家庭檔案的整理和保存研究★

藍(lán)素文

（中國南方電網(wǎng)廣州供電局有限公司 廣東廣州 510000）

家庭檔案是家庭及家庭成員在生活、學(xué)習(xí)、工作及各種活動中形成的歸屬個人備查的文字、圖表、音像及其他各種形式的歷史記錄。以婚姻和血緣為紐帶建立的家族所形成的檔案，也屬于家庭檔案范疇。家庭成員在社會活動中形成的具有留存價值的各種文字記錄、聲像記錄、紀(jì)念品等，把它們收集、記錄并保存起來，形成家庭檔案。

一、家庭檔案的作用

家庭檔案的作用主要體現(xiàn)在如下幾個方面：

（一）解決矛盾、糾紛時起憑據(jù)作用。例如：兄弟間的土地房產(chǎn)糾紛，如果沒有家庭檔案記錄，就只能是“公說公有理，婆說婆有理”糾纏不清，無法判斷解決，最后只能通過法律訴訟解決。假如保存有家庭檔案記錄，以此為憑據(jù)，問題就可以迎刃而解了。

（二）有助提高家庭管理效率，節(jié)省寶貴的時間。例如：家電損壞需要維修，如果沒有建立家庭檔案，要耗費(fèi)一定時間精力去找維修卡；但如果有家庭檔案，馬上就能找出維修卡，預(yù)約維修，大大提高了效率，節(jié)省了寶貴時間。

（三）有助家庭的和睦、沿習(xí)良好家風(fēng)。例如：家譜、族譜記錄，讓后代了解家族的歷史、祖先生活的軌跡，懷緬先輩的豐功偉績，繼承前人留下的精神財富，有助沿習(xí)良好家風(fēng)；通過分享家族成員取得榮譽(yù)的喜悅，也能間接鞭策和鼓勵其他家族成員；記錄子女的每一個成長瞬間，讓子女體會父母養(yǎng)育的不容易，感恩父母的無私付出，有助家庭的和睦。家庭檔案能使家族成員間加強(qiáng)理解、包容，穿越時光，成為美好的集體回憶。

（四）家庭健康的守護(hù)神。例如：體檢報告、病歷，能為醫(yī)生的診斷提供參考，同時為及時診治贏得時間；某些家族性遺傳病的記錄，可以更科學(xué)地篩選不良遺傳基因，避免下一代遺傳性疾病的發(fā)生，優(yōu)生優(yōu)育健康的后代。

二、家庭檔案的收集、分類、整理及保存

（一）家庭檔案的收集

家庭是社會的基本細(xì)胞，社會的多樣性決定了家庭之間的差異性，使每個家庭的家庭檔案內(nèi)容不盡相同，各有特色。家庭檔案要根據(jù)自身特點，在下列的范圍內(nèi)收集歸檔資料：

1、有保存價值的工作、學(xué)習(xí)資料。如：各類的證書（畢業(yè)證、學(xué)位證、職稱資格證書、聘書、技術(shù)資格證、上崗證）；獲得的各類榮譽(yù)（榮譽(yù)證書、獎狀、獎牌、研究成果等）；各種有用的社交資料（通訊錄、校友錄、同學(xué)錄、名片、邀請函、請柬、有價值的信件等）。

2、有保存價值的生活資料。如：各類的身份證明材料（工作證、婚姻狀況證明、戶籍證明等）；家庭成員的身體狀況記錄（身體檢查結(jié)果、病歷、診療書、檢驗單等）；有紀(jì)念意義的照片、音像制品（照片、錄音、錄像、視頻等）；族譜、家史等文字記載；各類收藏品（郵票、錢幣、字畫、古董等）。

3、有保存價值的家庭基建資料。如：房屋建造的設(shè)計、施工、監(jiān)理合同、圖紙、竣工驗收報告、建筑材料結(jié)算單據(jù)；房屋維修過程中的修繕合同、裝修設(shè)計圖紙、裝修合同等。

4、有保存價值的經(jīng)濟(jì)活動資料。如：各種購物票據(jù)、使用說明書、保修卡、維修單；日常生活開支中的各種繳費(fèi)憑證（如水費(fèi)、電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)等）；購房取得的房產(chǎn)證、房屋過戶證明、房屋委托公證書、土地使用權(quán)證，購房發(fā)票等；有價債券、財產(chǎn)保險、醫(yī)療保險、保險賠付記錄、單據(jù)；從事個體經(jīng)營所需的營業(yè)許可證、營業(yè)執(zhí)照、體檢證、健康證、工商、稅務(wù)登記、銀行開戶證明等記錄。

（二）家庭檔案主要可以分為以下三大類別：

1.文字檔案類——如族譜、證件（學(xué)歷證明、專業(yè)技術(shù)等級證明、婚姻狀況證明、戶籍證明）、各類合同、發(fā)票、家電使用說明、家電保修卡、醫(yī)療病歷、保單等。

