芻議人力資源管理中的工作分析

劉宇

【摘 要】企業(yè)要實現自己的總體戰(zhàn)略規(guī)劃，就要制定與之配套的科學合理的人力資源規(guī)劃，工作分析不僅是企業(yè)進行人力資源規(guī)劃的基礎，同時也是企業(yè)人力資源管理職能的基礎，是企業(yè)實現人與事合理匹配的有效保障。

【關鍵詞】工作分析;工作設計;人力資源規(guī)劃

一、概念界定

（一）工作分析的基本術語。工作分析是一項專業(yè)性較強的人力資源管理工作，它涉及到許多專業(yè)術語。

1.工作要素：工作中不能再分解的最小動作單位。如一位秘書所進行的從文件簍中取出文件、開機、敲擊鍵盤打字等都屬于工作要素。

2.任務：為了完成某種目的所從事的一系列活動，它可由一個或多個工作要素組成。如講課、出考題、改考卷、答疑等都是教師的工作任務。

3.責任：員工在工作崗位上需要完成的主要任務或大部分任務，可由一個或多項任務組成。

4.職位：又稱為崗位，是根據組織目標為員工個人規(guī)定的一組任務及相應的責任。一般地，職位與個體一一匹配，有多少職位就有多少員工，二者數量相等。

5.職務：又稱工作，是由一組主要責任相似的職位所組成。在企業(yè)中，通常對所需知識技能及所需要的工具類似的一組任務和責任視為同類職務（或工作），從而形成同一職務、多個職位的情況。

6.職業(yè)：在不同時間內、不同組織中從事相似的工作活動的一系列工作的總稱。如醫(yī)生、教師、會計、采購員等就是不同的職業(yè)。

7.工作族：又稱工作類型，是指兩個或兩個以上的工作所組成。這些工作，或者要求工作者具有相似的特點，或者包括多個平行的任務。如銷售工作和生產工作分別是兩個工作族。

8.職位分類：是指將所有的職位（即工作崗位）按其業(yè)務性質分為若干職組、職系（從橫向上講），然后按責任的大小、工作難易、所需教育程度及技術高低分為若干職級、職等（從縱向上講），對每一個職位給予準確的定義和描述，制成職位說明書，以此作為對聘用人員管理的依據。

（二）工作分析的涵義。工作分析，又稱職務分析，是對組織中某個特定工作職務的目的、任務或職責、權利、隸屬關系、工作條件、任職資格等相關信息進行收集與分析，以便對該職務的工作做出明確的規(guī)定，并確定完成該工作所需要的行為、條件、人員的過程。工作分析所形成的工作描述書、工作規(guī)范書是人力資源開發(fā)與管理中必不可少的環(huán)節(jié)或重要的工作，它與其他人力資源管理方面的工作有著密切的關系。

二、工作分析所需收集的資料

管理者一般需要收集以下資料進行職務分析：

（一）背景資料：企業(yè)所在的產業(yè)、企業(yè)的經營戰(zhàn)略、企業(yè)文化、組織結構和職業(yè)分類等。

（二）工作活動：實際發(fā)生的工作活動、工序、活動記錄、負責人的職責等。

（三）工作行為：與工作有關的個人行為（如溝通、決策、撰寫等）、動作和行為的質量要求。

（四）工作設備：計算機（軟件和硬件）、安全設施、辦公室設備、機器、工具和其他工作器具等。

（五）有形和無形物質：與工作有關的有形和無形物質，包括物料、制成品、所應用的知識和所提供的服務等。

（六）績效標準：工作標準、偏差分析、各種量度和評估工作成果的方法等。

（七）工作條件：工作環(huán)境、工作時間表、激勵因素及其他企業(yè)和社會環(huán)境的條件。

（八）人員條件：與工作有關的知識和技能及個人特性的要求。

三、工作分析的內容

（一）工作描述書。工作描述書就是確定工作的具體特征。它包括以下幾個方面的內容：

1.工作名稱。即指是什么工作。

2.工作活動和程序。包括所要完成的工作任務、工作職責、完成工作所需要的資料、材料與機器設備、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯系以及上下級關系。

