淺談城市建設(shè)工程檔案的管理

孫桂榮 鄭洋洋

摘 要：伴隨我國(guó)城市化戰(zhàn)略的不斷推進(jìn)，我國(guó)城市建設(shè)工程任務(wù)在不斷增加，不論是從工程數(shù)量還是從工程種類上分析，我國(guó)城市基礎(chǔ)建設(shè)工作都走到了頂峰時(shí)期。從過(guò)去的普通市政道路到高架橋道路、城市隧道、地鐵、輕軌等，這些工程逐漸從平面發(fā)展到了立體結(jié)構(gòu)上，與此同時(shí)，工程檔案文件的復(fù)雜程度也在不斷增加，城市建設(shè)檔案在后期的使用、修繕中發(fā)揮著重要的作用。所以，下文針對(duì)城市建設(shè)工程檔案管理工作進(jìn)行分析，首先分析建設(shè)工程檔案管理的意義，隨后列舉當(dāng)代主要的城市建設(shè)工程檔案管理問(wèn)題，針對(duì)性的提出了改善措施。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè);工程檔案;管理方案

一、城市建設(shè)工程檔案管理的重要性

在建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中，建設(shè)工程檔案是一種圖物相匹配、較為原始的一種信息資料，同樣也是記載國(guó)家社會(huì)發(fā)展一個(gè)重要文獻(xiàn)資料，城市建設(shè)工程檔案中詳細(xì)的描述了城市建設(shè)過(guò)程中的各種過(guò)程、作用以及結(jié)構(gòu)，是一種十分重要的數(shù)據(jù)資料，對(duì)城市發(fā)展起到了基礎(chǔ)性作用。土木建筑、文件形式資料、水利水電設(shè)備工程安裝資料等都是城市建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中的檔案材料，除此之外，城市地下管線的埋設(shè)、建筑物結(jié)構(gòu)等也都會(huì)在施工期間形成詳細(xì)的文獻(xiàn)資料，并存入城市建設(shè)工程檔案中。除此之外，建筑工程的建筑外貌完全可以由檔案資料來(lái)反映，可以幫助有關(guān)部門對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，在后期的維護(hù)中也能有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)進(jìn)行參考。

二、我國(guó)城市建設(shè)工程檔案管理現(xiàn)狀

我國(guó)城市建設(shè)檔案管理工作還存在很多嚴(yán)重的問(wèn)題，下面進(jìn)行分析內(nèi)容不完善問(wèn)題：很多城市的城市建設(shè)工程檔案管理人員并沒(méi)有對(duì)其工作給予太大重視，往往會(huì)出現(xiàn)過(guò)分看重工程施工過(guò)程，輕視檔案管理工作的現(xiàn)象出現(xiàn)，城市工程建設(shè)檔案管理工作沒(méi)有一套行之有效的管理體系，尤其是中小型城市，檔案資料管理工作普遍存在缺失現(xiàn)象，還有很多資料、檔案的真實(shí)性難以得知;收集問(wèn)題：城市建設(shè)初期用到的很多建筑單位并沒(méi)有對(duì)城市工程建設(shè)檔案管理投入足夠的重視，同時(shí)很多工程人員以時(shí)間緊任務(wù)重為由，完全忽略檔案整理收集工作，同時(shí)政府部門當(dāng)時(shí)意識(shí)不夠，并沒(méi)有設(shè)立相關(guān)的檢查機(jī)構(gòu)，很難保存下有價(jià)值的視頻、文獻(xiàn)資料，進(jìn)一步造成檔案形成困難問(wèn)題發(fā)生，除此之外，對(duì)于一些完工很久的重要工程，后期的檔案管理人員也沒(méi)有進(jìn)一步去尋找落實(shí)有關(guān)文檔資料;服務(wù)業(yè)務(wù)的缺失：初期城市建設(shè)工程施工沒(méi)有及時(shí)提升對(duì)檔案資料管理的重視程度，在后來(lái)的維護(hù)改造項(xiàng)目中沒(méi)有準(zhǔn)確的歷史文案資料作為參考，導(dǎo)致很多城市改造項(xiàng)目受到極大阻力，市民不配合等情況，在進(jìn)行新建筑工程施工時(shí)，沒(méi)有足夠的文獻(xiàn)資料作為參考，工程盲目施工，導(dǎo)致資源得不到有效利用，施工方案不合理現(xiàn)象出現(xiàn)。

