高校海外跨文化交流檔案的建立與完善★

周萌

（桂林理工大學(xué) 廣西桂林 541004）

一、建設(shè)高校海外跨文化交流檔案的重要作用

在高校中，海外跨文化交流檔案指的就是高校師生在參與各項海外跨文化交流實踐活動中，師生產(chǎn)生的實踐經(jīng)驗、理論認知等進行全程真實、客觀記錄的內(nèi)容集合。高校海外跨文化交流檔案也是高校一項重要的智力與信息資源，可以為高校深入落實各種國際交流項目，規(guī)范、有序開展高校海外交流活動管理工作等提供真實可靠的參考依據(jù)，使得高校師生可以對跨文化交際活動及相關(guān)項目形成正確認知，并幫助其突破跨文化交流中存在的語言、文化等方面的現(xiàn)實障礙與真實困難，真正實現(xiàn)優(yōu)秀中華文化與高校文化的“走出去”與海外優(yōu)秀文化的“引進來”。

作為當(dāng)前許多高校的重要工作內(nèi)容之一，建設(shè)并有效完善高校海外跨文化交流檔案，可以真實記錄高校師生參與海外交流實踐活動的全過程，將與之相關(guān)的文字、圖片、影音視頻等不同形式的資料信息、材料內(nèi)容進行集中整合，從而有效幫助其他師生客觀評估海外跨文化交流活動，并對其進行反思總結(jié)，為日后更好地落實學(xué)校海外跨文化交流活動項目奠定堅實基礎(chǔ)。與此同時，海外跨文化交流檔案也可以為高校開展英語教學(xué)活動以及建設(shè)國際化的校園文化等提供相應(yīng)參考，可見高校深入落實海外跨文化交流檔案建設(shè)與完善工作具有十分重要的現(xiàn)實意義。

二、高校海外跨文化交流檔案的現(xiàn)存建設(shè)問題

（一）對檔案建設(shè)認識不足。雖然當(dāng)前開展海外跨文化交流活動及相關(guān)項目的高校數(shù)量正在逐漸增加，但能夠有意識地建設(shè)海外跨文化交流檔案的高校數(shù)量相對較少。這主要是由于在高校教育改革持續(xù)深化下，大部分學(xué)校將更多的精力放置在學(xué)校教育、教學(xué)管理等方面，校領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員并未對建設(shè)海外跨文化交流檔案形成較高的正確認識[1]。而大多數(shù)檔案建設(shè)與管理人員也長期習(xí)慣被動接受上級部門分配的工作任務(wù)，鮮少能夠主動搜集整理相關(guān)檔案信息資源并開展海外跨文化交流檔案的建設(shè)與完善工作。此外，本文在對當(dāng)前部分高校的海外跨文化交流檔案建設(shè)情況進行調(diào)查分析的過程中，也發(fā)現(xiàn)有許多學(xué)校中的檔案工作人員錯誤地將海外跨文化交流檔案建設(shè)，認為是搜集整理所有參與學(xué)校海外跨文化交流活動項目的師生信息，并對項目材料等進行妥善存放即可。因此由于學(xué)校目前在海外跨文化交流檔案建設(shè)方面缺乏正確認知，且相關(guān)專業(yè)優(yōu)秀人才數(shù)量不足，因此導(dǎo)致現(xiàn)階段我國海外跨文化交流檔案建設(shè)水平整體相對較低。

（二）檔案資源少內(nèi)容混亂。因絕大多數(shù)高校并未專門針對海外跨文化交流檔案建設(shè)與完善工作，成立專門的職能部門并主動培育相關(guān)高素質(zhì)、專業(yè)、優(yōu)秀的檔案人才，而現(xiàn)有工作人員的檔案建設(shè)意識較為落后，故而導(dǎo)致已經(jīng)建設(shè)和歸檔的海外跨文化交流檔案內(nèi)容較為混亂，相關(guān)檔案資源數(shù)量較少且類型單一。例如本文在研究中發(fā)現(xiàn)許多高校在海外跨文化交流檔案建設(shè)中，只搜集整理了師生參與海外跨文化交流活動中產(chǎn)生的文字資料，如海外交流日記、翻譯材料等，但相關(guān)的語音資料、圖文信息以及影音視頻等則并未進行集中收集與分類整理，因此導(dǎo)致高校海外跨文化交流檔案內(nèi)容極為有限，難以充分發(fā)揮其應(yīng)有效用，為完善高校海外跨文化交際項目、優(yōu)化高校英語教學(xué)等提供重要的參考幫助。