2.照片和音像檔案類——如旅游途中拍下的美照、視頻，生日、結(jié)婚宴會上的錄像等有特殊紀(jì)念意義的音像制品。

3.實物檔案類——如家庭成員獲得的某項榮譽(yù)而獲頒的獎杯、證書、獎牌，古董字畫、郵票、錢幣等有價值的收藏品，金銀珠寶首飾等

如果要進(jìn)一步細(xì)分，也可在此三大類下再分二級類目。例如：古董字畫，可在“實物檔案類”下再設(shè)“古董字畫”明細(xì)類目。

（三）家庭檔案的整理

如何收集整理歸檔并妥善保管好這些家庭檔案，下面淺談一下在這方面的一些心得和建議。

“件”是家庭檔案的歸檔整理單位。

1.“件”的定義：通常一份歸檔資料為一“件”。如一份畢業(yè)證為一“件”，一塊獎牌為一“件”；完整的一套資料以組合形式集中存放，也可作為一“件”，如一套家庭裝修購買材料的票據(jù)可作為一“件”

2.保管期限劃分。按保管時間長短劃分“永久”“長期”和“短期”。把需要保存時間超過30年以上的家庭檔案期限定為“永久”，例如：族譜、家譜、有紀(jì)念價值的照片、音像、房產(chǎn)證、古董字畫、郵票、錢幣等有價值的收藏品；保存時間在5年至30年的家庭檔案期限定為“長期”，例如：發(fā)票、家電使用說明、醫(yī)療病歷、保單等 ；保存時間在5年內(nèi)的家庭檔案期限定為“短期”，例如：水、電、煤氣、電話交費(fèi)憑證、工資單、電器保修卡等

3.歸檔件號的編寫。

為了方便日后查找和利用，家庭檔案的歸檔件號應(yīng)按形成時間的先后，順序排列好，由 “l(fā)”開始為每件檔案材料編排一個歸檔件號，用以標(biāo)注它在家庭檔案中的方位。

以上是編寫家庭檔案歸檔件號應(yīng)遵循的基本原則。

家庭檔案的歸檔件號一般采用蓋歸檔章形式和粘貼標(biāo)簽形式。

3.1 文字檔案類的歸檔件號

文字檔案類的歸檔件號應(yīng)按編寫家庭檔案歸檔件號的基本原則來編寫，文字檔案類的歸檔章可采用蓋歸檔章形式和粘貼標(biāo)簽形式。

（1）蓋歸檔章形式。（如表一）

表一 文字歸檔案類的蓋歸檔章式樣

例如：2018年1月1日1號家庭購房的房產(chǎn)證，屬于“文字檔案”類下的二級明細(xì)類目A（證件），保存期限為30年以上，該房產(chǎn)證按形成時間順序，定為第1件，則歸檔章應(yīng)填寫為（如表二）：

表二 文字歸檔案類的蓋歸檔章填寫式樣

（2）粘貼標(biāo)簽形式。（如表三）

表三 文字歸檔案類的粘貼標(biāo)簽歸檔章式樣

粘貼標(biāo)簽歸檔章的填寫詳見上例

以標(biāo)簽形式把歸檔章粘貼在歸檔材料上，粘貼標(biāo)簽不能影響歸檔材料原來面目，建議房產(chǎn)證等證件類最好采用粘貼標(biāo)簽形式。

歸檔章位置：歸檔章一般蓋或粘貼在歸檔材料的右上角。為保持歸檔材料的原狀，也可用在歸檔材料上用鉛筆標(biāo)注類別名稱和件號。

3.2 實物檔案類的編號方法

實物檔案類檔案的歸檔件號應(yīng)按編寫歸檔件號的基本原則來編寫，同時也應(yīng)把此類實物檔案拍照保存，并按拍照的時間順序，由 “l(fā)”開始排照片號。

實物檔案類歸檔件號一般采用粘貼標(biāo)簽形式，歸檔章式樣如表四

表四 實物檔案類粘貼標(biāo)簽歸檔章式樣

例如：2017年1月1日2號家庭成員獲得的數(shù)學(xué)競賽獎杯，屬于“實物檔案”類下的二級明細(xì)類目C（獎杯），保存期限為30年以上，該獎杯按形成時間順序，定為第1件，按拍照的時間順序，定為第1張照片，當(dāng)年照片保存介質(zhì)光盤為1張，則歸檔章應(yīng)填寫為如表五：

表五 實物檔案類粘貼標(biāo)簽歸檔章式樣填寫

粘貼歸檔章位置一般在歸檔材料右上角，為避免影響歸檔材料原來面目，也可以在背后或底部等粘貼標(biāo)簽。建議古董字畫、郵票、錢幣等貴重的收藏品應(yīng)裝入盒內(nèi)存放，在盒的右上角以標(biāo)簽形式粘貼歸檔章。