三、改善城市建設(shè)工程檔案管理工作的策略分析

1.重視檔案相關(guān)資料的收集工作

城市建設(shè)工作時(shí)間跨度較長(zhǎng)、施工環(huán)境多在室外，施工單位數(shù)量較多，移動(dòng)性大，這就導(dǎo)致很多施工單位已經(jīng)不在原有的施工城市，檔案管理人員很難做到檔案重新收集整理工作。再加上初期建設(shè)過(guò)程中不注重文案資料的收集，導(dǎo)致很多現(xiàn)有的檔案部分缺失，嚴(yán)重影響檔案的功能使用。要想改善檔案收集整理工作，有關(guān)工作人員必須首先完善檔案收集整理體制，帶動(dòng)城市政府部門進(jìn)行協(xié)調(diào)幫助，整合政府、施工單位、城市檔案管理工作人員等多方面因素，促進(jìn)檔案收集工作的進(jìn)行。同時(shí)，在收集過(guò)程中需要委任專業(yè)人員對(duì)檔案資料的真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)，在源頭上保證檔案資料的正確性。對(duì)于正在進(jìn)行的城市工程建設(shè)項(xiàng)目來(lái)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，在城市建設(shè)工程建造過(guò)程中要積極跟進(jìn)，主動(dòng)的去掌握工程總進(jìn)度，做到心中有數(shù)，即時(shí)進(jìn)行檔案收集監(jiān)督工作，提醒工程文案部門及時(shí)進(jìn)行文案整理。

2.設(shè)立完善的城市建設(shè)工程檔案管理體系

科學(xué)完善的檔案管理體系是完成檔案管理的根本所在，讓檔案管理工作人員在管理工作中做到有據(jù)可依。我國(guó)城市建設(shè)國(guó)模較大，覆蓋范圍面廣，在地域跨度上極大的增加了工程檔案管理的難度，檔案管理工作主要包括文獻(xiàn)資料的成形、歸納整理、核查真實(shí)性、移交下一部門。對(duì)于以城市建設(shè)工程來(lái)說(shuō)，建設(shè)部門、設(shè)計(jì)部門、施工隊(duì)伍、檢查部門的資料文件都是極為重要的，科學(xué)合理的管理體系可以幫助各個(gè)部門明確自己檔案管理工作責(zé)任，方便后 期的統(tǒng)一管理工作，檔案管理部門應(yīng)該分配工作人員到每一的小項(xiàng)目，專職進(jìn)行檔案收集整理監(jiān)督工作，力求做到工程項(xiàng)目與檔案整理工作聯(lián)動(dòng)的制度體系。

3.強(qiáng)化城市建設(shè)工程檔案管理工作的延續(xù)

伴隨我國(guó)城市發(fā)展速度越來(lái)越快，城市建設(shè)隊(duì)伍不能進(jìn)行完全拆除進(jìn)行重建，在原有的城市發(fā)展基礎(chǔ)上進(jìn)行改造革新，在原有基礎(chǔ)行進(jìn)行改造時(shí)就需要用到城市建設(shè)檔案，高質(zhì)量的城市改造任務(wù)就對(duì)城市建設(shè)工程檔案的質(zhì)量提出了更高的要求，同時(shí)也要求工作人員的工作素養(yǎng)進(jìn)行提升，對(duì)更加復(fù)雜的城市工程建設(shè)檔案管理有較為強(qiáng)大的處理能力，提升城市建設(shè)工程檔案管理工作的可靠性。伴隨我國(guó)國(guó)家實(shí)力的不斷增強(qiáng)，我國(guó)城市發(fā)展方向也在不斷創(chuàng)新，與之對(duì)應(yīng)的檔案管理工作也應(yīng)該逐步創(chuàng)新，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，由點(diǎn)、線層次展開(kāi)創(chuàng)新，進(jìn)一步擴(kuò)展到整個(gè)發(fā)展層面上，增強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理工作的延續(xù)性，在未來(lái)的城市建設(shè)工程中檔案管理工作人員要有足夠的預(yù)見(jiàn)性，與時(shí)代發(fā)展同步。

4.加強(qiáng)信息化技術(shù)在城市建設(shè)工程檔案管理中的應(yīng)用

有關(guān)工作人員應(yīng)該加強(qiáng)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)在城市建設(shè)工程檔案管理工作中的應(yīng)用，簡(jiǎn)化工作流程，加強(qiáng)工程的精準(zhǔn)程度。具體來(lái)說(shuō)，有關(guān)部門應(yīng)該對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，而后增加檔案管理部門的硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接，在各個(gè)城市中進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，加快檔案信息的傳遞速度與提升檔案文件的準(zhǔn)確程度。國(guó)家教育部門應(yīng)該逐步重視對(duì)信息化檔案管理工作人員的培養(yǎng)，為新時(shí)代城市建設(shè)工程檔案管理工作提供優(yōu)秀的后備力量。

四、結(jié)語(yǔ)

在城市建設(shè)過(guò)程中，城市建設(shè)工程檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，每竣工完成一個(gè)城市建設(shè)工程就會(huì)多出一份工程檔案，為了加強(qiáng)城市信息化管理工作的強(qiáng)度，有關(guān)工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，國(guó)家有關(guān)管部門必須完善相對(duì)性的提問(wèn)規(guī)章制度，確保檔案管理工作做到有據(jù)可依，為我國(guó)城市發(fā)展提供有力的基礎(chǔ)支持。

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