（三）缺乏完善的管理制度。在眼下高校海外跨文化交流檔案建設(shè)中，普遍未能建立起專門的檔案管理制度，且有部分檔案建設(shè)與管理人員對自身工作職責(zé)、管理內(nèi)容等缺乏清晰認知。這也直接導(dǎo)致在部分高校開展的海外跨文化交流檔案建設(shè)與完善工作中，檔案建設(shè)、檔案管理較為隨意，檔案資源與相關(guān)信息內(nèi)容分散。因此本文也認為，想要深入落實高校海外跨文化交流檔案建設(shè)與完善工作，有必要主動建立起相關(guān)完善的管理制度，統(tǒng)一明確各環(huán)節(jié)的工作流程以及其他相關(guān)內(nèi)容，進而為有效提升高校海外跨文化交流檔案建設(shè)水平奠定良好基礎(chǔ)。

（四）管理手段較為單一化。就眼下高校海外跨文化交流檔案建設(shè)情況來看，檔案管理方式手段較為傳統(tǒng)，且存在單一化的情況。這也與學(xué)校中檔案管理人員長期受到傳統(tǒng)工作理念的影響和制約有關(guān)，加之學(xué)校幾乎不組織檔案負責(zé)人員參與相關(guān)方面的專業(yè)培訓(xùn)教育，故而使得能夠熟練掌握先進檔案管理理念與檔案管理技術(shù)手段的優(yōu)質(zhì)人才極為有限。在實際進行高校海外跨文化交流檔案建設(shè)工作時，大部分工作人員習(xí)慣采用人工模式，以搜集整理各種紙質(zhì)文檔為主，即便有部分學(xué)校開始有意識地加強海外跨文化交流檔案信息化建設(shè)，但也大多停留在簡單利用Excel以及其他專業(yè)軟件系統(tǒng)，對搜集得到的檔案資料、檔案信息進行準確錄入。并未對各項檔案資源進行深入挖掘與充分利用，因此同樣也在一定程度上制約了高校海外跨文化交流檔案有效性的充分發(fā)揮。

三、高校海外跨文化交流檔案的建設(shè)與完善對策

（一）主動形成正確檔建意識。在建設(shè)并完善高校海外跨文化交流檔案的過程中，首先需要上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下至一線工作人員均樹立其正確、積極的檔案建設(shè)與檔案管理意識[2]。為此，學(xué)?？梢酝ㄟ^充分運用其各項媒介資源，如微信工作群、學(xué)校官網(wǎng)等加強對建立海外跨文化交流檔案的宣傳力度，使得全體工作人員均可以意識到檔案建設(shè)的重要性，并主動配合檔案工作人員深入落實高校海外跨文化交流檔案建設(shè)與完善工作。其次，學(xué)校需要充分結(jié)合自身實際情況，主動加大對海外跨文化交流檔案建設(shè)的投入力度，為其提供必要的人力、物力以及資金支持，為進一步完善高校海外跨文化交流檔案建設(shè)創(chuàng)造良好環(huán)境。

（二）構(gòu)建完善檔案建設(shè)體系。第一，規(guī)范檔案內(nèi)容與建設(shè)流程。針對現(xiàn)階段部分高校在海外跨文化交流檔案建設(shè)過程中存在的隨意性、主觀性較強以及檔案建設(shè)管理不規(guī)范等問題。本文認為，各高校應(yīng)當(dāng)認真參照國家相關(guān)規(guī)定要求，立足自身實際針對高校海外跨文化交流檔案構(gòu)建專門的檔案建設(shè)體系。通過將高校檔案工作納入到學(xué)校重點工作范疇中，要求學(xué)校主動學(xué)習(xí)其他優(yōu)秀學(xué)校在建設(shè)海外跨文化交流檔案方面的先進經(jīng)驗，對各項檔案信息內(nèi)容與文件資料進行明確分類，以此有效保障檔案建設(shè)的規(guī)范性。例如學(xué)?？梢灾鲃咏Y(jié)合其開展的各項海外跨文化交流活動項目內(nèi)容，將其與其他學(xué)校中的相關(guān)項目內(nèi)容進行比對分析，總結(jié)出本校在該方面的特色與優(yōu)勢，并將其融入至海外跨文化交流檔案內(nèi)容中。在此基礎(chǔ)上，要求檔案管理人員靈活采用專業(yè)的檔案管理軟件系統(tǒng)，以自動化的方式對其進行分類整理和妥善保存，從而有效提高學(xué)校整體海外跨文化交流檔案建設(shè)水平。第二，深入挖掘更多的檔案資源。高校在實際開展海外跨文化交流檔案建設(shè)工作時，一方面需要繼續(xù)加大對各項相關(guān)紙質(zhì)文檔資料的搜集整理，另一方面還需要有意識地收集圖文影像以及其他不同類型的檔案資源。在按照其具體類型、檔案內(nèi)容進行分門別類整理后，要求工作人員合理使用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等各種檔案資源蘊含的價值信息進行深入挖掘。例如高校可以充分利用參與海外交流項目中師生整理記錄的交流日記、交流視頻等，以此為基礎(chǔ)科學(xué)評估學(xué)校開展的海外交流項目成果，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題與不足，并有針對性地進行改善。與此同時，學(xué)校也可以將高校在開展英語交流、外交禮儀等教學(xué)中的教案、教學(xué)視頻等作為寶貴的檔案資源，進行歸檔整理并主動與海外跨文化交流檔案內(nèi)容進行相互整合，進而使得教師可以靈活運用各種成功的海外跨文化交流案例，制定出科學(xué)合理的英語教學(xué)方案、師生跨文化交際能力培訓(xùn)對策等，從而使得高校海外跨文化交流檔案的應(yīng)有效用可以得到充分發(fā)揮。