3.3 照片和音像檔案類的編號

照片和音像檔案類的歸檔件號應(yīng)按編寫歸檔件號的基本原則來編寫，同時應(yīng)保持件號與照片號、光盤號有一定的關(guān)聯(lián)性。

照片和音像檔案類歸檔件號一般采用的粘貼標(biāo)簽形式；每張紙質(zhì)照片還應(yīng)附上時間、地點、人物、事件的簡單說明；紙質(zhì)照片應(yīng)電子化，并以光盤的形成保存；紙質(zhì)照片應(yīng)貼上歸檔章及照片簡單說明后，放入相冊中存放。

照片和音像檔案類粘貼標(biāo)簽歸檔章式樣如表六；照片簡單說明如表七

表六 照片和音像檔案類粘貼標(biāo)簽歸檔章式樣

表七 照片簡單說明式樣

舉例：2016年1月1日，3號家庭元旦在XX酒樓聚會合照，合照人有李XX、黃XX。該照片屬于“照片和音像檔案類”類下的二級明細(xì)類目B（照片），保存期限為30年以上，按拍照的時間順序，定為第1張照片，當(dāng)年照片保存介質(zhì)光盤為1張，則歸檔章應(yīng)填寫為（如表八）：

表八 照片簡單說明式樣填寫

照片簡單說明為（如表九）：

表九 照片簡單說明式樣填寫

4、入盒。同一類別家庭檔案材料按歸檔編號的先后順序原則依次裝入檔案盒內(nèi)，不夠空間存放可分?jǐn)?shù)盒存放，但同一盒中不能裝入不同類的檔案，檔案盒內(nèi)應(yīng)放置備考表，補(bǔ)充說明這一盒家庭檔案內(nèi)的情況，如無補(bǔ)充說明的可不填寫。遇到體積過大或易損壞等特殊情況不能入盒的家庭檔案，要采取其他形式妥善保管。

5、檔案盒脊背。要把“歸檔年度、檔案類別、保管期限、起止件號、盒號”填寫在脊背上。

6.編寫歸檔目錄

在家庭檔案的歸檔目錄中，對文字檔案類、實物檔案類、照片和音像檔案類的歸檔材料按先后次序排序，填上“歸檔件號、責(zé)任人、題名、日期、頁數(shù)、備注”等內(nèi)容：“件號”：按該類歸檔材料的件號順序填寫；“責(zé)任人”：指負(fù)責(zé)把該類檔案歸檔的人；“題名”：按歸檔材料的名稱或概括歸檔材料的內(nèi)容填寫；

“日期”：指歸檔材料的原始日期或生成日期，日期格式用8位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，前四位數(shù)字代表具體年份，第五、六位數(shù)字代表具體月份，第七、八數(shù)字代表具體日， 如“20191218”表示的是2019年12月18日，如無法確定具體的月、日，則只填寫到具體的年份；“頁數(shù)”：按每件歸檔材料有文字的頁面計算，合計的總頁數(shù)；“備注”：指對歸檔材料附加必要的詳細(xì)說明。

填寫備考表：盒內(nèi)文件材料是否有缺失、遺漏要在備考表內(nèi)如實反映。

歸檔目錄最好裝訂整理成一式兩份，一份用于日常檢索，一份要放在檔案盒里備查。遇到特殊的家庭檔案，如貴重的字畫收藏品等，可在歸檔目錄中進(jìn)一步細(xì)分并單列出來，更詳盡反映家庭檔案的情況。

（四）家庭檔案的保存

1.已歸檔的家庭檔案按類別分類，同類別的按盒號順序依次存放在家庭檔案柜或其他家具中。特殊的家庭檔案（貴重的、體積過大的或出于保密、隱私方面考慮的）可單獨存放，為防止和減少人為破壞或自然損毀，應(yīng)制定妥善保管及防盜方案。

2.家庭檔案要定期清點妥善保管，在消防、防潮濕、防霉菌、防光源污染、防蟲害、防磁化等幾個方面做好防護(hù)工作。

3.對珍貴的家庭檔案，如果不具備相應(yīng)的保管條件，可聯(lián)系當(dāng)?shù)馗骷墮n案館安排寄存或托管。

4.有條件的可將未電子化的歸檔材料通過掃描、拍照等途徑進(jìn)行電子化，并以光盤形式保存，同時把光盤在電腦上備份保存。

三、結(jié)語

家庭是構(gòu)成社會的基本單元，家庭檔案不僅僅是記錄家族或家庭發(fā)展的歷史，同時也能折射出社會的基本面貌，是社會檔案的有效補(bǔ)充。家庭檔案是每一代家庭成員的共同記憶，把它整理、保存好并一代一代地留傳下去，能為子孫后代留下豐碩的物質(zhì)及精神財富。