3.工作條件和物理環(huán)境。包括工作環(huán)境正常的溫度、適當的光照度、通風設備、安全措施、建筑條件以及工作的地理位置。

4.社會環(huán)境。包括社會心理氣氛、工作團體的情況、同事的特征及相互關系、各部門之間的關系等。此外，還包括組織內以及附近的文化和生活設施。

5.職業(yè)條件。職業(yè)條件說明了工作的各方面特點：薪酬、工作時間、工作的季節(jié)性、晉級機會、進修和提高的機會、該工作在本組織中的地位以及與其它工作的關系等。

（二）工作要求。工作要求說明了從事某項工作的人所必須具備的知識、技能、能力、興趣、體格和行為特點等心理及生理要求。制定工作要求的目的是決定重要的個體特征，以此作為人員篩選、任用和調配的基礎。

工作要求的主要內容包括：有關工作程序和技術的要求、工作技能、獨立判斷與思考能力、知覺能力、操作能力（速度、準確性和協調性）、記憶力、注意力、警覺性、工作態(tài)度和各種特殊能力要求。職務要求還包括文化程度、工作經驗、生活經歷和健康狀況等。

四、工作分析的目的和意義

（一）工作分析的目的。工作分析的主要任務是對現有的工作進行分析，從而為其他的人力資源管理實踐如甄選、培訓、績效評價及薪酬等收集信息。工作分析的結果將形成工作描述書與工作規(guī)范書。

通常情況下，企業(yè)進行工作分析要解決的問題有以六個重要的問題：

1.員工需要完成什么樣的體力和腦力活動？（What）

2.工作將在什么時候完成？（When）

3.工作將在哪里完成？（Where）

4.為什么要完成此項工作？（Why）

5.員工如何完成此項工作？（How）

6.完成工作需要哪些條件？（Which）

（二）工作分析的意義。工作分析是人力資源管理的基礎性工作，人力資源管理的每項工作幾乎都需要用到工作分析的結果，可以說，工作分析是企業(yè)幾乎所有人力資源管理職能的基礎。因此，工作分析在人力資源管理中具有十分重要的作用。

1.工作分析是人力資源規(guī)劃的基礎

2.工作分析對組織人員的甄選與任用具有指導作用

3.工作分析有助于員工培訓與開發(fā)工作

4.工作分析有利于職業(yè)生涯規(guī)劃與管理

5.工作分析為績效評價提供了客觀的標準與依據

6.工作分析有助于薪酬管理方案的設計

7.工作分析有利于把握員工的安全與健康

8.工作分析有利于改善員工的勞動關系

9.工作分析有助于工作設計工作

五、工作分析的戰(zhàn)略性決定

因為工作分析的結果對其他人力資源管理活動非常有用，是否需要進行工作分析本身就是一個戰(zhàn)略性決定。此外，有關工作分析還有其他戰(zhàn)略性決定需要考慮，包括：

（一）明確工作分析的目的。明確工作分析的目的即為什么要進行研究進行工作分析？它的結果有什么用？從而根據目的的不同，分析的側重點也有所不同。例如，工作分析是為了明確工作職責，那么分析的重點在于工作范圍、工作職能、工作任務的劃分;如果目的在于選聘人才，那工作重點則是工作責任、工作量、工作環(huán)境、工作條件等因素的界定。

（二）界定工作分析的范圍。界定工作分析的范圍是對所有的職務都進行分析呢？還是只對關鍵崗位進行分析？或是僅僅針對新出現的、變化了的工作進行分析？如果只是針對部分工作進行分析，要注意該職務與其他職務的關系，從整體和系統的角度去把握相關職務的變化，避免前后矛盾和銜接脫節(jié)等情況的出現。

（三）選擇進行工作分析的人。選擇進行工作分析的人即誰來做工作分析？企業(yè)可以交由人力資源管理部門負責，也可以委托專業(yè)咨詢公司進行。兩者各有利弊，需視工作分析的目的難度、預算和企業(yè)的具體情況而定。但是，不管是選擇哪一種，一項有效的職務分析都必須有工作分析專家、直線主管人員和任職者本人三者的合作。

（四）確定工作分析的時間。確定工作分析的時間即何時做工作分析？是出現戰(zhàn)略調整或其他變化以后及時進行職務（再）分析，還是使職務分析成為企業(yè)的一項常規(guī)性工作，定期進行？如果是定期進行，多久進行一次為好？這些問題都需要提前規(guī)劃。