（三）建立健全相關(guān)管理制度。高校同樣需要高度重視對海外跨文化交流檔案管理制度的建立與完善。要求其在依照國家現(xiàn)行的檔案管理規(guī)章制度下，結(jié)合學(xué)校實際情況與檔案管理要求，制定出具有學(xué)校自身特色的檔案管理制度，對海外跨文化交流檔案建設(shè)與完善中各部門工作人員的應(yīng)負職責(zé)、管理范圍、管理內(nèi)容與方式以及具體管理流程等進行統(tǒng)一明確[3]。從根本上保障高校海外跨文化交流檔案建設(shè)管理工作的規(guī)范落實，而為了能夠有效調(diào)動相關(guān)工作人員的內(nèi)在動機與工作熱情，學(xué)校還可以積極將現(xiàn)代企業(yè)中的績效考核與激勵機制引入其中。加強對海外跨文化交流檔案工作人員的績效考核力度，將其對先進檔案管理意識與檔案管理技術(shù)手段的掌握程度、深入挖掘各類檔案信息資源的能力、工作態(tài)度等一并納入到績效考核范疇中，并直接將考核結(jié)果與工作人員的職位晉升、評獎評優(yōu)等切身利益相掛鉤，以此有效提升相關(guān)工作人員的自我提升意識。使其能夠全身心地投入到高校海外跨文化交流檔案建設(shè)與完善當(dāng)中，為深入落實檔案管理工作貢獻出自己的全部力量。

（四）創(chuàng)新使用多元工作手段。傳統(tǒng)的人工管理方式和工作手段顯然已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化的高校海外跨文化交流檔案建設(shè)需求。為此，高校應(yīng)當(dāng)積極運用各種現(xiàn)代化、智能化的技術(shù)手段，進一步提升其海外跨文化交流檔案建設(shè)水平。例如高校可以通過專門建設(shè)海外跨文化交流檔案網(wǎng)站，并設(shè)置包括海外交流師生、高校海外交流政策等各種專欄，開放網(wǎng)站的評論功能，鼓勵廣大師生積極結(jié)合自身實際對海外跨文化交流及其檔案建設(shè)建言獻策，從而在有效加強師生交流的同時，更好地完成檔案資源的搜集整理；工作人員也可以根據(jù)師生的留言評論等，分析其具體需求，進而有針對性地為其提供所需的檔案服務(wù)。同時，高校也可以積極搭建完善的海外跨文化交流檔案信息化管理平臺，利用傳感器技術(shù)、移動通訊技術(shù)等，自動完成各類檔案資源與檔案信息的采集整理與深入分析。用戶則只需在平臺搜索欄中鍵入關(guān)鍵詞，即可靈活、高效地完成檔案信息資源的查詢、下載等操作。而考慮到高校在不斷發(fā)展的過程中，其涉及的海外跨文化交流檔案資源數(shù)量也將持續(xù)增加，因此高校還可以積極運用數(shù)據(jù)庫技術(shù)等其他先進科學(xué)技術(shù)，專門建設(shè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫從而使得高校海外跨文化交流檔案建設(shè)與管理成效可以得到全面優(yōu)化。

四、結(jié)語

綜上所述，建設(shè)并完善高校海外跨文化交流檔案，無論是對于高校持續(xù)發(fā)展海外跨文化交際活動，還是全面落實高校英語教學(xué)等工作，均具有重要作用。針對當(dāng)前高校在建設(shè)海外跨文化交流檔案中存在的檔案建設(shè)理念與檔案管理手段落后、檔案資源較少且檔案內(nèi)容混亂、缺乏相關(guān)完善的管理制度等問題。各高校還需要充分結(jié)合自身實際情況。主動建立起正確的檔案建設(shè)意識，在嚴格參考國家相關(guān)管理要求和標(biāo)準規(guī)定下，建立完善的檔案管理制度與規(guī)范的檔案建設(shè)體系，同時靈活運用各種先進科學(xué)技術(shù)手段不斷創(chuàng)新檔案管理方式，以此有效落實高校海外跨文化交流檔案建設(shè)工作，使其得以不斷實現(xiàn)優(yōu)化完善。