模塊的用戶通過組成企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)中心平臺(tái)，根據(jù)權(quán)限實(shí)時(shí)分享企業(yè)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。但企業(yè)人員素質(zhì)參差不齊、員工流動(dòng)率較高而培訓(xùn)不到位，財(cái)務(wù)人員的能力還未從賬務(wù)能力轉(zhuǎn)變到管理能力等問題導(dǎo)致ERP系統(tǒng)不能完全發(fā)揮應(yīng)有財(cái)務(wù)管理作用，在企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行的有效性不能百分之百發(fā)揮出來，企業(yè)的發(fā)展也受到了影響。

3. 持續(xù)改進(jìn)能力欠缺

隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和市場變化，企業(yè)內(nèi)部的流程需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，做到與時(shí)俱進(jìn)，來順應(yīng)市場的變化和公司的調(diào)整，持續(xù)改進(jìn)的系統(tǒng)流程會(huì)對財(cái)務(wù)管理工作起到推動(dòng)作用。一成不變的系統(tǒng)流程在長期是不符合企業(yè)發(fā)展需求的，會(huì)造成員工工作積極性不高，企業(yè)內(nèi)耗過重，甚至增加企業(yè)的成本的嚴(yán)重后果。

三、加強(qiáng)ERP系統(tǒng)在中小型生產(chǎn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理應(yīng)用的對策措施

ERP的關(guān)鍵在企業(yè)綜合信息的整合，強(qiáng)調(diào)整體性，而整體性的節(jié)點(diǎn)就體現(xiàn)在“動(dòng)態(tài)化和時(shí)態(tài)化管理”上，所謂“兵馬未動(dòng)，糧草先行”，強(qiáng)調(diào)的就是不同部門的“實(shí)時(shí)性動(dòng)態(tài)性配合”，現(xiàn)實(shí)工作中的管理問題，也是部門之間協(xié)調(diào)與各工作崗位合作的問題，因此缺乏“實(shí)時(shí)性動(dòng)態(tài)性的管理手段和管理能力”的ERP管理，就是空泛的。

（一）管理意識(shí)的強(qiáng)化

中小型生產(chǎn)企業(yè)很大一部分屬于民營家族式企業(yè)，這些企業(yè)主及管理者對企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，提高他們的財(cái)務(wù)管理意識(shí)非常重要，定期培訓(xùn)和企業(yè)主自我不斷學(xué)習(xí)，才是深化企業(yè)發(fā)展思想靈魂。只有企業(yè)主管理意識(shí)提升才能起到高層基調(diào)作用，傾斜企業(yè)資源來推動(dòng)系統(tǒng)與管理相結(jié)合的發(fā)展，并與公司戰(zhàn)略充分相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)長久的發(fā)展。

針對ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的落地應(yīng)用，要設(shè)置專門的信息管理機(jī)構(gòu)來處理電子信息在企業(yè)內(nèi)部的工作部署。小組成員涵蓋財(cái)務(wù)、IT、管理領(lǐng)域，以小組責(zé)任制的形式參與到企業(yè)的日常經(jīng)營管理，深入企業(yè)內(nèi)部，落足點(diǎn)到審批權(quán)限和操作權(quán)限劃分，操作端人員名錄的進(jìn)入和退出，數(shù)據(jù)修正調(diào)整層層審批，系統(tǒng)備份定期保存，以防止數(shù)據(jù)丟失對企業(yè)造成不利后果。

（二）人員能力的培養(yǎng)

形成本公司內(nèi)部特色的ERP使用手冊，強(qiáng)化培訓(xùn)ERP系統(tǒng)操作人員，提高企業(yè)相關(guān)人員的技能。達(dá)到人員更迭不影響企業(yè)數(shù)據(jù)穩(wěn)定性和準(zhǔn)確性的目的。培訓(xùn)要結(jié)合實(shí)際操作，把錄入內(nèi)容、錄入時(shí)間、審核依據(jù)作為培訓(xùn)的重點(diǎn)，要知道數(shù)據(jù)的基層錄入是企業(yè)后期財(cái)務(wù)管理分析的基石，數(shù)據(jù)的有效性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性才能對后期管理和內(nèi)部控制提供有效的依據(jù)，此種培訓(xùn)并非一朝一夕，要定期舉行并同時(shí)進(jìn)行考核，與員工績效管理掛鉤，不斷強(qiáng)化和管理才能培養(yǎng)企業(yè)人員的工作能力上升到一個(gè)新的臺(tái)階。

提倡財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員下企業(yè)各基層部門了解實(shí)際內(nèi)部流轉(zhuǎn)情況，深入了解ERP系統(tǒng)，不僅掌握某一個(gè)業(yè)務(wù)模塊領(lǐng)域，還要清楚整個(gè)系統(tǒng)的組織構(gòu)架和勾稽關(guān)系，從整體上把控軟件，能夠提出對系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的獨(dú)特見解，鼓勵(lì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員充分利用軟件積極開展財(cái)務(wù)工作。

（三）增強(qiáng)持續(xù)改進(jìn)能力

持續(xù)改進(jìn)能力是要加強(qiáng)企業(yè)管理意識(shí)，ERP系統(tǒng)的后期維護(hù)費(fèi)用要與購置費(fèi)用相匹配，這種思想的轉(zhuǎn)變尤為重要。如果停滯不前，則為企業(yè)后期的發(fā)展埋下隱患，終將有一日量變引起質(zhì)變，集中爆發(fā)出來影響企業(yè)經(jīng)營狀況，甚至導(dǎo)致企業(yè)的失敗。隨著經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，企業(yè)業(yè)務(wù)流程的變化是與時(shí)俱進(jìn)的，財(cái)務(wù)管理也應(yīng)該緊跟形式，企業(yè)需要根據(jù)自身需要隨時(shí)微調(diào)甚至修正管理的方式和計(jì)劃流程，那么系統(tǒng)后期的維護(hù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性是很重要的，要把此筆后期維護(hù)費(fèi)用納入到企業(yè)年度預(yù)算體系，要求預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)必須達(dá)到ERP軟件整理前期運(yùn)行的一定百分比并與部門負(fù)責(zé)人績效考核掛鉤，強(qiáng)效執(zhí)行下去，只有這樣才能不斷增強(qiáng)企業(yè)持續(xù)改進(jìn)的能力。

加強(qiáng)ERP管理系統(tǒng)與企業(yè)財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行有效的磨合，保證企業(yè)系統(tǒng)管理工作不斷完善，優(yōu)化企業(yè)結(jié)構(gòu)和工作流程，才能持續(xù)不斷的促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)的快速發(fā)展，提高企業(yè)核心競爭力。

四、總結(jié)

ERP 系統(tǒng)是以管理會(huì)計(jì)為核心，以供應(yīng)鏈為主線，針對企業(yè)人力、物理、彩禮、信息進(jìn)行一體化管理的軟件系統(tǒng)。它有效的利用數(shù)據(jù)化和系統(tǒng)化對企業(yè)各部門進(jìn)行全面管理，提高了企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率和財(cái)務(wù)分析能力，增強(qiáng)了企業(yè)資金使用效率和核心競爭力，應(yīng)用迎合時(shí)代發(fā)展的需要。合理有效最大程度的使用ERP系統(tǒng)，增強(qiáng)企業(yè)的創(chuàng)新意識(shí)，為中小型生產(chǎn)企業(yè)的未來打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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